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任何一種管理體係審核所關注的焦點，均為確定管理體係是否已建立，是否正在有效實施並始終得以保持O因此，管理體係審核的重點應是驗證符合性，而不是開具不符合報告。
應以積極的態度尋找符合的事實而不是過失。可是，當審核證據確定存在不符合時，正確地描述不符合就很重要。
按照ISO 9000標準3.6.2條款給出的定義，不符合是“豐滿足要求”。一份好的不符合報告應包含三部分內容：
支持審核發現的審核證據；
查到的不符合所對應的要求；
不符合的陳述。
以(yi)上(shang)各(ge)點(dian)都(dou)很(hen)重(zhong)要(yao)，但(dan)審(shen)核(he)實(shi)踐(jian)中(zhong)應(ying)首(shou)先(xian)確(que)定(ding)並(bing)形(xing)成(cheng)文(wen)件(jian)的(de)是(shi)第(di)一(yi)部(bu)分(fen)，即(ji)審(shen)核(he)證(zheng)據(ju)。一(yi)名(ming)合(he)格(ge)的(de)審(shen)核(he)員(yuan)應(ying)對(dui)可(ke)能(neng)潛(qian)在(zai)的(de)不(bu)符(fu)合(he)的(de)情(qing)況(kuang)進(jin)行(xing)觀(guan)察(cha)和(he)判(pan)斷(duan)。有(you)能(neng)力(li)的(de)會(hui)在(zai)尋(xun)找(zhao)更(geng)多(duo)明(ming)確(que)的(de)審(shen)核(he)證(zheng)據(ju)前(qian)把(ba)潛(qian)在(zai)不(bu)符(fu)合(he)的(de)審(shen)核(he)證(zheng)據(ju)記(ji)錄(lu)在(zai)審(shen)核(he)檢(jian)查(zha)單(dan)中(zhong)，以(yi)便(bian)下(xia)一(yi)步(bu)確(que)認(ren)其(qi)是(shi)否(fou)不(bu)符(fu)合(he)。
假如沒有審核證據，就沒有不符合。假如確有證據，必須把它作為不符合項記錄下來，而不能弱化為觀察項、“改進的機會”。“建議”等。從長遠看，弱化不符合對組織、與組織相關的顧客以及都沒有好處，可能導致因對應該采取糾正措施的不符合內容重視不夠而帶來風險。
此外，審核證據應形成足夠詳細的文件，使受審核組織能夠找到井準確地確認發現的問題。
審核員下一步需要做的是識別和判定未能得到滿足的具體要求。不符合是未滿足要求，假如不能識別要求，就不能提出不符合。
要求可以有許多來源，可以是ISO 9001標準規定的，或組織的管理體係（內部要求）規gui定ding的de，或huo是shi法fa律lv法fa規gui規gui定ding的de，或huo是shi顧gu客ke要yao求qiu的de。一yi旦dan針zhen對dui某mou一yi具ju體ti要yao求qiu確que認ren了le不bu符fu合he，就jiu需xu形xing成cheng文wen件jian，在zai文wen件jian描miao述shu中zhong可ke以yi簡jian單dan到dao引yin用yong標biao準zhun和he有you關guan條tiao款kuan。
ISO 9001標(biao)準(zhun)的(de)某(mou)些(xie)條(tiao)款(kuan)可(ke)能(neng)不(bu)止(zhi)一(yi)個(ge)要(yao)求(qiu)，要(yao)清(qing)楚(chu)地(di)識(shi)別(bie)並(bing)寫(xie)下(xia)與(yu)不(bu)符(fu)合(he)有(you)關(guan)的(de)具(ju)體(ti)要(yao)求(qiu)。例(li)如(ru)，寫(xie)出(chu)與(yu)該(gai)審(shen)核(he)證(zheng)據(ju)相(xiang)關(guan)的(de)標(biao)準(zhun)要(yao)求(qiu)或(huo)其(qi)他(ta)來(lai)源(yuan)的(de)準(zhun)確(que)內(nei)容(rong)。
不符合報告最重要的一部分是不符合陳述。不符合陳述是推動組織進行原因分析，糾正和采取糾正措施的重要內容。
不符合陳述要符合以下要求：
不需加以說明並且與體係問題有關；
明確、不含糊，表述正確並盡可能簡練；
不能是審核發現的複述或用來代替審核證據。
一份好的不符合報告應包含三個部分：
審核證據；
要求；
不符合陳述。
假jia如ru不bu符fu合he報bao告gao的de三san個ge部bu分fen都dou寫xie得de好hao，則ze受shou審shen核he方fang或huo任ren何he其qi他ta有you關guan人ren員yuan都dou能neng讀du懂dong井jing理li解jie不bu符fu合he項xiang目mu，這zhe也ye會hui成cheng為wei今jin後hou各ge自zi工gong作zuo過guo程cheng中zhong參can照zhao的de有you用yong記ji錄lu。
總zong而er言yan之zhi，以yi係xi統tong的de方fang式shi對dui不bu符fu合he進jin行xing記ji錄lu並bing形xing成cheng文wen件jian，是shi在zai審shen核he過guo程cheng中zhong為wei企qi業ye審shen核he提ti供gong可ke追zhui溯su性xing，促cu進jin評ping審shen和he提ti供gong完wan成cheng糾jiu正zheng措cuo施shi的de證zheng據ju的de重zhong要yao手shou段duan。
對企業提出不符合後，審核員對組織糾正不符合情況的驗證，以及組織所實施的“關閉”不bu符fu合he的de過guo程cheng，既ji可ke能neng為wei組zu織zhi實shi現xian增zeng值zhi，又you可ke能neng給gei組zu織zhi帶dai來lai負fu麵mian影ying響xiang。如ru果guo審shen核he員yuan能neng通tong過guo開kai具ju的de不bu符fu合he報bao告gao，在zai規gui定ding的de時shi間jian內nei確que保bao組zu織zhi已yi令ling人ren滿man意yi地di按an照zhao要yao求qiu對dui不bu符fu合he進jin行xing了le糾jiu正zheng，就jiu可ke以yi認ren為wei為wei組zu織zhi提ti供gong了le增zeng值zhi服fu務wu，增zeng加jia了le組zu織zhi獲huo得de顧gu客ke滿man意yi的de可ke能neng性xing。
那麼，如何對不符合進行有效驗證和關閉，以達到和受審核方都滿意的結果呢？
首先，需要驗證受審核方對不符合所采取的措施。
體係需要評審受審核方對不符合所采取的措施，並驗證其有效性O一般情況下，組織對不符合所采取的措施有兩種不同的順序（每種順序都有三部分相同的內容）：
①糾正一原因分析一糾正措施；②原因分析L喳Hzhengyijiuzhengcuoshi。zhenduishangmianliangzhongbutongdeshunxu，qiyekeyigenjuchanpinleixinghuobufuhedeqingkuangxuanzeyizhong。wulunxuanzenayizhong，jiejuebufuhedesanbufenneirongdoushixiangtongde。liru，duiruanjianchanpin，zaizhamingyuanyinzhiqianbukenengshishijiuzheng；對硬件產品，如刹車片磨損的警示燈亮了就應該立刻實施糾正。
在這三部分內容中，ISO 9000標準給出了定義和陳述：不符合（不合格）是指“未滿足要求”，糾正是指“為消除已發現的不合格所采取的措施”，糾正措施是指“為消除已發現的不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。
其中，“糾正”是消除已發現的不合格的措施。例如，糾正可以是用合格產品置換不合格產品，或是用程序的現行有效版本替代已作廢的版本。針對‘郭正措施”，bixushouxianquedingbuhegedeyuanyin。zaizhegeguochengzhong，zuzhikeyiyouhenduozhongfangfahegongjuquedingbuhegedeyuanyin，congjiandandetounaofengbaofadaojiaofuzadexitongwentijiejuejishu（如問題根源分析、魚刺圖、“SWIH”等）。應ying熟shu悉xi這zhe些xie工gong具ju的de使shi用yong方fang法fa。因yin為wei實shi施shi糾jiu正zheng措cuo施shi的de程cheng度du和he有you效xiao性xing取qu決jue於yu對dui真zhen實shi原yuan因yin的de識shi別bie。在zai某mou些xie情qing況kuang下xia，這zhe甚shen至zhi會hui有you助zhu於yu組zu織zhi識shi別bie並bing盡jin可ke能neng避bi免mian其qi他ta領ling域yu類lei似si的de不bu合he格ge。
在驗證組織對不合格所采取的措施時，需確認組織是否提供了以上三部分內容，也就是糾正、原因分析、糾正措施的文件和客觀證據，並且是適宜的。
接下來，需驗證的重要要素包括：
措施的陳述是否清楚、簡練；措施是否徹底，是否準確地引用了特定的文件、程序等，是否適宜；
糾正措施完成的日期，應是表示糾正措施已完成的日期（過去的日期）；
支持糾正措施已完全、有效實施的聲明的證據，糾正措施已按其描述的方式完成的證據。
還應驗證組織已確保所采取的措施不會對產品質量或體係的實施帶來新的問題。
同(tong)時(shi)，糾(jiu)正(zheng)和(he)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)並(bing)不(bu)一(yi)定(ding)同(tong)時(shi)需(xu)要(yao)。在(zai)某(mou)些(xie)情(qing)況(kuang)下(xia)，隻(zhi)需(xu)要(yao)糾(jiu)正(zheng)或(huo)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)一(yi)項(xiang)就(jiu)可(ke)以(yi)滿(man)足(zu)驗(yan)證(zheng)和(he)關(guan)閉(bi)的(de)要(yao)求(qiu)。例(li)如(ru)，組(zu)織(zhi)能(neng)夠(gou)證(zheng)實(shi)不(bu)符(fu)合(he)是(shi)偶(ou)然(ran)發(fa)生(sheng)，或(huo)該(gai)不(bu)符(fu)合(he)再(zai)發(fa)生(sheng)的(de)概(gai)率(lv)很(hen)低(di)。
需(xu)要(yao)注(zhu)意(yi)，糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)和(he)預(yu)防(fang)措(cuo)施(shi)是(shi)不(bu)同(tong)的(de)。有(you)效(xiao)的(de)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)指(zhi)通(tong)過(guo)消(xiao)除(chu)發(fa)生(sheng)原(yuan)因(yin)而(er)預(yu)防(fang)不(bu)合(he)格(ge)的(de)再(zai)發(fa)生(sheng)。但(dan)是(shi)，不(bu)要(yao)把(ba)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)和(he)預(yu)防(fang)措(cuo)施(shi)相(xiang)混(hun)淆(xiao)。ISO 9000標準3.6.4條款對“預防措施”給出的定義是“為消除潛在不合格或其他不期望情況的原因所采取的措施”。按(an)照(zhao)這(zhe)個(ge)定(ding)義(yi)的(de)性(xing)質(zhi)，預(yu)防(fang)措(cuo)施(shi)與(yu)已(yi)發(fa)現(xian)的(de)不(bu)符(fu)合(he)無(wu)關(guan)。然(ran)而(er)，對(dui)已(yi)發(fa)現(xian)的(de)不(bu)符(fu)合(he)的(de)原(yuan)因(yin)進(jin)行(xing)分(fen)析(xi)，可(ke)能(neng)識(shi)別(bie)出(chu)組(zu)織(zhi)其(qi)他(ta)領(ling)域(yu)潛(qian)在(zai)的(de)不(bu)符(fu)合(he)，並(bing)為(wei)預(yu)防(fang)措(cuo)施(shi)提(ti)供(gong)條(tiao)件(jian)。
最後，如何關閉不符合呢？
不符合的表現往往是獨立的，可以有許多方法或活動來關閉它們。例如，有些要求可以在現場直接檢查（這可能要求附加現場訪問），有些要求則可以遠程關閉（僅評審所提交的文件證據即可）。
在決定關閉不符合之前，審核組長或審核員（一名審核員單獨審核時）應當評審組織在糾正／分析原因方麵做了些什麼，通過實施糾正措施得到了怎樣的結果。審核組長／審核員需確保客觀證據（包括支持性文件）能夠證實所描述的糾正措施已完全實施了，並且對預防不符合再發生是有效的。隻有當這些情況均令人滿意，才可以關閉不符合。
