未(wei)來(lai)的(de)認(ren)證(zheng)審(shen)核(he)工(gong)作(zuo)中(zhong)，檔(dang)案(an)信(xin)息(xi)電(dian)子(zi)化(hua)必(bi)然(ran)會(hui)取(qu)代(dai)紙(zhi)質(zhi)化(hua)
，推(tui)行(xing)審(shen)核(he)檔(dang)案(an)電(dian)子(zi)化(hua)是(shi)大(da)勢(shi)所(suo)趨(qu)，本(ben)文(wen)從(cong)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)審(shen)核(he)檔(dang)案(an)電(dian)子(zi)信(xin)息(xi)化(hua)的(de)兩(liang)個(ge)階(jie)段(duan)進(jin)行(xing)探(tan)討(tao)。

    1、紙質檔案與電子檔案同行階段

    紙質檔案與電子檔案在保存時間上是有共性的，也就是說不管是紙質檔案還是電子檔案在保存時間上都必須在3年以上。根據《認證機構管理辦法》xiangguanguiding，baocunshijianzhishaoyingdangyurenzhengzhengshuyouxiaoqiyizhi。weilebaochidangandeyoujilianxi，zaibaoguandangandeshijianguidingshang，meigejigoukegenjuzijijigoudetedianguidingbaocundangandenianxian
，qiantishiyidingyaozaiyouxiaodangandeshengmingzhouqinei。

    紙(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)最(zui)大(da)的(de)優(you)勢(shi)就(jiu)是(shi)能(neng)體(ti)現(xian)其(qi)真(zhen)實(shi)性(xing)和(he)原(yuan)始(shi)性(xing)，因(yin)為(wei)它(ta)保(bao)存(cun)了(le)檔(dang)案(an)形(xing)成(cheng)前(qian)的(de)真(zhen)實(shi)麵(mian)貌(mao)，也(ye)就(jiu)是(shi)第(di)一(yi)手(shou)資(zi)料(liao)
，但(dan)其(qi)劣(lie)勢(shi)是(shi)占(zhan)用(yong)大(da)量(liang)空(kong)間(jian)，且(qie)需(xu)定(ding)製(zhi)專(zhuan)用(yong)檔(dang)案(an)裝(zhuang)具(ju)，在(zai)歸(gui)檔(dang)過(guo)程(cheng)中(zhong)，需(xu)要(yao)根(gen)據(ju)審(shen)核(he)檔(dang)案(an)資(zi)料(liao)的(de)繁(fan)簡(jian)程(cheng)度(du)，分(fen)別(bie)定(ding)製(zhi)不(bu)同(tong)尺(chi)寸(cun)的(de)檔(dang)案(an)裝(zhuang)具(ju)
，這(zhe)樣(yang)會(hui)給(gei)機(ji)構(gou)帶(dai)來(lai)一(yi)些(xie)額(e)外(wai)費(fei)用(yong)。此(ci)外(wai)，還(hai)需(xu)配(pei)備(bei)足(zu)夠(gou)的(de)檔(dang)案(an)人(ren)力(li)資(zi)源(yuan)。

    而(er)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)在(zai)管(guan)理(li)上(shang)的(de)優(you)勢(shi)和(he)劣(lie)勢(shi)正(zheng)與(yu)紙(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)相(xiang)反(fan)
，當(dang)然(ran)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)比(bi)紙(zhi)質(zhi)檔(dang)案(an)更(geng)具(ju)優(you)勢(shi)，目(mu)前(qian)大(da)多(duo)數(shu)認(ren)證(zheng)機(ji)構(gou)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)標(biao)識(shi)都(dou)是(shi)以(yi)認(ren)證(zheng)證(zheng)書(shu)號(hao)作(zuo)為(wei)惟(wei)一(yi)性(xing)標(biao)識(shi)
，同(tong)時(shi)按(an)年(nian)份(fen)進(jin)行(xing)標(biao)注(zhu)後(hou)，更(geng)能(neng)體(ti)現(xian)電(dian)子(zi)檔(dang)案(an)的(de)優(you)勢(shi)，比(bi)如(ru)便(bian)於(yu)查(zha)找(zhao)、信息存儲量大、檢索範圍廣
、能異地進行傳輸利用
，大大降低了辦公成本。

    2
、借力信息潮流推行審核檔案全程電子化管理

    隨sui著zhe辦ban公gong自zi動dong化hua應ying用yong水shui平ping的de提ti高gao，電dian子zi式shi記ji錄lu逐zhu漸jian取qu代dai手shou寫xie記ji錄lu。從cong現xian有you提ti交jiao的de審shen核he資zi料liao來lai看kan，多duo數shu審shen核he員yuan運yun用yong計ji算suan機ji記ji錄lu代dai替ti手shou工gong記ji錄lu方fang式shi進jin行xing審shen核he
，同tong時shi也ye為wei企qi業ye提ti供gong電dian子zi或huo紙zhi質zhi的de審shen核he報bao告gao。更geng重zhong要yao的de是shi可ke以yi及ji時shi調tiao用yong曆li次ci審shen核he信xin息xi
，以yi及ji調tiao用yong組zu織zhi的de一yi些xie重zhong要yao資zi料liao，如ru企qi業ye的de資zi質zhi證zheng書shu、環評資質，一些特殊行業的特殊資質情況等。

    一(yi)個(ge)項(xiang)目(mu)的(de)管(guan)理(li)從(cong)初(chu)評(ping)到(dao)最(zui)後(hou)歸(gui)檔(dang)
，需(xu)要(yao)各(ge)個(ge)部(bu)門(men)的(de)配(pei)合(he)與(yu)合(he)並(bing)工(gong)作(zuo)，共(gong)同(tong)完(wan)成(cheng)一(yi)個(ge)完(wan)整(zheng)資(zi)料(liao)的(de)創(chuang)建(jian)工(gong)作(zuo)，最(zui)後(hou)進(jin)入(ru)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)的(de)手(shou)中(zhong)。在(zai)對(dui)現(xian)行(xing)資(zi)料(liao)的(de)完(wan)整(zheng)性(xing)進(jin)行(xing)核(he)實(shi)及(ji)做(zuo)好(hao)惟(wei)一(yi)性(xing)標(biao)識(shi)後(hou)，可(ke)對(dui)其(qi)轉(zhuan)化(hua)成(cheng)不(bu)可(ke)編(bian)輯(ji)的(de)電(dian)子(zi)文(wen)檔(dang)形(xing)式(shi)，並(bing)備(bei)份(fen)，使(shi)之(zhi)永(yong)久(jiu)保(bao)存(cun)。

    從以下模塊，可以看出審核資料轉化為審核檔案的過程。



    shishidangandianzixinxihuajinengtixianrenzhengjigoudexinxihuayunyongchengdu
，yenengfahuirenzhengjigouzaiguanlishangdeyoushiyuxiaolv，zheyeshitishengrenzhengjigouzhengtiguanlishuipingdeyigezhongyaoshouduan。

    需注意的是，管理體係審核檔案電子化記錄的保存方式，應符合《質量管理體係認證規則》之規定

，即以電子文檔方式保存記錄的，應采用不可編輯的電子文檔格式。在電子化檔案存儲上
，以不可更改的形式保存如PDF、JPG或者以加密的形式進行存放，也可以刻盤的形式或者以移動硬盤的形式進行異地備份。