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1、目的
指導外部審核，即顧客審核和第三方審核工作，確保通過審核；
推進審核發現不符合項的整改，直到有效關閉。
2、範圍
適用於本公司顧客審核和第三方審核的控製。
3、定義
無
4、職責：
4.1品保部：主導外部審核及改善工作。
4.2管理者代表：負責外部審核要求的內部相關部門傳遞，審核準備，審核陪審，審核引導，體係相關內容介紹解說，審核過程中異常協調解決，召集首、末次會議，主導不符合項的整改，改善報告審核及組織改善措施關閉驗證。
4.3體係負責人：協助管理者代表開展外部審核活動，參與審核活動，準備審核需要的文件資料，會議召集，會議記錄及審核改善報告提交跟進。
4.4文件管理員：參與外部審核活動，提供受控文件管理的相關證據資料備審。
4.5銷售部長: 顧客審核時，負責傳達顧客要求，組織審核接待，召集首次會議，向顧客發出審核改善報告，並跟進顧客反饋。
4.6銷售部客戶經理：負責顧客審核時的陪審，審核證據提供及發現問題記錄。
4.7品保部：協助管理者代表準備外部審核的資料，核查相關記錄的一致性，全程參加重要顧客及第三方的審核活動。
4.8各部門：負責審核準備，確定部門內審核接待的工作和人員，參加本部門涉及到的活動。
5、工作程序：
5.1 審核通知接收
1)銷售部客戶經理接到顧客審核要求通知後，應與顧客盡早直接溝通，明確審核要求（來訪人員信息、審核目的、審核計劃、審核明細表等），並盡量得到書麵且經正式渠道得到確認的通知；
2)第三方審核由管理者代表與第三方溝通，通常需要對方提供書麵的正式通知和計劃，並經公司內部確認；
3)如果是重要顧客，且審核事關重大，銷售部客戶經理應在得到對方與審核相關的非正式消息時，即通知管理者代表，以盡量提前準備；
5.2審核期間現場生產要求確定
審核通知明確後，銷售部或體係負責人應與對方直接聯係人和/或審核主要責任人電話確認，並澄清所有問題；
同時，應確定在審核期間對現場生產產品/過程有無明確要求，有要求時，應與生產辦確認、協商日期並與審核方取得一致意見。
5.3內部信息傳遞
1)審核信息一旦確定，銷售部和/或體係負責人應立即將信息通知相關部門，並將相關情況報告管理者代表；
2)管理者代表根據審核要求，綜合評估是否需要專門的審核準備，必要時，應報告總經理以尋求支持。"
5.4審核準備會議
1)需要時，管理者代表/體係負責人接到審核通知和/或審核要求後，應在1個工作日內，認真學習審核檢查表要求，並參照對比內部實際狀況，識別出薄弱環節。
必要時，召集各關聯部門進行傳達、學習，以清楚審核要求，並針對薄弱環節製訂改善方案，明確責任人、完成日期等。
由體係負責人跟進落實；
2)一般審核根據資料準備要求，由各部門逐條落實。
5.5接待準備
1)顧客審核由銷售部客戶經理組織接待，第三方審核由體係負責人組織接待。確定審核人員接站時間、到達我司的時間、迎接人員、陪同人員、初步的審核路線、會議室、及相關設備儀器和文具的準備、就餐安排、住宿安排、用車安排等；
2)對重要顧客審核應通知公司全體員工相關審核信息；
3)對國外重要顧客可能需準備國旗、多語種橫幅/歡迎牌等，必要時報總經理批準後準備禮品、遊覽等活動；
5.6審核前準備及改善
1)相關部門領導及內審員按審核準備要求，進行改善並準備審核資料；
2)體係負責人跟蹤檢查並記錄完成情況。
5.7內部檢查及自評
1)必bi要yao時shi，管guan理li者zhe代dai表biao組zu織zhi對dui各ge部bu門men的de準zhun備bei工gong作zuo進jin行xing現xian場chang確que認ren，並bing按an檢jian查zha表biao組zu織zhi自zi評ping，對dui自zi評ping分fen較jiao低di的de項xiang目mu再zai次ci提ti出chu改gai善shan建jian議yi，責ze任ren部bu門men負fu責ze按an要yao求qiu落luo實shi。依yi審shen核he重zhong要yao程cheng度du及ji內nei部bu準zhun備bei狀zhuang況kuang，必bi要yao時shi，管guan理li者zhe代dai表biao可ke組zu織zhi多duo次ci自zi評ping改gai善shan工gong作zuo；
2)如果審核方需要提供自評分時，體係負責人與各部門及管理者代表確認後，自評分結果發給發給審核方。
5.8專項改善
經確認內部需要較大投入方能達到顧客或第三方要求的項目，及經整改2次以上仍未達到要求的，管理者代表與相關部門主管共同提出方案，提交總經理裁決，必要時組織專門的管理改善會議協調解決。
5.9改善再確認
1)在顧客或第三方審核前1天，體係負責人對所有準備工作再次核實，以確保正式審核能順利進行；
2)對實在無法在審核前完成且可能影響審核結果的項目，應立即報告管理者代表，提出應急措施，並提交總經理批準後實施。
5.10生產現場準備確認
1)生產部提前1周安排生產計劃，提前3天確定生產準備狀態，對審核員明確要求審核期間有特定產品/過程要求的，應與相關車間、工序確認實際的狀態；
2)如果顧客已有產品在量產狀態，即使顧客沒有明確，原則上也應在審核期間有生產顧客產品，並提前1天通知管理者代表具體生產時間和工序；
3)生產部和相關車間應在審核前1天確認現場生產物料，有問題及時彙報並解決，相關部門配合，必要時管理者代表協調；
4)各車間應檢查生產現場相應的作業指導書、設備點檢表、人員培訓記錄等相關文件、表格、記錄等，並安排特別的生產人員。做好車間5S工作；
5)品保部應檢查現場作業指導書和檢驗文件、jilubiaoge，jianyanyuanyingtebieguanzhugukezhunbeixianchangshenhedegongxu，bingyaoqiuzaigukeshenheshidaizaigaigongxu，ruguoshilianxushengchan，yingzaixihezhaqianjitiandejilu。
5.11審核路線確認
體係負責人根據審核要求和現場準備情況，提前1天再次現場確定審核期間的路線，如果與初步確定的路線不一致，應立即通知相關區域現場主管，以事先確定對策。
必要時，報管理者代表，由管理者代表組織公司相關部門領導確定審核路線。
5.12現場陪審人員確認
1)管理者代表與銷售部長和客戶經理共同確認參與審核的陪審人員，陪審人員在任何時間均不得少於審核人員，特別是現場審核時；
2)提前與陪審人員進行溝通確認，必要時可事先組織審核應對技巧培訓；
3)生產現場審核的陪審人員根據審核具體要求安排陪同人員，各車間主任在審核路線的車間進入處開始接待，接待人員不少於2人，其中1人作為應急聯絡及協助提供資料；
5.13首次會議
1)gukeshenheyouxiaoshoubukehujinglifuze，disanfangshenheyoutixifuzerenfuzetiqianshumianfachushenheshoucihuiyitongzhi，bingtiqiandianhuatongzhigecanyurenyuan，quebaosuoyourennengzhunshicanjiahuiyi。zongjingliyuanzeshangyingcanhui；
2)顧客審核由銷售部長主持，第三方審核由管理者代表主持，並根據實情確定是否選擇適當的企業介紹版本進行介紹；
3)在首次會議上，由雙方進行簡短介紹認識，參會人員應主動與審核員交換名片；
4)會議上，審核人員宣講審核計劃及審核要求時，各參會人員應認真傾聽並做好記錄。體係負責人負責全程記錄，必要時可錄音。
5.14安全與保密要求
1)在審核員進入到生產、檢驗區域前，需按要求穿戴勞保用品，方可進入生產檢驗區域；
2)zhixingshengchanxianchangshenheshi，yinganjidingdeluxianyindaoshenheyuan，duiyufeishenheyuanfangchanpin，buyunxushenheyuanpaishezhaopianhuoluxiang，biyaoshi，jingzongjinglipizhunhoufangkeyouwofangrenyuandaiweipaishezhaopian，qiexuyuxiaoshoubuquerenshuangfangyiqiandingbaomixieyi，guidingyoubudetouluqitagukehuochanpinhuoqitashangyejimixinxi
5.15現場審核
1)審(shen)核(he)時(shi)，各(ge)部(bu)門(men)積(ji)極(ji)參(can)與(yu)，配(pei)合(he)審(shen)核(he)員(yuan)接(jie)待(dai)工(gong)作(zuo)，營(ying)造(zao)良(liang)好(hao)的(de)審(shen)核(he)氛(fen)圍(wei)，以(yi)開(kai)放(fang)心(xin)態(tai)麵(mian)對(dui)審(shen)核(he)，並(bing)與(yu)審(shen)核(he)人(ren)員(yuan)保(bao)持(chi)良(liang)好(hao)的(de)溝(gou)通(tong)，不(bu)急(ji)不(bu)燥(zao)。當(dang)與(yu)審(shen)核(he)員(yuan)提(ti)出(chu)的(de)要(yao)求(qiu)有(you)不(bu)同(tong)見(jian)解(jie)時(shi)，應(ying)心(xin)平(ping)氣(qi)和(he)，耐(nai)心(xin)與(yu)審(shen)核(he)員(yuan)進(jin)行(xing)溝(gou)通(tong)，並(bing)提(ti)供(gong)適(shi)當(dang)的(de)證(zheng)據(ju)，以(yi)消(xiao)除(chu)其(qi)擔(dan)憂(you)，切(qie)忌(ji)與(yu)審(shen)核(he)員(yuan)發(fa)生(sheng)爭(zheng)執(zhi)；
2)當雙方意見不能達成一致時，應即時報與管理者代表，統一由管理者代表與審核員溝通；
3)體係負責人全程記錄審核過程中的問題點，並記錄審核員的要求。
5.16審核引導
1)審核過程中，應積極引導審核員，周到照顧審核員，避免讓審核員獨自在無關的辦公區域或生產現場走動。
2）當審核進入到生產現場時，涉及必需配戴勞保用品時，應注意嚴格按要求執行，確保審核過程安全。
5.17審核證據提交
1)各(ge)部(bu)門(men)在(zai)提(ti)交(jiao)證(zheng)據(ju)時(shi)，應(ying)盡(jin)快(kuai)完(wan)成(cheng)。在(zai)提(ti)交(jiao)證(zheng)據(ju)前(qian)應(ying)先(xian)對(dui)證(zheng)據(ju)進(jin)行(xing)查(zha)看(kan)，必(bi)要(yao)時(shi)事(shi)先(xian)與(yu)管(guan)理(li)者(zhe)代(dai)表(biao)進(jin)行(xing)溝(gou)通(tong)確(que)認(ren)後(hou)再(zai)呈(cheng)現(xian)給(gei)審(shen)核(he)員(yuan)，避(bi)免(mian)因(yin)證(zheng)據(ju)缺(que)失(shi)導(dao)致(zhi)審(shen)核(he)員(yuan)不(bu)滿(man)意(yi)；
2)審核員未指示要求時，非陪審人中禁止提供任何審核證據給審核員；
3)如因實際情況影響，無法短時間內提交證據時，應提前與審核員說明，避免審核員等待或被審核員認定證據缺失。
5.18審核交流
1)在(zai)審(shen)核(he)過(guo)程(cheng)中(zhong)，我(wo)方(fang)所(suo)有(you)的(de)舉(ju)動(dong)都(dou)會(hui)影(ying)響(xiang)審(shen)核(he)員(yuan)的(de)評(ping)判(pan)，各(ge)陪(pei)審(shen)人(ren)員(yuan)應(ying)認(ren)真(zhen)如(ru)實(shi)記(ji)錄(lu)審(shen)核(he)發(fa)現(xian)及(ji)審(shen)核(he)員(yuan)提(ti)出(chu)的(de)改(gai)善(shan)建(jian)議(yi)，對(dui)於(yu)可(ke)立(li)即(ji)改(gai)善(shan)的(de)事(shi)項(xiang)，第(di)一(yi)時(shi)間(jian)整(zheng)改(gai)後(hou)立(li)即(ji)提(ti)交(jiao)給(gei)審(shen)核(he)員(yuan)確(que)認(ren)。
2）對於無法立即整改項，應盡量與審核員說明後續整改計劃，可能時做出範例，以消除審核員擔憂及差評。
5.19末次會議通知
審核結束前，體係負責人通知各相關人員參加審核總結會議，原則上應邀請總經理或其授權人出席。
5.20末次會議
1)總結會議開始時，銷售部長或管理者代表應先向審核方人員介紹內部出席人員，並對審核員的審核工作表示感謝；
2)總zong結jie會hui議yi中zhong，審shen核he員yuan會hui對dui本ben次ci的de審shen核he作zuo出chu總zong體ti評ping價jia，並bing列lie舉ju需xu要yao改gai善shan的de事shi項xiang，各ge參can與yu人ren員yuan應ying認ren真zhen做zuo好hao記ji錄lu，如ru對dui審shen核he員yuan提ti出chu事shi項xiang有you異yi議yi時shi，可ke與yu審shen核he員yuan進jin行xing說shuo明ming與yu解jie釋shi，但dan必bi須xu注zhu重zhong溝gou通tong技ji巧qiao。如ru無wu法fa達da成cheng一yi致zhi意yi見jian時shi，應ying由you管guan理li者zhe代dai表biao安an排pai，在zai會hui後hou再zai進jin行xing進jin一yi步bu的de溝gou通tong；
3)體係負責人或其他指定人員全程記錄，必要時應錄音。"
5.21正式改善項目確定
1)總結會議後，如時間允許，管理者代表隨即召集檢討改善措施，由體係負責人或其他指定人員整理會議紀要，形成“審核發現問題報告”，並與審核員現場確認改善計劃；
2)如時間不允許或其它因素影響，可在審核結束後1個工作日內，體係負責人或其他指定人員整理會議紀要，形成書麵“審核發現問題報告”，發給相關部門責任部門領導及與會人員。
5.22其他問題措施要求
體係負責人收集各參與審核人員在審核過程記錄的改善項目，彙總整理成內部“審核發現問題報告”改善跟進表，發給相關部門責任部長及與會人員
5.23改善計劃確定
1)在收到體係負責人發出的“審核發現問題報告”後，各責任部門即展開原因分析並製訂改善措施及改善證據，通常在3天內應回複給體係負責人（如顧客對完成時限有特別要求時優先滿足顧客要求）。改善措施原則上應在1個月內完成；
2)管理者代表對各部門提交的整改報告進行彙總確認，當不符合要求時，與責任部門溝通後進行修改。
5.24改善計劃發審核員
1)管理者代表確定後，顧客審核由體係負責人將改善計劃即提交審核方部分的“審核發現問題報告”（或審核方要求的格式）交銷售部客戶經理發給接收的審核員，第三方審核則由體係負責人直接發；
2)改善計劃發出後，發件人應與接收的審核員電話溝通，確認是否符合要求。
5.25措施跟蹤
體係負責人根據改善計劃中的要求時限，逐項收集改善證據，編製改善措施報告，並提交管理者代表確認。
5.26措施確認
1)zaishenhefangyoutijiaogaishanzhengjuyaoqiushi，gukeshenheyoutixifuzerenjianggaishancuoshibaogaojiaoxiaoshoubukehujinglifageijieshoudeshenheyuan，disanfangshenhezeyoutixifuzerenzhijiefa；
2)改善措施報告發出後，發件人應與接收的審核員電話溝通，確認是否符合要求；
3)如果審核方有異議時，由體係負責人組織重新改善，管理者代表確認後重新發審核方，直到得到認可。
5.27經驗總結
體(ti)係(xi)負(fu)責(ze)人(ren)對(dui)審(shen)核(he)中(zhong)得(de)到(dao)的(de)經(jing)驗(yan)教(jiao)訓(xun)進(jin)行(xing)總(zong)結(jie)，形(xing)成(cheng)書(shu)麵(mian)總(zong)結(jie)報(bao)告(gao)，經(jing)管(guan)理(li)者(zhe)代(dai)表(biao)審(shen)核(he)後(hou)，傳(chuan)遞(di)到(dao)品(pin)保(bao)部(bu)，並(bing)提(ti)供(gong)相(xiang)應(ying)的(de)驗(yan)證(zheng)證(zheng)據(ju)和(he)資(zi)料(liao)。
品保部橫向展開組織問題預防。
5.28審核關閉及記錄保存
1)管理者代表、銷售部長、客戶經理確認後，本次審核關閉；
2)審核的改善計劃和改善措施報告，顧客審核的由文控部門保留到與顧客商務關係消失後3年，第三方審核保留3年。
5.29特殊說明
如因廠房設施大修/改造、政府職能部門行為及其它不可抗因素造成公司不能正常進行生產經營的情況發生，公司應準確預估停產時間。
不能正常進行生產經營的時間清單及其正當理由應提交顧客或第三方審核機構。
如(ru)顧(gu)客(ke)或(huo)第(di)三(san)方(fang)審(shen)核(he)機(ji)構(gou)有(you)不(bu)通(tong)知(zhi)審(shen)核(he)或(huo)驗(yan)證(zheng)要(yao)求(qiu)，不(bu)能(neng)正(zheng)常(chang)進(jin)行(xing)生(sheng)產(chan)經(jing)營(ying)的(de)時(shi)間(jian)清(qing)單(dan)及(ji)其(qi)正(zheng)當(dang)理(li)由(you)應(ying)在(zai)不(bu)通(tong)知(zhi)審(shen)核(he)或(huo)驗(yan)證(zheng)期(qi)限(xian)的(de)至(zhi)少(shao)一(yi)個(ge)月(yue)前(qian)提(ti)交(jiao)顧(gu)客(ke)或(huo)第(di)三(san)方(fang)審(shen)核(he)機(ji)構(gou)。
