最高管理者是組織建立管理體係的戰略決策者,是推進、實施管理體係並持續改進其有效性的關鍵人物。所以,在管理體係的審核過程中與最高管理者的溝通也同樣是審核的關鍵。
對(dui)審(shen)核(he)不(bu)感(gan)興(xing)趣(qu),尋(xun)找(zhao)各(ge)種(zhong)理(li)由(you)躲(duo)避(bi)審(shen)核(he),甚(shen)至(zhi)帶(dai)有(you)抵(di)觸(chu)情(qing)緒(xu)的(de)最(zui)高(gao)管(guan)理(li)者(zhe)確(que)實(shi)比(bi)以(yi)前(qian)多(duo)了(le),出(chu)現(xian)這(zhe)種(zhong)現(xian)象(xiang)的(de)原(yuan)因(yin)不(bu)排(pai)除(chu)部(bu)分(fen)最(zui)高(gao)管(guan)理(li)者(zhe)對(dui)認(ren)證(zheng)審(shen)核(he)、管理體係的作用在認識上存在差距,而作為審核人員從自身查找和總結原因也是很有必要的。
由you於yu審shen核he有you效xiao性xing不bu高gao,針zhen對dui性xing不bu強qiang,導dao致zhi受shou審shen核he方fang最zui高gao管guan理li者zhe不bu感gan興xing趣qu應ying是shi一yi個ge重zhong要yao因yin素su。要yao想xiang提ti高gao對dui最zui高gao管guan理li者zhe審shen核he的de有you效xiao性xing,同tong時shi,通tong過guo審shen核he提ti高gao最zui高gao管guan理li者zhe對dui認ren證zheng、管理體係在企業管理中所起作用的認識,我認為應抓好以下兩個審核活動:
一、最高管理者和管理層的審核
組織最高管理者和管理層均是經過商場實戰磨礪出來的優秀管理者,在審核最高管理者和管理層時,選擇適宜的審核方法與營造和諧、融洽的審核氛圍顯得尤為重要。
1、為更好地與最高管理者溝通,在初次審核前應盡可能通過體係文件、與受審核方溝通、網絡查詢等方式對受審核方的背景、行業地位、所涉及的行業特點與發展趨勢、產品結構、過程特點、管理特點等信息進行收集,儲備交流的題材,為現場能夠進行良好溝通、提ti出chu有you深shen度du的de問wen題ti奠dian定ding堅jian實shi的de基ji礎chu。在zai實shi施shi監jian督du審shen核he和he再zai認ren證zheng審shen核he時shi,還hai應ying特te別bie注zhu意yi關guan注zhu上shang次ci審shen核he的de總zong體ti情qing況kuang,必bi要yao時shi與yu上shang次ci審shen核he組zu人ren員yuan進jin行xing溝gou通tong和he交jiao流liu。
2、在審核過程中,應盡量使用易於理解、通俗易懂的語言進行交流,切忌僅僅利用標準中的語言。比如談“策劃”時,可以改為更易於理解的“規劃”;談到“方針和目標”時,可以改為常用的“戰略、宗旨、目標、計劃”等詞語。
3、注意營造輕鬆、和諧的審核氛圍,避免“我問你答”或“你說我記”這類簡單的方式,應多交談、少查閱,注重交流、溝通。
4、利用審核機會,結合具體標準內容進行“掃盲教育”,提高對標準的理解,增強溝通的有效性。
5、通過列舉、講(jiang)述(shu)自(zi)己(ji)審(shen)核(he)過(guo)的(de)一(yi)些(xie)獲(huo)證(zheng)組(zu)織(zhi)通(tong)過(guo)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)良(liang)好(hao)運(yun)行(xing)獲(huo)得(de)收(shou)益(yi)的(de)實(shi)例(li),增(zeng)加(jia)管(guan)理(li)層(ceng)的(de)感(gan)性(xing)認(ren)識(shi),讓(rang)其(qi)感(gan)悟(wu)到(dao)認(ren)證(zheng)的(de)作(zuo)用(yong)和(he)意(yi)義(yi),努(nu)力(li)提(ti)高(gao)其(qi)認(ren)知(zhi)程(cheng)度(du),引(yin)發(fa)對(dui)認(ren)證(zheng)、管理體係的興趣。
二、審核情況交流會
1、審shen核he情qing況kuang交jiao流liu會hui是shi審shen核he組zu在zai獲huo得de大da量liang客ke觀guan證zheng據ju的de背bei景jing下xia,向xiang受shou審shen核he方fang管guan理li層ceng通tong報bao審shen核he結jie果guo,聽ting取qu受shou審shen核he方fang意yi見jian的de一yi次ci正zheng式shi的de溝gou通tong會hui議yi。審shen核he情qing況kuang交jiao流liu會hui的de主zhu要yao目mu的de是shi讓rang受shou審shen核he方fang管guan理li層ceng真zhen實shi地di、客觀地了解審核組的審核結果,特別是讓他們知曉組織在管理上、體係運行中目前存在的主要問題和今後的改進方向,同時,對不合格項及審核結論達成共識。
2、審核情況交流會的形式應力求規範。通常,審核組長應先就本次交流會的目的、內nei容rong進jin行xing簡jian要yao說shuo明ming。然ran後hou,審shen核he組zu成cheng員yuan逐zhu一yi報bao告gao各ge自zi分fen工gong審shen核he的de結jie果guo。表biao述shu的de方fang式shi,宜yi從cong企qi業ye管guan理li者zhe的de角jiao度du來lai說shuo明ming所suo發fa現xian的de突tu出chu問wen題ti。審shen核he組zu長chang做zuo總zong結jie性xing發fa言yan時shi,應ying先xian對dui受shou審shen核he方fang體ti係xi運yun行xing的de成cheng效xiao給gei予yu充chong分fen肯ken定ding,然ran後hou再zai指zhi出chu不bu足zu,確que認ren不bu符fu合he項xiang,通tong報bao審shen核he結jie論lun。最zui後hou,可ke對dui目mu前qian管guan理li存cun在zai的de薄bo弱ruo環huan節jie,今jin後hou體ti係xi運yun行xing保bao持chi、持續改進等方麵提出方向性、jianshexingdejianyi,bingjieshaoyixiexianjindeguanlifangfahegongju。zheyang,wulunzenyangdeguanlizhe,douhuiyiyujieshoushenhedejieguo,leyuzaicijieshoushenhe,caihuiqidaotigaozuzhiguanlizheguanlishuipingheguanliyishi,manzuzuzhigaosufazhandeguanlixuqiudemude。tongshi,yeshizengzhishenhe、認證技術服務的一種具體體現。
3、huiqian,shenhezuchangyaoduizuyuantichuchongfenzhunbeideyaoqiu。shenhezuxiangshoushenhefangzuigaoguanlizheheguanlicengtongbaoshenhejieguoshiduifangshifenguanzhudewenti。guanlicengduishenhezuchengyuanfayandeshijiganshou,shipingjiashenhezumeiweichengyuannengli、水平、服務意識最直接的途徑。因此,每一位審核組成員不應掉以輕心,隨意發言,必須認真準備。審核組成員要將各自的審核發現進行分析、整理,形成發言提綱。對於要指出的問題應是組織體係目前運行中最優先解決的問題,是帶有普遍性、傾向性,對體係有重要影響的關鍵問題。並且,這些問題應以客觀事實為評價標準和依據,不加入個人喜好、主觀臆斷的問題。同時,不要把小問題和眾多的具體問題也擺出來。
4、交流會也要營造好的氣氛,講究溝通藝術。審核組的發言,要留有餘地,點到為止。並且,溝通時不要忘記多用“僅供參考”這類謙虛的語言,避免使用盛氣淩人、zhuguanwuduandekouqijianghua。tongguoshenheqingkuangjiaoliuhui,yushoushenhefangguanlicengjiaopengyou,rangqitihuidaoshenhezushizhenxinshiyidizaibangzhutamen,bushilaizhuantiaomaobingde,zuizhongdadaobuduanjilizuzhitishengguanlishuiping,chixugaijinguanlitixidemude。
以上就是我對審核最高管理者和管理層的一點體會。相信通過我們審核人員的不懈努力,會促使認證組織管理者在管理體係運行的理念、方法和思路上有新的認識,從而推動組織可持續發展。
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