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一、目的:
建立一個標準化的驗廠應對流程，明確各部門在驗廠前、中、後的職責和工作內容，確保全麵、係統地準備所有必要文件和記錄，以滿足並超越HACCP、IS022000、FSSC22000 及 BRCGS 等食品安全管理體係標準要求，展現公司卓越的管理水平，順利通過審核並實現持續改進。
二、範圍:
適用於本公司所有部門，包括但不限於總經辦、品質部、生產部、研發部、采購部、儲運部、行政部、銷售部。
三、驗廠應對組織架構與職責：
總經辦/最高管理者:領導驗廠工作，提供資源保障，確立並傳達食品安全方針，主持管理評審展現最高管理者的承諾。
品質部(主導協調部門):擔任總指揮和聯絡中心。負責驗廠的整體策劃、組織協調、標準解讀、內部審核、文件管理、不符合項整改跟蹤與驗證。
生產部:現場管理的第一責任部門。負責生產過程的合規操作、現場環境衛生(5S)、設備維護保養及所有生產相關記錄的準確性和完整性。
研發部:產品的“設計師”。負責產品配方、工藝、標簽的合法合規性，以及新產品開發和產品變更的食品安全風險評估。
采購部:供應鏈安全的第一道關卡。負責供應商的準入、評估和管理，確保所有原輔料及服務符合食品安全要求。
儲運部:物料流轉的守護者。負責原輔料、包材、成品的接收、儲存和運輸全過程的條件控製與記錄。
行政部:後勤保障與人力資源核心。負責員工健康、培訓、廠區基礎設施維護(非生產設備)蟲害控製及訪客管理。
銷售部:客戶溝通的橋梁。負責準確傳遞客戶要求、處理客戶投訴、參與合同評審及產品追溯與召回。
四、驗廠指引程序(四階段閉環管理)
階段一:啟動與準備(提前4周)
1.品質部:
接收驗廠通知，立即成立驗廠項目組，明確組長(通常為品質總監或管理者代表)及各部門核心成員。
組織召開驗廠啟動大會，傳達審核目的、標準、範圍、時間，進行全員動員，強調“第一次就做對”的理念。
依據審核標準，編製詳細的《內部審核檢查表》（案例：BRCGS第九版內審檢查表！），並將任務分解到各部門。
進行文件和記錄符合性審查，確保所有文件現行有效，記錄填寫規範、無缺失。
2.各部門:
根據《內部審核檢查表》和下發的資料清單，開始地毯式梳理本部門所有文件和記錄。
啟動“現場環境大掃除與整改”活動，徹底清理衛生死角，整頓物料擺放，修複破損設施。
對本部門員工進行針對性的再培訓，內容包括:食品安全意識、崗位S0P、審核應對技巧等。
階段二:自查與完善(提前 1-2周)
1.品質部:
組織項目組進行一次全真模擬驗廠。嚴格按照審核員的思路和流程，從文件審查到現場巡視，再到員工訪談，全麵查找問題。
召開模擬驗廠總結會，發布《內部審核不符合項報告》，對發現的問題進行通報。主導各部門對不符合項進行根本原因分析(5-Why、魚骨圖)，製定有效的糾正與預防措施(CAPA)
每日跟蹤整改進度，確保所有問題在正式審核前關閉並完成有效性驗證。
2.各部門:
作為責任主體，積極認領不符合項，並按時完成整改，提供整改證據(照片、記錄、文件等)對關鍵崗位員工進行一對一輔導和模擬問答，確保其能清晰、準確地描述本崗位工作。
最終確認所有資料已按清單備齊，分類存放，並製作清晰的索引目錄，以便快速查閱。
階段三:迎接審核(審核當天)
1.首次會議:
總經辦、品質部及各部門負責人參加。由總經理致歡迎詞，品質總監介紹公司概況和體係運行情況。
2.審核陪同:
品質部派專人全程陪同，負責引導、協調和記錄。各部門負責人或指定人員在本部門區域待命，隨時準備接受審核。
3.資料提供:
響應要迅速，提供資料要準確。對於審核員提出的問題，實事求是，不回避、不誇大。
4.末次會議:
所有參會人員認真聽取審核員的發現和結論，對不符合項的描述進行確認，不爭辯，隻澄清事實
階段四:整改與閉環(審核結束後)
1.品質部:
在收到正式《不符合項報告》後 24 小時內，組織相關部門召開整改專題會。
指導責任部門完成《不符合項糾正預防措施報告》的填寫，確保原因分析透徹，措施具體可行嚴格審核各部門提交的整改證據，確保證據鏈完整、有效。
在規定期限內，向審核機構或客戶提交完整的整改報告。
將所有不符合項及其整改措施納入《管理評審》和《年度培訓計劃》舉一反三，推動體係持續改進。
2.責任部門:
立即行動，落實糾正措施，消除不符合現狀。
深入實施預防措施，必要時修訂相關文件或流程，並對員工進行再培訓。
在整改過程中，主動與品質部溝通，確保整改方向正確、證據充分。
五、各部門驗廠資料明細
1. 總經辦/最高管理層
公司營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（如有）等基本證照。
最高管理者簽署的食品安全方針、質量方針等文件。
公司組織架構圖，明確各部門職責和彙報關係。
管理評審計劃、會議紀要及輸出項跟蹤記錄。
年度經營計劃、資源投入計劃（如設備采購、人員培訓預算等）。
2. 品質部
質量手冊、程序文件（如文件控製、記錄控製、內審、不合格品控製等）。
檢驗規範、作業指導書、測試報告（原材料、半成品、成品檢驗記錄）。
內部審核計劃、檢查表、不符合項報告及整改驗證記錄。
客戶投訴處理記錄、8D報告（問題分析與解決記錄）。
計量器具校準計劃、校準證書及標簽。
3. 生產部
生產工藝規程、作業指導書、生產計劃及完成情況記錄。
批生產記錄（領料、投料、工序參數監控、產量、損耗等）。
設備維護保養計劃、點檢記錄、維修記錄。
清潔消毒記錄、異物控製記錄、溫濕度監控記錄。
員工培訓記錄、健康證複印件。
4. 研發部
產品配方、工藝流程圖、設計輸入/輸出文件。
食品安全風險評估報告、新產品驗證記錄。
產品標準（企業標準或執行標準）及備案證明。
標簽設計稿、合規性審核報告。
5. 采購部
供應商名錄、準入評估報告、年度審核記錄。
采購合同、規格書、采購訂單。
原材料檢驗報告、不合格品處理記錄。
服務類供應商（如物流、校準、蟲害控製）的管理記錄。
6. 儲運部
倉庫管理製度、溫濕度監控記錄、清潔消毒記錄。
入庫驗收記錄、出庫發貨記錄、庫存台賬。
運輸車輛資質證明、冷鏈運輸溫度監控記錄。
危廢處理合同、轉移聯單。
7. 行政部
員工花名冊、培訓計劃及記錄、健康證檔案。
廠區平麵圖、公共設施（食堂、宿舍）衛生檢查記錄。
蟲害控製方案、藥物MSDS、服務報告。
訪客登記記錄、安保人員培訓記錄。
8. 銷售部
客戶檔案、銷售合同/訂單台賬。
合同評審記錄、客戶滿意度調查及分析報告。
產品追溯記錄、召回演練記錄。
銷售人員培訓記錄（產品知識、法規、過敏原知識等）。
