一、建立和保持記錄

 

　　在ISO9001體係4.2.1中已列出了標準要求建立和保持的22種(zhong)記(ji)錄(lu)，這(zhe)些(xie)記(ji)錄(lu)是(shi)證(zheng)實(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)符(fu)合(he)標(biao)準(zhun)要(yao)求(qiu)並(bing)有(you)效(xiao)運(yun)行(xing)的(de)必(bi)要(yao)證(zheng)據(ju)。對(dui)這(zhe)些(xie)記(ji)錄(lu)應(ying)實(shi)施(shi)規(gui)範(fan)化(hua)管(guan)理(li)

，務(wu)必(bi)保(bao)證(zheng)標(biao)準(zhun)要(yao)求(qiu)的(de)記(ji)錄(lu)齊(qi)全(quan)，特(te)別(bie)是(shi)關(guan)鍵(jian)記(ji)錄(lu)齊(qi)全(quan)。

 

　　為此，對每種記錄應設計適當的表式和欄目

，確保所提供的信息是充分的。同時，還應保證記錄的真實和有效。

 

　　在審核中經常發現一些企業在運行時並未留下當時的記錄，會有三種情況：

 

　　（1）記錄是寫“回憶錄”
，運行時不及時填寫
，等到做完後一口氣寫完。

 

　　（2）記錄寫“預測”
，產品還沒開始做
，記錄就全部寫好。

 

　　（3）根本就不填寫記錄，在審核前為了應付檢查而補記錄。

 

　　因為這三種情況填寫的記錄是不真實的、非增值的，故補記錄的做法是一種“自欺欺人”dexingwei。tabujinfuchulewuweidelaodong，haizaizuzhineixingchengnongxuzuojiadefengqi，bijiangsunhaizhiliangguanlitixi。shishishang，faxiantixiyunxingzhongdewentishihaoshi，zhiyaocongfaxianzhishirenzhengaizhengjiukeyifuhebiaozhunyaoqiu。

 

　　二

、記錄應清晰，易識別和檢索

 

　　1
、記錄要真實、準確
、清晰和易於辯認。

 

　　記錄應保持清晰，是指內容齊全、字跡清楚。凡欄目空白，填寫錯誤，塗改，簽名不全，未填定年、月
、日或字跡不清的不符合要求。

 

　　記錄不能隨意塗改，即使有筆誤需要更改時
，也隻能是劃改並加蓋責任者的印章，切勿塗改。

 

　　2、易識別和易檢索是指記錄應易於查找。

 

　　應對質量記錄進行適當的標識、收集、編目和歸檔，確保在需要時便於快速查閱。這就需要對每一個記錄定分類號和流水號。

 

　　分類號一般代表部門和記錄類別
；流水號為記錄的順序號

，它可以表明記錄的完善性
，就像財務發票一樣。

 

　　由於一天之內可能有多個記錄，故僅以日期作為記錄的標識是不充分的，因其不具有唯一性。

 

　　三、編製記錄控製程序

 

　　質量記錄控製程序是標準規定的6個必備程序之一。記錄的控製程序應確保對質量記錄進行以下方麵的有效控製：

 

　　1、標識

 

　　可采用顏色（如不同用途的記錄使用不同顏色的紙張）、編號（如分類號和流水號）等方式確保記錄能易於識別。

 

　　2、貯存

 

　　記錄可通過適當的載體來保存，如使用紙張、磁盤、光盤或其他電子媒體。應安排適宜的貯存環境，以防止質量記錄的損壞或丟失。

 

　　3、保護

 

　　包括對記錄的防護和保管要求

，目的在於保持記錄的完好無損。對於貯存於電子媒體中的質量記錄來說
，應注意電子圖像的退化速率。

 

　　4、檢索

 

　　包括對收集、編目
、歸檔、查閱的要求，以實現易於快速查找的要求。

 

　　5、保存期限

 

　　應根據產品特點、法規要求及合同要求來確定記錄的保存期限。一般可根據產品的壽命周期或“三包”期限分別確定不同記錄的保存期限。

 

　　6、處置

 

　　包括記錄最終如何銷毀的要求。對超過保存期限的記錄，應予以定期清理，統一銷毀。