記(ji)錄(lu)是(shi)記(ji)載(zai)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)和(he)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)的(de)文(wen)件(jian)，是(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)的(de)一(yi)個(ge)重(zhong)要(yao)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)。所(suo)謂(wei)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)主(zhu)要(yao)針(zhen)對(dui)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)過(guo)程(cheng)，而(er)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)則(ze)是(shi)指(zhi)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)效(xiao)果(guo)和(he)產(chan)品(pin)滿(man)足(zu)質(zhi)量(liang)要(yao)求(qiu)的(de)程(cheng)度(du)。根(gen)據(ju)記(ji)錄(lu)的(de)上(shang)述(shu)特(te)性(xing)
，記(ji)錄(lu)在(zai)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)中(zhong)發(fa)揮(hui)著(zhe)重(zhong)要(yao)的(de)作(zuo)用(yong)。

記錄過程中常見問題

一、質量記錄如何填寫？

（1） 盲：記錄的設置
、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用
，而是為了應付檢查。

（2） 亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體係考慮
，記錄的填寫
，保管收集混亂
，責任不清。

（3） 散：保存、管理分散，未作統一的規定。

（4） 鬆：記錄填寫、傳遞、保管不嚴

，日常疏於檢查
，達不到要求
，無人考核
，且丟失和塗改現象嚴重。

（5） 空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。

（6） 錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。

二


、記錄的設計和編製意義

1.記錄的充分性和必要性：

記(ji)錄(lu)作(zuo)為(wei)基(ji)礎(chu)性(xing)和(he)依(yi)據(ju)性(xing)文(wen)件(jian)
，應(ying)盡(jin)可(ke)能(neng)全(quan)麵(mian)地(di)反(fan)映(ying)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)形(xing)成(cheng)的(de)過(guo)程(cheng)和(he)結(jie)果(guo)以(yi)及(ji)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)狀(zhuang)態(tai)和(he)結(jie)果(guo)。為(wei)此(ci)，組(zu)織(zhi)既(ji)要(yao)從(cong)總(zong)體(ti)上(shang)評(ping)價(jia)記(ji)錄(lu)的(de)充(chong)分(fen)性(xing)，力(li)求(qiu)使(shi)原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)完(wan)整(zheng)，同(tong)時(shi)又(you)要(yao)對(dui)每(mei)一(yi)記(ji)錄(lu)的(de)必(bi)要(yao)性(xing)進(jin)行(xing)逐(zhu)一(yi)評(ping)審(shen)和(he)取(qu)舍(she)，要(yao)注(zhu)意(yi)並(bing)非(fei)記(ji)錄(lu)越(yue)多(duo)越(yue)好(hao)，正(zheng)確(que)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi)隻(zhi)選(xuan)擇(ze)那(na)些(xie)必(bi)要(yao)的(de)原(yuan)始(shi)數(shu)據(ju)作(zuo)為(wei)記(ji)錄(lu)。

2.記錄的真實性和準確性：

真(zhen)實(shi)準(zhun)確(que)的(de)記(ji)載(zai)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)，才(cai)能(neng)為(wei)有(you)效(xiao)地(di)運(yun)行(xing)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)並(bing)實(shi)現(xian)持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)提(ti)供(gong)可(ke)靠(kao)的(de)依(yi)據(ju)

，因(yin)此(ci)
，在(zai)確(que)定(ding)記(ji)錄(lu)的(de)格(ge)式(shi)和(he)內(nei)容(rong)的(de)同(tong)時(shi)，應(ying)考(kao)慮(lv)使(shi)用(yong)者(zhe)填(tian)寫(xie)方(fang)便(bian)並(bing)保(bao)證(zheng)能(neng)夠(gou)在(zai)現(xian)有(you)條(tiao)件(jian)下(xia)準(zhun)確(que)地(di)獲(huo)取(qu)所(suo)需(xu)的(de)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)。填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)應(ying)實(shi)事(shi)求(qiu)是(shi)

、嚴肅認真。

3.記錄的規範化和標準化：

應盡量采用國際、國(guo)內(nei)或(huo)行(xing)業(ye)標(biao)準(zhun)，參(can)考(kao)先(xian)進(jin)組(zu)織(zhi)的(de)成(cheng)功(gong)經(jing)驗(yan)以(yi)使(shi)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)規(gui)範(fan)化(hua)和(he)標(biao)準(zhun)化(hua)，在(zai)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)中(zhong)，應(ying)當(dang)對(dui)現(xian)行(xing)的(de)進(jin)行(xing)清(qing)理(li)
，廢(fei)立(li)多(duo)餘(yu)的(de)記(ji)錄(lu)，修(xiu)改(gai)不(bu)適(shi)用(yong)的(de)記(ji)錄(lu)

，沿(yan)用(yong)有(you)價(jia)值(zhi)的(de)並(bing)增(zeng)補(bu)必(bi)需(xu)的(de)，應(ying)使(shi)用(yong)適(shi)當(dang)的(de)表(biao)格(ge)或(huo)圖(tu)表(biao)格(ge)式(shi)加(jia)以(yi)規(gui)定(ding)，按(an)要(yao)求(qiu)統(tong)一(yi)編(bian)號(hao)，使(shi)各(ge)項(xiang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)係(xi)統(tong)和(he)協(xie)調(tiao)，實(shi)現(xian)記(ji)錄(lu)的(de)標(biao)準(zhun)化(hua)管(guan)理(li)。對(dui)於(yu)同(tong)一(yi)種(zhong)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)格(ge)式(shi)應(ying)當(dang)是(shi)固(gu)定(ding)的(de)，不(bu)能(neng)隨(sui)意(yi)變(bian)更(geng)
，造(zao)成(cheng)混(hun)亂(luan)
，即(ji)使(shi)需(xu)要(yao)修(xiu)改(gai)
，也(ye)應(ying)規(gui)定(ding)一(yi)個(ge)統(tong)一(yi)的(de)時(shi)間(jian)開(kai)始(shi)使(shi)用(yong)新(xin)表(biao)格(ge)。

三、記錄的填寫要求

1.記錄用筆要求：

記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆
，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

2.記錄的原始性：

記ji錄lu要yao保bao持chi現xian場chang運yun作zuo，如ru實shi記ji錄lu
，這zhe就jiu是shi原yuan始shi性xing。原yuan始shi就jiu是shi最zui初chu的de第di一yi手shou的de。原yuan始shi性xing就jiu是shi當dang天tian的de運yun作zuo當dang天tian記ji

，當dang周zhou的de活huo動dong當dang周zhou記ji。做zuo到dao及ji時shi和he真zhen實shi，不bu允yun許xu添tian加jia點dian滴di水shui分fen
，使shi記ji錄lu真zhen實shi可ke靠kao。記ji錄lu保bao持chi其qi原yuan始shi性xing
，不bu可ke以yi重zhong新xin抄chao寫xie和he複fu印yin，更geng不bu可ke以yi在zai過guo程cheng進jin行xing完wan後hou加jia以yi修xiu飾shi和he裝zhuang點dian。

3.記錄的清晰準確：

jilushizuoweichanmingzhiliangguanlitixisuoqudejieguohuotigongtixisuowanchenghuodongdezhengjudewenjianercehuashezhide，jishizhengju，shouxianyaoshushi，yaozuodaoshushi
，jiuyaojiangguochengzuodaoweibingyunzuoshishijidezhengqueheqingxi，yuyanheyongzidouyaoguifan。budanshizijinengkanqingchu，yenengshibierendoukanqingchu。

4.筆誤的處理：

在zai填tian寫xie記ji錄lu出chu現xian筆bi誤wu後hou，不bu要yao在zai筆bi誤wu處chu亂luan寫xie亂luan畫hua，甚shen至zhi塗tu成cheng黑hei色se或huo用yong修xiu整zheng液ye加jia以yi掩yan蓋gai
，正zheng確que的de處chu理li筆bi誤wu的de方fang法fa，是shi在zai筆bi誤wu的de文wen字zi或huo數shu據ju上shang，用yong原yuan使shi用yong的de筆bi墨mo畫hua一yi橫heng線xian，再zai在zai筆bi誤wu處chu的de上shang行xing間jian或huo下xia行xing間jian填tian上shang正zheng確que的de文wen字zi和he數shu值zhi。

5.空白欄目的填寫：

youxiejiluzaiyunzuodeqingkuangxiasuoyoudelanmuwuneirongketian。zenmechuzhine？kongbailanmubunengbutian，qitianxiedefangfashizaikongbaideshizhongweizhihuayihengxian

，biaoshijiluzheyijingguanzhudaozheyilanmu，zhishiwuneirongketian
，jiuyiyihengxiandaizhi，ruguozongxiangyoujixingjunwuneirongtianxie，yikeyongyixiexiandaizhi。

6.簽署要求：

記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署，有認可
、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權(quan)限(xian)和(he)相(xiang)互(hu)關(guan)係(xi)的(de)體(ti)現(xian)，是(shi)記(ji)錄(lu)運(yun)作(zuo)中(zhong)不(bu)可(ke)少(shao)的(de)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)，任(ren)何(he)簽(qian)署(shu)都(dou)應(ying)簽(qian)署(shu)全(quan)名(ming)，同(tong)時(shi)盡(jin)可(ke)能(neng)的(de)清(qing)晰(xi)易(yi)辨(bian)，不(bu)允(yun)許(xu)有(you)姓(xing)無(wu)名(ming)或(huo)有(you)名(ming)無(wu)姓(xing)情(qing)況(kuang)存(cun)在(zai)。

四、記錄的管理和控製

1.記錄的標識：

應具有唯一性標識
，為了便於歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

2.記錄的貯存和保管：

記(ji)錄(lu)應(ying)當(dang)按(an)照(zhao)檔(dang)案(an)要(yao)求(qiu)立(li)卷(juan)貯(zhu)存(cun)和(he)保(bao)管(guan)。記(ji)錄(lu)的(de)保(bao)管(guan)由(you)專(zhuan)人(ren)或(huo)專(zhuan)門(men)的(de)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)，應(ying)建(jian)立(li)必(bi)要(yao)的(de)保(bao)管(guan)製(zhi)度(du)，保(bao)管(guan)方(fang)式(shi)應(ying)便(bian)於(yu)檢(jian)索(suo)合(he)存(cun)取(qu)，保(bao)管(guan)環(huan)境(jing)應(ying)適(shi)宜(yi)可(ke)靠(kao)，幹(gan)燥(zao)、通風
，並有必要的架、箱，應做到防潮
、防火、防蛀

、防止損壞
、變bian質zhi合he丟diu失shi。管guan以yi及ji路lu的de保bao存cun期qi限xian問wen題ti，如ru果guo外wai部bu沒mei有you要yao求qiu的de，組zu織zhi可ke針zhen對dui不bu同tong產chan品pin的de特te點dian合he法fa規gui要yao求qiu做zuo出chu相xiang應ying規gui定ding，如ru果guo合he同tong對dui記ji錄lu提ti出chu要yao求qiu，則ze按an照zhao顧gu客ke的de要yao求qiu確que定ding保bao存cun期qi限xian。一yi般ban情qing況kuang下xia

，記ji錄lu的de保bao存cun期qi限xian為wei2年
，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。

3.記錄的檢索：

yixiangzhilianghuodongwangwangshejidaoduoxiangjiludeneironghebiaoge，weilebimianlouxiang，yingdangduijilujinxingbianmu，bianmujuyouyindaohelujingzuoyong，keyibianyujiludezhayueheshiyong，shizhayueduigaixiangzhilianghuodongdejilunengyouyigezhengtidelejie。duiyuyigexiangmu，hetonghuoshichanpinshixianhouguocheng，keyikaolvjianliyigezongbianmu，anchanpinshixiandejindujinxingpailie。

duiyujiluneirongjiaoduo
，zhilianghuodonglianxifuzadejilu
，yekeshezhifenxiangbianmu。jiluzaiguidangqianjingzhuguanbumenyanshouhegehoufangkejinxing，ruguoguidangziliaobuquan
，fuzeguidangyanshoudebumenyouquanjushou。jiluzhongbaohanledaliangyouyongdetixiyunxingzhengjuheyuanshixinxi，yaofahuiqizuoyongbixushiyongqibianyuyouguanbumenheyuangongzhazhao
，jiludezhayuenarujisuanjiguanlishibijiaohaodezuofa，bianzhidianzisuoyin，keyitigaojiansuohezhayuedexiaolv。

4.記錄的處置：

超chao過guo規gui定ding保bao存cun期qi限xian的de記ji錄lu，應ying統tong一yi進jin行xing處chu理li
，重zhong要yao的de含han有you保bao密mi內nei容rong的de記ji錄lu須xu保bao留liu銷xiao毀hui記ji錄lu。記ji錄lu必bi須xu如ru實shi記ji載zai產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he最zui終zhong狀zhuang態tai，如ru實shi反fan映ying質zhi量liang管guan理li體ti係xi過guo程cheng
、過程和活動的運行狀況和結果
，證實產品滿足技術標準、合同
、法規要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。

五、質量記錄報表填寫注意事項

質量記錄用於記載過程狀態和過程結果
，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據
，有利於產品標識和可追溯性。

質量記錄填寫有以下事項需要注意：

1．報表填寫必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚
，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉
，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

2．記ji錄lu要yao求qiu準zhun確que清qing晰xi，不bu得de潦liao草cao
，更geng不bu得de隨sui便bian在zai記ji錄lu上shang亂luan塗tu亂luan畫hua
，記ji錄lu背bei麵mian也ye一yi樣yang，特te別bie注zhu意yi的de是shi要yao檢jian查zha最zui後hou填tian寫xie的de清qing晰xi度du，不bu清qing晰xi者zhe要yao進jin行xing重zhong填tian。

3．記(ji)錄(lu)不(bu)得(de)隨(sui)便(bian)進(jin)行(xing)更(geng)改(gai)
，需(xu)要(yao)更(geng)改(gai)時(shi)正(zheng)確(que)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi)先(xian)將(jiang)錯(cuo)誤(wu)的(de)地(di)方(fang)用(yong)一(yi)條(tiao)橫(heng)線(xian)劃(hua)掉(diao)，然(ran)後(hou)在(zai)旁(pang)邊(bian)寫(xie)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)內(nei)容(rong)，同(tong)時(shi)在(zai)旁(pang)邊(bian)進(jin)行(xing)簽(qian)名(ming)
，並(bing)寫(xie)上(shang)日(ri)期(qi)。值(zhi)得(de)注(zhu)意(yi)的(de)是(shi)：

（1） 如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

（2） 簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。

（3） 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1
、2004.2.1等。

4．不準使用塗改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

5．記錄報表的日期和流水號要寫全
，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日
，如2004年2月1日；流水號的填製必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號
，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。