建立管理體係

，無論是 ISO9001質量管理體係、ISO14000環境管理體係，還是HACCP食品安全管理體係，或者是其他管理體係
，一般來說
，流程相似，但不同的管理體係還是略有區別。

 

　　下麵僅以建立ISO9001質量管理體係為例，說明建立管理體係的流程。

 

1
、總體流程劃分

 

　　建立ISO9001質量管理體係的流程
，依據PDCA原理（PLAN：策劃；DO：實施
；CHECK：檢查；ACTION：改進），通常包括四個階段。通俗一點，也就是包括人們通常所說的“寫我所做，做我所寫
，記我所做

，持續改進”的內容。

 

　　這四個階段為：準備階段
、策劃 質量管理體係階段、體係運行階段和認證審核階段。

 

　　總體完成時間大約需要四個月左右。不同的管理體係時間要求上略有差別。

 

　　1.1 準備階段 :

 

　　體係策劃 時間：一周左右。

 

　　企業成立貫標小組，通常由企業最高管理者擔任組長
，組員包括由最高管理者任命的管理者代表、各級管理人員和技術骨幹。貫標小組與谘詢顧問討論
、擬定建立質量管理體係的計劃草案。

 

　　1.2 體係策劃階段

 

　　時間：一個月左右。

 

　　本階段包括企業調研、診斷
，標準培訓，體係文件的編寫
、修訂，文件發布等過程。

 

　　1.3 體係運行階段

 

　　時間：一般管理體係標準都要求運行三個月以上。

 

　　本階段包括：文件培訓，質量管理體係運行指導
，內部審核培訓、指導，管理評審培訓、指導等過程。

 

　　1.4 認證審核階段

 

　　時間：半個月左右

 

　　本階段包括：符合性審核（模擬審核），認證前準備
，認證機構現場審核，指導關閉不符合項，獲得證書等過程。

 

　　現場審核由獨立的第三方認證機構實施
，評價企業的質量管理體係與標 準的符合程度，以確定是否頒發認證證書。

 

2、各階段工作重點

 

　　2.1 成立貫標小組

 

　　貫標小組最好由公司總經理擔任組長 ，最大限度地發揮體係建立所需的領導作用

，實現“運籌帷幄
、決勝千裏”。

 

　　管理者代表的主要作用是 代表總經理全權負責 ISO9001相關事宜

，最好由 主管業務的副總經理擔任，一方麵
，其對組織內各個部門的運作較為熟悉，另一方麵，在進行管理決策時，有足夠的權力和影響力。

 

　　2.2 調研

 

　　時間：1～2天，部門多
、流程複雜的企業需要的時間會相應多一些。

 

　　調研是建立質量管理體係的基礎。其目的在於：了解企業的管理現狀，並與標準對照，找出差距
，修訂建立質量管理體係計劃草案，形成最終的實施計劃。

 

　　調研前企業應收集與以上內容有關的資料，包括企業的組織機構說明（圖）、工作製度、操作規程、檢驗規程
、在用的工作記錄種類清單及記錄表格樣式、技術手冊
、設備台帳、計量儀器清單
、適用的法律法規及國標等。

 

　　調研工作由谘詢顧問小組全麵細致地調查了解企業的組織結構
、職責權限、管理過程、生產過程、質量管理現狀、設備管理現狀、員工素質現狀等
，在充分了解公司的基本情況後
，與公司高層管理人員進行溝通，明確公司發展的方向和思路
、組織機構的設置
、管理體係的策劃結構等。

 

　　調研工作根據企業的情況，一般需要 1～2天的時間
，部門多
、流程複雜的企業需要的時間會多一些。

 

　　2.3 培訓

 

　　培訓分三次進行：A、標準培訓 B、文件培訓 C

、內審及管理評審培訓

 

　　2.3.1 標準培訓

 

　　時間：大約需要二到三天。

 

　　本次培訓是針對 ISO9001標準所做的培訓，培訓的內容包括ISO9000係列標準的發展曆史、質量管理八項原則
、ISO9001標準等
，目的在於使企業領導者、各(ge)級(ji)管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)和(he)廣(guang)大(da)員(yuan)工(gong)對(dui)標(biao)準(zhun)的(de)內(nei)容(rong)有(you)深(shen)入(ru)的(de)了(le)解(jie)和(he)掌(zhang)握(wo)，並(bing)在(zai)此(ci)基(ji)礎(chu)之(zhi)上(shang)靈(ling)活(huo)運(yun)用(yong)，結(jie)合(he)企(qi)業(ye)實(shi)際(ji)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)
，實(shi)施(shi)並(bing)改(gai)進(jin)之(zhi)
，充(chong)分(fen)發(fa)揮(hui)其(qi)作(zuo)用(yong)。

 

　　培訓前，企業應製定培訓計劃，確定培訓時間、地點

、參加人等內容。基於培訓的目的
，參與人員至少包括中層以上領導（最高管理者必須參加），最好是全體員工參加。

 

　　2.3.2 文件培訓

 

　　本ben次ci培pei訓xun是shi在zai體ti係xi文wen件jian發fa布bu後hou，由you谘zi詢xun顧gu問wen針zhen對dui體ti係xi文wen件jian所suo做zuo的de培pei訓xun，目mu的de在zai於yu讓rang內nei審shen員yuan熟shu悉xi體ti係xi文wen件jian的de內nei容rong，知zhi道dao自zi己ji在zai體ti係xi中zhong有you哪na些xie具ju體ti工gong作zuo
，指zhi導dao內nei審shen員yuan如ru何he按an照zhao這zhe些xie文wen件jian去qu做zuo，需xu要yao形xing成cheng哪na些xie記ji錄lu，以yi及ji在zai實shi施shi過guo程cheng中zhong應ying注zhu意yi的de問wen題ti。

 

　　然後通過內審員對所在部門人員進行必要的培訓，使有關人員都清楚體係文件的要求，使體係文件落到實處。

 

　　此類培訓可由企業根據需要
，選擇適當的時間和地點進行。

 

　　2.3.3 內審及管理評審培訓

 

　　bencipeixunyibanshizaitixiwenjianfabuyunxingyigebanyuezuoyoushijianjinxing，shizhenduineishenyuanjinxingdepeixun。tongguopeixun，neishenyuanyingzhangwoneibushenhedejiqiaohefangfa，nenggoufaxiantixiyunxingzhongcunzaidewenti，yijizhenduiwentiruhechuli。

 

　　內(nei)審(shen)員(yuan)對(dui)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)作(zuo)用(yong)是(shi)至(zhi)關(guan)重(zhong)要(yao)的(de)
，其(qi)主(zhu)要(yao)職(zhi)責(ze)是(shi)對(dui)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)情(qing)況(kuang)進(jin)行(xing)檢(jian)查(zha)
，以(yi)期(qi)發(fa)現(xian)體(ti)係(xi)所(suo)涉(she)及(ji)的(de)過(guo)程(cheng)中(zhong)可(ke)能(neng)存(cun)在(zai)的(de)問(wen)題(ti)，評(ping)價(jia)體(ti)係(xi)的(de)執(zhi)行(xing)與(yu)策(ce)劃(hua)的(de)符(fu)合(he)程(cheng)度(du)


，確(que)定(ding)所(suo)改(gai)進(jin)的(de)內(nei)容(rong)，實(shi)現(xian)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)自(zi)我(wo)完(wan)善(shan)功(gong)能(neng)。

 

　　2.4 體係文件編寫、修訂
、發布

 

　　時間：一個月左右

 

　　ISO9001質量管理體係是係統化的、遵循PDCA管理模式並以文件支持的管理體係。形成文件不是目的，它是一項增值活動，其價值在於溝通思想、統一行動。

 

　　文件編寫前需要做必要的準備活動，包括小組成員分工
，按分工收集現有的各類管理文件


、工藝、標準
、法律法規等相關資料。在此基礎上，由谘詢顧問小組指導編寫體係文件。

 

　　文wen件jian初chu稿gao完wan成cheng後hou，谘zi詢xun顧gu問wen小xiao組zu會hui同tong公gong司si各ge部bu門men管guan理li人ren員yuan一yi起qi，對dui文wen件jian內nei容rong進jin行xing討tao論lun，使shi文wen件jian更geng具ju可ke操cao作zuo性xing。修xiu訂ding後hou的de體ti係xi文wen件jian經jing公gong司si領ling導dao批pi準zhun後hou頒ban布bu實shi施shi，進jin行xing體ti係xi實shi際ji運yun行xing階jie段duan。

 

　　2.5 內部審核：

 

　　時間：體係運行一個半月左右時進行，大約需要二到三天。

 

　　內部審核由谘詢顧問小組指導內審員實施。通過內部審核，使內審員熟練掌握內審技巧、方法
，為公司培養質量管理方麵的專業人才


；通過內部審核，尋找和發現企業質量管理體係所涉及的過程中可能存在的問題和漏洞，有針對性地采取糾正 /預防措施，使質量管理體係的過程能力得到完善和提高。

 

　　2.6 管理評審：

 

　　時間：內部審核結束後二十天左右進行。

 

　　管理評審通常由總經理主持。其目的在於，依據內審結果報告
、各部門工作報告、顧客反饋
、過程的業績、糾正 /預防措施的狀況
、改進的建議等內容對質量管理體係的充分性
、適宜性和有效性進行評價，找出薄弱環節
，采取糾正、糾正措施和預防措施，使質量管理體係得以不斷完善和改進。

 

　　2.7 符合性審核（模擬審核）：

 

　　谘(zi)詢(xun)顧(gu)問(wen)在(zai)認(ren)證(zheng)機(ji)構(gou)審(shen)核(he)前(qian)將(jiang)組(zu)織(zhi)一(yi)次(ci)模(mo)擬(ni)審(shen)核(he)
，按(an)照(zhao)認(ren)證(zheng)機(ji)構(gou)的(de)審(shen)核(he)程(cheng)序(xu)
，對(dui)企(qi)業(ye)進(jin)行(xing)認(ren)證(zheng)前(qian)的(de)全(quan)麵(mian)審(shen)核(he)，針(zhen)對(dui)審(shen)核(he)中(zhong)出(chu)現(xian)的(de)問(wen)題(ti)提(ti)出(chu)整(zheng)改(gai)意(yi)見(jian)。

 

　　通過符合性審核
，使企業員工熟悉審核程序，感受審核氣氛

，避免因緊張而出現的的問題，爭取一次性順利通過現場認證審核。

 

　　2.8 認證準備：

 

　　此工作包括選擇第三方認證機構
，擬定迎審計劃，做好迎審動員，講解審核注意事項，確保以最好的精神麵貌迎接審核。

 

　　2.9 現場審核

 

　　按認證審核組製定的計劃
，積極配合審核組的審核工作，做好後勤安排，配備陪同人員，確保認證審核的順利進行。

 

　　2.10 關閉不符合項

 

　　zuoweizhiliangguanlitixifangmiandezhuanyeshenheyuan，shenhezuchengyuanzonghuifaxiantixiyunxingzhongsuocunzaidewenti
，tichuzhexiewentiduizhiliangguanlitixidegaijinshiyoubangzhude，zheyeshidisanfangshenhedeyiyisuozai。

 

　　審核組所發現的不符合項，需要企業進行糾正，並根據原因采取必要的糾正措施，防止類似問題的再次發生。

 

　　在所采取的措施完成後，企業需要向審核組提供相關證據
，證明措施的合理性和完成情況，以此表明不符合項得到關閉。

 

　　審核組隻有在不符合項關閉後
，才能向認證中心遞交審核材料。

 

　　2.11 獲取證書

 

　　審核組的審核結果經認證中心的技術專家委員會審議通過後，認證中心將向企業頒發證書

，證明企業的質量管理體係得到了建立、實施和改進。

 

　　以上是建立質量管理體係所需的階段和重點過程，這些階段和過程的製定是遵循管理學上的 PDCA原理製定的，非常科學。它能夠由淺入深、循序漸進地將ISO900管理思想和理論灌輸到企業實際的質量管理工作當中
，深入到每個人的思想當中。

 

　　相對於建立有效的質量管理體係來說
，每一個階段和過程都是必不可少的，每一個階段和過程都是一個台階。如果每個台階都有所悟、有(you)所(suo)體(ti)會(hui)，一(yi)個(ge)台(tai)階(jie)一(yi)個(ge)台(tai)階(jie)地(di)往(wang)上(shang)走(zou)
，最(zui)終(zhong)會(hui)有(you)一(yi)種(zhong)豁(huo)然(ran)開(kai)朗(lang)的(de)感(gan)覺(jiao)。企(qi)業(ye)如(ru)果(guo)能(neng)夠(gou)本(ben)著(zhe)腳(jiao)踏(ta)實(shi)地(di)的(de)態(tai)度(du)
，紮(zha)紮(zha)實(shi)實(shi)地(di)按(an)照(zhao)每(mei)一(yi)個(ge)過(guo)程(cheng)的(de)要(yao)求(qiu)去(qu)做(zuo)，所(suo)獲(huo)得(de)的(de)收(shou)益(yi)將(jiang)是(shi)不(bu)可(ke)估(gu)量(liang)的(de)。

 

　　相反
，如果隻是輕描淡寫地、走過場一樣地去做，為追求速度甚至省略一些階段或步驟
，效果一定會大打折扣，嚴重者會產生負麵影響。

 

　　在此還要說明一點
，通過認證審核，取得認證證書不是目的。將管理體係長期保持下去，並通過內審、管理評審等多種檢查工具，不斷發現問題，堅持持續改進，不斷完善管理體係
，與時俱進，才是企業永恒的目標。