本文主要從需求和采購計劃、采購申請、供應商的選擇
、采購價格確定


、協議和合同管理
、管理過程供應、驗收
、付款
、財務管控九個業務環節
，或者說切入角度，來談談采購風險的防範與控製。

 

一、編製需求和采購計劃

 

　　采購業務從計劃（或預算）kaishi
，baokuoxuqiujihuahecaigoujihua。qiyeshiwuzhong，xuqiubumenyibangenjushengchanjingyingxuyaoxiangcaigoubumentichuwuzixuqiujihua
，caigoubumengenjugaixuqiujihuaguileihuizongpinghengxianyoukucunwuzihou，tongchouanpaicaigoujihua，binganguidingdequanxianhechengxushenpihouzhixing。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　需求或采購計劃不合理、不按實際需求安排采購或隨意超計劃采購，甚至與企業生產經營計劃不協調等。

 

　　主要管控措施：

 

　　生產、經營、項目建設等部門，應當根據實際需求準確
、及時編製需求計劃。需求部門提出需求計劃時

，不能指定或變相指定供應商。對獨家代理、專有、專利等特殊產品應提供相應的獨家
、專有資料，經專業技術部門研討後，經具備相應審批權限的部門或人員審批。

 

　　采cai購gou計ji劃hua是shi企qi業ye年nian度du生sheng產chan經jing營ying計ji劃hua的de一yi部bu分fen

，在zai製zhi定ding年nian度du生sheng產chan經jing營ying計ji劃hua過guo程cheng中zhong，企qi業ye應ying當dang根gen據ju發fa展zhan目mu標biao實shi際ji需xu要yao，結jie合he庫ku存cun和he在zai途tu情qing況kuang，科ke學xue安an排pai采cai購gou計ji劃hua，防fang止zhi采cai購gou過guo高gao或huo過guo低di。

 

　　采購計劃應納入采購預算管理
，經相關負責人審批後
，作為企業剛性指令嚴格執行。

 

二、采購申請

 

　　請購是指企業生產經營部門根據采購計劃和實際需要，提出的采購申請。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　缺乏采購申請製度，請購未經適當審批或超越授權審批
，可能導致采購物資過量或短缺，影響企業正常生產經營。

 

　　主要管控措施：

 

　　建jian立li采cai購gou申shen請qing製zhi度du，依yi據ju購gou買mai物wu資zi或huo接jie受shou勞lao務wu的de類lei型xing，確que定ding歸gui口kou管guan理li部bu門men，授shou予yu相xiang應ying的de請qing購gou權quan，明ming確que相xiang關guan部bu門men或huo人ren員yuan的de職zhi責ze權quan限xian及ji相xiang應ying的de請qing購gou程cheng序xu。企qi業ye可ke以yi根gen據ju實shi際ji需xu要yao設she置zhi專zhuan門men的de請qing購gou部bu門men
，對dui需xu求qiu部bu門men提ti出chu的de采cai購gou需xu求qiu進jin行xing審shen核he，並bing進jin行xing歸gui類lei彙hui總zong，統tong籌chou安an排pai企qi業ye的de采cai購gou計ji劃hua。

 

　　juyouqinggouquandebumenduiyuyusuanneicaigouxiangmu，yingdangyangeanzhaoyusuanzhixingjindubanliqinggoushouxu，binggenjushichangbianhuatichuhelicaigoushenqing。duiyuchaoyusuanheyusuanwaicaigouxiangmu，yingxianlvxingyusuantiaozhengchengxu，youjubeixiangyingshenpiquanxiandebumenhuorenyuanshenpihou，zaixingbanliqinggoushouxu。

 

　　具備相應審批權限的部門或人員審批采購申請時，應重點關注采購申請內容是否準確、完(wan)整(zheng)
，是(shi)否(fou)符(fu)合(he)生(sheng)產(chan)經(jing)營(ying)需(xu)要(yao)
，是(shi)否(fou)符(fu)合(he)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)
，是(shi)否(fou)在(zai)采(cai)購(gou)預(yu)算(suan)範(fan)圍(wei)內(nei)等(deng)。對(dui)不(bu)符(fu)合(he)規(gui)定(ding)的(de)采(cai)購(gou)申(shen)請(qing)，應(ying)要(yao)求(qiu)請(qing)購(gou)部(bu)門(men)調(tiao)整(zheng)請(qing)購(gou)內(nei)容(rong)或(huo)拒(ju)絕(jue)批(pi)準(zhun)。

 

三、選擇供應商

 

　　選擇供應商，也就是確定采購渠道。它是企業采購業務流程中非常重要的環節。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　供應商選擇不當，可能導致采購物資質次價高
，甚至出現舞弊行為。

 

　　主要管控措施：

 

　　建(jian)立(li)科(ke)學(xue)的(de)供(gong)應(ying)商(shang)評(ping)估(gu)和(he)準(zhun)入(ru)製(zhi)度(du)，對(dui)供(gong)應(ying)商(shang)資(zi)質(zhi)信(xin)譽(yu)情(qing)況(kuang)的(de)真(zhen)實(shi)性(xing)和(he)合(he)法(fa)性(xing)進(jin)行(xing)審(shen)查(zha)，確(que)定(ding)合(he)格(ge)的(de)供(gong)應(ying)商(shang)清(qing)單(dan)，健(jian)全(quan)企(qi)業(ye)統(tong)一(yi)的(de)供(gong)應(ying)商(shang)網(wang)絡(luo)。企(qi)業(ye)新(xin)增(zeng)供(gong)應(ying)商(shang)的(de)市(shi)場(chang)準(zhun)入(ru)、供(gong)應(ying)商(shang)新(xin)增(zeng)服(fu)務(wu)關(guan)係(xi)以(yi)及(ji)調(tiao)整(zheng)供(gong)應(ying)商(shang)物(wu)資(zi)目(mu)錄(lu)
，都(dou)要(yao)由(you)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)根(gen)據(ju)需(xu)要(yao)提(ti)出(chu)申(shen)請(qing)，並(bing)按(an)規(gui)定(ding)的(de)權(quan)限(xian)和(he)程(cheng)序(xu)審(shen)核(he)批(pi)準(zhun)後(hou)，納(na)入(ru)供(gong)應(ying)商(shang)網(wang)絡(luo)。企(qi)業(ye)可(ke)委(wei)托(tuo)具(ju)有(you)相(xiang)應(ying)資(zi)質(zhi)的(de)中(zhong)介(jie)機(ji)構(gou)對(dui)供(gong)應(ying)商(shang)進(jin)行(xing)資(zi)信(xin)調(tiao)查(zha)。

 

　　采購部門應當按照公平

、公正和競爭的原則
，擇優確定供應商
，在切實防範舞弊風險的基礎上
，與供應商簽訂質量保證協議。

 

　　建立供應商管理信息係統和供應商淘汰製度
，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經jing營ying狀zhuang況kuang等deng進jin行xing實shi時shi管guan理li和he考kao核he評ping價jia，根gen據ju考kao核he評ping價jia結jie果guo，提ti出chu供gong應ying商shang淘tao汰tai和he更geng換huan名ming單dan，經jing審shen批pi後hou對dui供gong應ying商shang進jin行xing合he理li選xuan擇ze和he調tiao整zheng，並bing在zai供gong應ying商shang管guan理li係xi統tong中zhong作zuo出chu相xiang應ying記ji錄lu。

 

四、確定采購價格

 

　　如何以最優“性價比”采購到符合需求的物資
，是采購部門的永恒主題。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　采購定價機製不科學，采購定價方式選擇不當

，缺乏對重要物資品種價格的跟蹤監控
，引起采購價格不合理，可能造成企業資金損失。

 

　　主要管控措施：

 

　　健全采購定價機製，采取協議采購、招標采購
、詢比價采購、動態競價采購等多種方式，科學合理地確定采購價格。對標準化程度高、需求計劃性強、價格相對穩定的物資，通過招標、聯合談判等公開、競爭方式簽訂框架協議。

 

　　采(cai)購(gou)部(bu)門(men)應(ying)當(dang)定(ding)期(qi)研(yan)究(jiu)大(da)宗(zong)通(tong)用(yong)重(zhong)要(yao)物(wu)資(zi)的(de)成(cheng)本(ben)構(gou)成(cheng)與(yu)市(shi)場(chang)價(jia)格(ge)變(bian)動(dong)趨(qu)勢(shi)，確(que)定(ding)重(zhong)要(yao)物(wu)資(zi)品(pin)種(zhong)的(de)采(cai)購(gou)執(zhi)行(xing)價(jia)格(ge)或(huo)參(can)考(kao)價(jia)格(ge)。建(jian)立(li)采(cai)購(gou)價(jia)格(ge)數(shu)據(ju)庫(ku)，定(ding)期(qi)開(kai)展(zhan)重(zhong)要(yao)物(wu)資(zi)的(de)市(shi)場(chang)供(gong)求(qiu)形(xing)勢(shi)及(ji)價(jia)格(ge)走(zou)勢(shi)商(shang)情(qing)分(fen)析(xi)並(bing)合(he)理(li)利(li)用(yong)。

 

五、訂立框架協議或采購合同

 

　　框架協議是企業與供應商之間為建立長期物資購銷關係而作出的一種約定。

 

　　采購合同是指企業根據采購需要
、確定的供應商
、采購方式、采購價格等情況與供應商簽訂的具有法律約束力的協議，該協議對雙方的權利、義務和違約責任等情況作出了明確規定（企業向供應商支付合同規定的金額、結算方式，供應商按照約定時間
、期限、數量與質量
、規格交付物資給采購方）。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　框架協議簽訂不當
，可能導致物資采購不順暢；未經授權對外訂立采購合同
，合同對方主體資格、履約能力等未達要求
、合同內容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業合法權益受到侵害。

 

　　主要管控措施：

 

　　對擬簽訂框架協議的供應商的主體資格、信用狀況等進行風險評估
；框架協議的簽訂應引入競爭製度，確保供應商具備履約能力。

 

　　根據確定的供應商、采購方式


、采購價格等情況，擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任
，按照規定權限簽署采購合同。對於影響重大、涉及較高專業技術或法律關係複雜的合同，應當組織法律
、技術、財會等專業人員參與談判，必要時可聘請外部專家參與相關工作。

 

　　對重要物資驗收量與合同量之間允許的差異，應當作出統一規定。

 

六、管理供應過程

 

　　guanligongyingguocheng，zhuyaoshizhiqiyejianliyangedecaigouhetonggenzongzhidu，kexuepingjiagongyingshangdegonghuoqingkuang，binggenjuhelixuanzedeyunshugongjuheyunshufangshi，banliyunshu
、投保等事宜
，實時掌握物資采購供應過程的情況。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　缺乏對采購合同履行情況的有效跟蹤，運輸方式選擇不合理
，忽視運輸過程保險風險，可能導致采購物資損失或無法保證供應。

 

　　主要管控措施：

 

　　依(yi)據(ju)采(cai)購(gou)合(he)同(tong)中(zhong)確(que)定(ding)的(de)主(zhu)要(yao)條(tiao)款(kuan)跟(gen)蹤(zong)合(he)同(tong)履(lv)行(xing)情(qing)況(kuang)，對(dui)有(you)可(ke)能(neng)影(ying)響(xiang)生(sheng)產(chan)或(huo)工(gong)程(cheng)進(jin)度(du)的(de)異(yi)常(chang)情(qing)況(kuang)

，應(ying)出(chu)具(ju)書(shu)麵(mian)報(bao)告(gao)並(bing)及(ji)時(shi)提(ti)出(chu)解(jie)決(jue)方(fang)案(an)，采(cai)取(qu)必(bi)要(yao)措(cuo)施(shi)
，保(bao)證(zheng)需(xu)求(qiu)物(wu)資(zi)的(de)及(ji)時(shi)供(gong)應(ying)。

 

　　對重要物資建立並執行合同履約過程中的巡視、dianjianhejianzaozhidu。duixuyaojianzaodewuzi，zeyouquedingjianzaodanwei，qiandingjianzaohetong，luoshijianzaozerenren，shenhequerenjianzaodagang，shendingjianzaobaogao

，bingjishixiangjishudengbumentongbao。

 

　　根據生產建設進度和采購物資特性等因素，選擇合理的運輸工具和運輸方式，辦理運輸、投保等事宜。

 

　　采用供應商關係管理平台，並對接企業ERP係統，實行全過程的采購登記製度或信息化管理
，確保采購全過程的監控、異常和風險控製

、以及可追溯性。

 

七
、驗收

 

　　驗收是指企業對采購物資和勞務的檢驗接收
，以確保其符合合同相關規定或產品質量要求。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　驗收標準不明確
、驗收程序不規範
、對驗收中存在的異常情況不作處理，可能造成賬實不符、采購物資損失。

 

　　主要管控措施：

 

　　製定明確的采購驗收標準，結合物資特性確定必檢物資目錄，規定此類物資出具質量檢驗報告後方可入庫。

 

　　驗收機構或人員應當根據采購合同及質量檢驗部門出具的質量檢驗證明
，重點關注采購合同、發票等原始單據與采購物資的數量

、質量、規格型號等核對一致。對驗收合格的物資
，填製入庫憑證
，加蓋物資“收訖章”，登記實物賬
，及時將入庫憑證傳遞給財會部門。物資入庫前，采購部門須檢查質量保證書、商檢證書或合格證等證明文件。驗收時涉及技術性強的、大宗的和新、特物資
，還應進行專業測試
，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。

 

　　對於驗收過程中發現的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預算采購的物資、毀(hui)損(sun)的(de)物(wu)資(zi)等(deng)
，驗(yan)收(shou)機(ji)構(gou)或(huo)人(ren)員(yuan)應(ying)當(dang)立(li)即(ji)向(xiang)企(qi)業(ye)有(you)權(quan)管(guan)理(li)的(de)相(xiang)關(guan)機(ji)構(gou)報(bao)告(gao)，相(xiang)關(guan)機(ji)構(gou)應(ying)當(dang)查(zha)明(ming)原(yuan)因(yin)並(bing)及(ji)時(shi)處(chu)理(li)。對(dui)於(yu)不(bu)合(he)格(ge)物(wu)資(zi)，采(cai)購(gou)部(bu)門(men)依(yi)據(ju)檢(jian)驗(yan)結(jie)果(guo)辦(ban)理(li)讓(rang)步(bu)接(jie)收(shou)
、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產建設損失的
，采購部門要按照合同約定索賠。

 

八、付款

 

　　付款是指企業在對采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等內容審核無誤後，按照采購合同規定及時向供應商辦理支付款項的過程。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　付款審核不嚴格、付款方式不恰當、付款金額控製不嚴，可能導致企業資金損失或信用受損。

 

　　主要管控措施：

 

　　企業應當加強采購付款的管理，完善付款流程
，明確付款審核人的責任和權力
，嚴格審核采購預算、合同、相關單據憑證、審批程序等相關內容
，審核無誤後按照合同規定，合理選擇付款方式
，及時辦理付款。要著力關注以下方麵：

 

　　嚴格審查采購發票等票據的真實性
、合法性和有效性，判斷采購款項是否確實應予支付。如審查發票填製的內容是否與發票種類相符合、發(fa)票(piao)加(jia)蓋(gai)的(de)印(yin)章(zhang)是(shi)否(fou)與(yu)票(piao)據(ju)的(de)種(zhong)類(lei)相(xiang)符(fu)合(he)等(deng)。企(qi)業(ye)應(ying)當(dang)重(zhong)視(shi)采(cai)購(gou)付(fu)款(kuan)的(de)過(guo)程(cheng)控(kong)製(zhi)和(he)跟(gen)蹤(zong)管(guan)理(li)，如(ru)果(guo)發(fa)現(xian)異(yi)常(chang)情(qing)況(kuang)，應(ying)當(dang)拒(ju)絕(jue)向(xiang)供(gong)應(ying)商(shang)付(fu)款(kuan)，避(bi)免(mian)出(chu)現(xian)資(zi)金(jin)損(sun)失(shi)和(he)信(xin)用(yong)受(shou)損(sun)。

 

　　根(gen)據(ju)國(guo)家(jia)有(you)關(guan)支(zhi)付(fu)結(jie)算(suan)的(de)相(xiang)關(guan)規(gui)定(ding)和(he)企(qi)業(ye)生(sheng)產(chan)經(jing)營(ying)的(de)實(shi)際(ji)
，合(he)理(li)選(xuan)擇(ze)付(fu)款(kuan)方(fang)式(shi)，並(bing)嚴(yan)格(ge)遵(zun)循(xun)合(he)同(tong)規(gui)定(ding)，防(fang)範(fan)付(fu)款(kuan)方(fang)式(shi)不(bu)當(dang)帶(dai)來(lai)的(de)法(fa)律(lv)風(feng)險(xian)
，保(bao)證(zheng)資(zi)金(jin)安(an)全(quan)。除(chu)了(le)不(bu)足(zu)轉(zhuan)賬(zhang)起(qi)點(dian)金(jin)額(e)的(de)采(cai)購(gou)可(ke)以(yi)支(zhi)付(fu)現(xian)金(jin)外(wai)，采(cai)購(gou)價(jia)款(kuan)應(ying)通(tong)過(guo)銀(yin)行(xing)辦(ban)理(li)轉(zhuan)賬(zhang)。

 

　　加強預付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預付款項

，應當定期進行追蹤核查，綜合分析預付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風險等情況
，發現有疑問的預付款項
，應當及時采取措施，盡快收回款項。

 

九、財務控製

 

　　財務控製主要指采購業務會計係統控製。

 

　　該環節的主要風險是：

 

　　缺乏有效的采購會計係統控製，未能全麵真實地記錄和反映企業采購各環節的資金流和實物流情況
，相關會計記錄與相關采購記錄

、倉儲記錄不一致，可能導致企業采購業務未能如實反映，以及采購物資和資金受損。

 

　　主要管控措施：

 

　　企業應當加強對購買、驗收、付款業務的會計係統控製，詳細記錄供應商情況、采購申請、采購合同
、采購通知、驗收證明
、入庫憑證
、退貨情況、商業票據、款項支付等情況
，做好采購業務各環節的記錄，確保會計記錄、采購記錄與倉儲記錄核對一致。

 

　　指定專人通過函證等方式，定期向供應商寄發對賬函，核對應付賬款、應付票據
、預付賬款等往來款項，對供應商提出的異議應及時查明原因
，報有權管理的部門或人員批準後，做出相應調整。