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jilushijizaiguochengzhuangtaiheguochengjieguodewenjian，shizhiliangguanlitixiwenjiandeyigezhongyaozuchengbufen。suoweiguochengzhuangtaizhuyaozhenduichanpinzhiliangdexingchengguochenghetixideyunxingguocheng，erguochengjieguozeshizhitixiyunxingxiaoguohechanpinmanzuzhiliangyaoqiudechengdu。genjujiludeshangshutexing，jiluzaizuzhidezhiliangguanlitixizhongfahuizhezhongyaodezuoyong。
在記錄過程中常見的問題：
盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。
亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體係考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。
散：保存、管理分散，未作統一的規定。
鬆：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏於檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。
空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。
二、記錄的設計和編製意義
1、記錄的充分性和必要性：
記(ji)錄(lu)作(zuo)為(wei)基(ji)礎(chu)性(xing)和(he)依(yi)據(ju)性(xing)文(wen)件(jian)，應(ying)盡(jin)可(ke)能(neng)全(quan)麵(mian)地(di)反(fan)映(ying)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)形(xing)成(cheng)的(de)過(guo)程(cheng)和(he)結(jie)果(guo)以(yi)及(ji)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)狀(zhuang)態(tai)和(he)結(jie)果(guo)。為(wei)此(ci)，組(zu)織(zhi)既(ji)要(yao)從(cong)總(zong)體(ti)上(shang)評(ping)價(jia)記(ji)錄(lu)的(de)充(chong)分(fen)性(xing)，力(li)求(qiu)使(shi)原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)完(wan)整(zheng)，同(tong)時(shi)，又(you)要(yao)對(dui)每(mei)一(yi)記(ji)錄(lu)的(de)必(bi)要(yao)性(xing)進(jin)行(xing)逐(zhu)一(yi)評(ping)審(shen)和(he)取(qu)舍(she)，要(yao)注(zhu)意(yi)並(bing)非(fei)記(ji)錄(lu)越(yue)多(duo)越(yue)好(hao)，正(zheng)確(que)的(de)做(zuo)法(fa)是(shi)隻(zhi)選(xuan)擇(ze)那(na)些(xie)必(bi)要(yao)的(de)原(yuan)始(shi)數(shu)據(ju)作(zuo)為(wei)記(ji)錄(lu)。
2、記錄的真實性和準確性：
真zhen實shi準zhun確que的de記ji載zai質zhi量liang信xin息xi，才cai能neng為wei有you效xiao地di運yun行xing組zu織zhi的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi並bing實shi現xian持chi續xu改gai進jin提ti供gong可ke靠kao的de依yi據ju，因yin此ci，在zai確que定ding記ji錄lu的de格ge式shi和he內nei容rong的de同tong時shi，應ying考kao慮lv使shi用yong者zhe填tian寫xie方fang便bian並bing保bao證zheng能neng夠gou在zai現xian有you條tiao件jian下xia準zhun確que地di獲huo取qu所suo需xu的de質zhi量liang信xin息xi。填tian寫xie記ji錄lu應ying實shi事shi求qiu是shi、嚴肅認真。
3、記錄的規範化和標準化：
應盡量采用國際、guoneihuoxingyebiaozhun，cankaoxianjinzuzhidechenggongjingyanyishijilugengjiaguifanhuahebiaozhunhua，zaijianlizhiliangguanlitixiguochengzhong，yingdangduixianxingdejinxingqingli，feiliduoyudejilu，xiugaibushiyongdejilu，yanyongyoujiazhidebingzengbubixude，yingshiyongshidangdebiaogehuotubiaogeshijiayiguiding，anyaoqiutongyibianhao，shigexianghuodongdejilugengjiaxitonghexietiao，shixianjiludebiaozhunhuaguanli。duiyutongyizhonghuodongdejilugeshiyingdangshigudingde，bunengsuiyibiangeng，zaochenghunluan，jishixuyaoxiugai，yeyingguidingyigetongyideshijiankaishishiyongxinbiaoge。
三、記錄的填寫要求和注意事項
1、記錄用筆要求：
記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
2、記錄的原始性：
jiluyaobaochixianchangyunzuo，rushijilu，zhejiushiyuanshixing。yuanshijiushizuichudediyishoude。yuanshixingjiushidangtiandeyunzuodangtianji，dangzhoudehuodongdangzhouji。zuodaojishihezhenshi，buyunxutianjiadiandishuifen，shijiluzhenshikekao。jilubaochiqiyuanshixing，bukeyizhongxinchaoxiehefuyin，gengbukeyizaiguochengjinxingwanhoujiayixiushihezhuangdian。
3、記錄的清晰準確：
記(ji)錄(lu)是(shi)作(zuo)為(wei)闡(chan)明(ming)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)所(suo)取(qu)得(de)結(jie)果(guo)或(huo)提(ti)供(gong)體(ti)係(xi)所(suo)完(wan)成(cheng)活(huo)動(dong)的(de)證(zheng)據(ju)的(de)文(wen)件(jian)而(er)策(ce)劃(hua)設(she)置(zhi)的(de)，即(ji)是(shi)證(zheng)據(ju)，首(shou)先(xian)要(yao)屬(shu)實(shi)，要(yao)做(zuo)到(dao)屬(shu)實(shi)，就(jiu)要(yao)將(jiang)過(guo)程(cheng)做(zuo)到(dao)位(wei)並(bing)運(yun)作(zuo)事(shi)實(shi)記(ji)得(de)正(zheng)確(que)和(he)清(qing)晰(xi)，語(yu)言(yan)和(he)用(yong)字(zi)都(dou)要(yao)規(gui)範(fan)。不(bu)但(dan)使(shi)自(zi)己(ji)能(neng)看(kan)清(qing)楚(chu)，也(ye)能(neng)使(shi)別(bie)人(ren)都(dou)看(kan)清(qing)楚(chu)。
4、筆誤的處理：
在(zai)填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)出(chu)現(xian)筆(bi)誤(wu)後(hou)，不(bu)要(yao)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)亂(luan)寫(xie)亂(luan)畫(hua)，甚(shen)至(zhi)塗(tu)成(cheng)黑(hei)色(se)或(huo)用(yong)修(xiu)整(zheng)液(ye)加(jia)以(yi)掩(yan)蓋(gai)，正(zheng)確(que)的(de)處(chu)理(li)筆(bi)誤(wu)的(de)方(fang)法(fa)，是(shi)在(zai)筆(bi)誤(wu)的(de)文(wen)字(zi)或(huo)數(shu)據(ju)上(shang)，用(yong)原(yuan)使(shi)用(yong)的(de)筆(bi)墨(mo)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，再(zai)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)的(de)上(shang)行(xing)間(jian)或(huo)下(xia)行(xing)間(jian)填(tian)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)文(wen)字(zi)和(he)數(shu)值(zhi)。
5、空白欄目的填寫：
有(you)些(xie)記(ji)錄(lu)在(zai)運(yun)作(zuo)的(de)情(qing)況(kuang)下(xia)所(suo)有(you)的(de)欄(lan)目(mu)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)。怎(zen)麼(me)處(chu)置(zhi)呢(ne)？空(kong)白(bai)欄(lan)目(mu)不(bu)能(neng)不(bu)填(tian)，其(qi)填(tian)寫(xie)的(de)方(fang)法(fa)是(shi)在(zai)空(kong)白(bai)的(de)適(shi)中(zhong)位(wei)置(zhi)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，表(biao)示(shi)記(ji)錄(lu)者(zhe)已(yi)經(jing)關(guan)注(zhu)到(dao)這(zhe)一(yi)欄(lan)目(mu)，隻(zhi)是(shi)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)，就(jiu)以(yi)一(yi)橫(heng)線(xian)代(dai)之(zhi)，如(ru)果(guo)縱(zong)向(xiang)有(you)幾(ji)行(xing)均(jun)無(wu)內(nei)容(rong)填(tian)寫(xie)，亦(yi)可(ke)用(yong)一(yi)斜(xie)線(xian)代(dai)之(zhi)。
6、簽署要求：
記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權quan限xian和he相xiang互hu關guan係xi的de體ti現xian，是shi記ji錄lu運yun作zuo中zhong不bu可ke少shao的de組zu成cheng部bu分fen，任ren何he簽qian署shu都dou應ying簽qian署shu全quan名ming，同tong時shi盡jin可ke能neng的de清qing晰xi易yi辨bian，不bu允yun許xu有you姓xing無wu名ming或huo有you名ming無wu姓xing情qing況kuang存cun在zai。
四、記錄的管理和控製
1、記錄的標識：
應具有唯一性標識，為了便於歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。
2、標識的內容應包括：
記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
3、記錄的貯存和保管：
記(ji)錄(lu)應(ying)當(dang)按(an)照(zhao)檔(dang)案(an)要(yao)求(qiu)立(li)卷(juan)貯(zhu)存(cun)和(he)保(bao)管(guan)。記(ji)錄(lu)的(de)保(bao)管(guan)由(you)專(zhuan)人(ren)或(huo)專(zhuan)門(men)的(de)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)，應(ying)建(jian)立(li)必(bi)要(yao)的(de)保(bao)管(guan)製(zhi)度(du)，保(bao)管(guan)方(fang)式(shi)應(ying)便(bian)於(yu)檢(jian)索(suo)合(he)存(cun)取(qu)，保(bao)管(guan)環(huan)境(jing)應(ying)適(shi)宜(yi)可(ke)靠(kao)，幹(gan)燥(zao)、通風並有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、bianzhihediushi。guanyijiludebaocunqixianwenti，ruguowaibumeiyouyaoqiude，zuzhikezhenduibutongchanpindetedianhefaguiyaoqiuzuochuxiangyingguiding，ruguohetongduijilutichuyaoqiu，zeanzhaogukedeyaoqiuquedingbaocunqixian。
一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。
4、記錄的檢索：
一(yi)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)往(wang)往(wang)涉(she)及(ji)到(dao)多(duo)項(xiang)記(ji)錄(lu)的(de)內(nei)容(rong)和(he)表(biao)格(ge)，為(wei)了(le)避(bi)免(mian)漏(lou)項(xiang)，應(ying)當(dang)對(dui)記(ji)錄(lu)進(jin)行(xing)編(bian)目(mu)，編(bian)目(mu)具(ju)有(you)引(yin)導(dao)和(he)路(lu)徑(jing)作(zuo)用(yong)，可(ke)以(yi)便(bian)於(yu)記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)和(he)使(shi)用(yong)，使(shi)查(zha)閱(yue)對(dui)該(gai)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)能(neng)有(you)一(yi)個(ge)整(zheng)體(ti)的(de)了(le)解(jie)。對(dui)於(yu)一(yi)個(ge)項(xiang)目(mu)，合(he)同(tong)或(huo)是(shi)產(chan)品(pin)實(shi)現(xian)後(hou)過(guo)程(cheng)，可(ke)以(yi)考(kao)慮(lv)建(jian)立(li)一(yi)個(ge)總(zong)編(bian)目(mu)，按(an)產(chan)品(pin)實(shi)現(xian)的(de)進(jin)度(du)進(jin)行(xing)排(pai)列(lie)。對(dui)於(yu)記(ji)錄(lu)內(nei)容(rong)較(jiao)多(duo)，質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)聯(lian)係(xi)複(fu)雜(za)的(de)記(ji)錄(lu)，也(ye)可(ke)設(she)置(zhi)分(fen)項(xiang)編(bian)目(mu)。記(ji)錄(lu)在(zai)歸(gui)檔(dang)前(qian)經(jing)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)驗(yan)收(shou)合(he)格(ge)後(hou)方(fang)可(ke)進(jin)行(xing)，如(ru)果(guo)歸(gui)檔(dang)資(zi)料(liao)不(bu)全(quan)，負(fu)責(ze)歸(gui)檔(dang)驗(yan)收(shou)的(de)部(bu)門(men)有(you)權(quan)拒(ju)收(shou)。記(ji)錄(lu)中(zhong)包(bao)含(han)了(le)大(da)量(liang)有(you)用(yong)的(de)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)證(zheng)據(ju)和(he)原(yuan)始(shi)信(xin)息(xi)，要(yao)發(fa)揮(hui)其(qi)作(zuo)用(yong)必(bi)須(xu)使(shi)用(yong)其(qi)便(bian)於(yu)有(you)關(guan)部(bu)門(men)和(he)員(yuan)工(gong)查(zha)找(zhao)，記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)納(na)入(ru)計(ji)算(suan)機(ji)管(guan)理(li)是(shi)比(bi)較(jiao)好(hao)的(de)做(zuo)法(fa)，編(bian)製(zhi)電(dian)子(zi)索(suo)引(yin)，可(ke)以(yi)提(ti)高(gao)檢(jian)索(suo)和(he)查(zha)閱(yue)的(de)效(xiao)率(lv)。
5、記錄的處置：
超(chao)過(guo)規(gui)定(ding)保(bao)存(cun)期(qi)限(xian)的(de)記(ji)錄(lu)，應(ying)統(tong)一(yi)進(jin)行(xing)處(chu)理(li)，重(zhong)要(yao)的(de)含(han)有(you)保(bao)密(mi)內(nei)容(rong)的(de)記(ji)錄(lu)須(xu)保(bao)留(liu)銷(xiao)毀(hui)記(ji)錄(lu)。記(ji)錄(lu)必(bi)須(xu)如(ru)實(shi)記(ji)載(zai)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)最(zui)終(zhong)狀(zhuang)態(tai)，如(ru)實(shi)反(fan)映(ying)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。
6、質量記錄報表填寫注意事項：
質量記錄用於記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據，有利於產品標識和可追溯性。
五、質量記錄填寫有以下事項需要注意
報表填寫必須完整，盡可能詳細：
對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。
記錄要求準確清晰，不得潦草：
更不得隨便在記錄上亂塗亂畫，記錄背麵也一樣，特別注意的是要檢查最後填寫的清晰度，不清晰者要進行重填。
記錄不得隨便進行更改：
需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然後，在旁邊寫上正確的內容。同時，在旁邊進行簽名，並寫上日期。
值得注意的是：
如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。
簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等……
填寫日期時要寫全年月日，例如，文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等……
buzhunshiyongtugaiye，yebunengshiyongxiuzhengzhideng，buzhunyongqianbitianxie，yibanbuzhunyonghongsebijitianxie，youqishiqianming。jilubaobiaoderiqiheliushuihaoyaoxiequan，bianyuzhuisuheguanli。riqitianzhiyaoxiequannianyueri，ru，2004年2月1日；流水號的填製必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。
