記(ji)錄(lu)是(shi)記(ji)載(zai)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)和(he)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)的(de)文(wen)件(jian)

，是(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)的(de)一(yi)個(ge)重(zhong)要(yao)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)。所(suo)謂(wei)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)主(zhu)要(yao)針(zhen)對(dui)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)過(guo)程(cheng)，而(er)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)則(ze)是(shi)指(zhi)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)效(xiao)果(guo)和(he)產(chan)品(pin)滿(man)足(zu)質(zhi)量(liang)要(yao)求(qiu)的(de)程(cheng)度(du)。

 

　　根據記錄的上述特性
，記錄在組織的質量管理體係中發揮著重要的作用。

 

一、目的

 

　　保證生產過程的可追溯性

 

二
、範圍

 

　　生產車間內的所有人員

 

三
、執行人

 

　　操作工

、班長、主任

 

四、具體內容

 

　　1
、記錄的設計和編製意義：

 

　　（1） 記錄的充分性和必要性：

 

　　記錄作為基礎性和依據性文件
，應盡可能全麵地反映產品質量形成的過程和結果以及質量管理體係的運行狀態和結果。

 

　　weici，zuzhijiyaocongzongtishangpingjiajiludechongfenxing

，liqiushiyuanshijiluwanzheng，tongshiyouyaoduimeiyijiludebiyaoxingjinxingzhuyipingshenhequshe，yaozhuyibingfeijiluyueduoyuehao，zhengquedezuofashizhixuanzenaxiebiyaodeyuanshishujuzuoweijilu。

 

　　（2） 記錄的真實性和準確性：

 

　　真(zhen)實(shi)準(zhun)確(que)的(de)記(ji)載(zai)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)
，才(cai)能(neng)為(wei)有(you)效(xiao)地(di)運(yun)行(xing)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)並(bing)實(shi)現(xian)持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)提(ti)供(gong)可(ke)靠(kao)的(de)依(yi)據(ju)
，因(yin)此(ci)，在(zai)確(que)定(ding)記(ji)錄(lu)的(de)格(ge)式(shi)和(he)內(nei)容(rong)的(de)同(tong)時(shi)，應(ying)考(kao)慮(lv)使(shi)用(yong)者(zhe)填(tian)寫(xie)方(fang)便(bian)並(bing)保(bao)證(zheng)能(neng)夠(gou)在(zai)現(xian)有(you)條(tiao)件(jian)下(xia)準(zhun)確(que)地(di)獲(huo)取(qu)所(suo)需(xu)的(de)質(zhi)量(liang)信(xin)息(xi)。填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)應(ying)實(shi)亊(亊)求(qiu)是(shi)，嚴(yan)肅(su)認(ren)真(zhen)。

 

　　（3） 記錄的規範化和標準化：

 

　　應(ying)盡(jin)量(liang)采(cai)用(yong)國(guo)際(ji)

，國(guo)內(nei)或(huo)行(xing)業(ye)標(biao)準(zhun)
，參(can)考(kao)先(xian)進(jin)組(zu)織(zhi)的(de)成(cheng)功(gong)經(jing)驗(yan)以(yi)使(shi)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)規(gui)範(fan)化(hua)和(he)標(biao)準(zhun)化(hua)，在(zai)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)中(zhong)
，應(ying)當(dang)對(dui)現(xian)行(xing)的(de)進(jin)行(xing)清(qing)理(li)，廢(fei)立(li)多(duo)餘(yu)的(de)記(ji)錄(lu)，修(xiu)改(gai)不(bu)適(shi)用(yong)的(de)記(ji)錄(lu)，沿(yan)用(yong)有(you)價(jia)值(zhi)的(de)並(bing)增(zeng)補(bu)必(bi)需(xu)的(de)，應(ying)使(shi)用(yong)適(shi)當(dang)的(de)表(biao)格(ge)或(huo)圖(tu)表(biao)格(ge)式(shi)加(jia)以(yi)規(gui)定(ding)，按(an)要(yao)求(qiu)統(tong)一(yi)編(bian)號(hao)，使(shi)各(ge)項(xiang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)係(xi)統(tong)和(he)協(xie)調(tiao)
，實(shi)現(xian)記(ji)錄(lu)的(de)標(biao)準(zhun)化(hua)管(guan)理(li)。

 

　　對於同一種活動的記錄格式應當是固定的

，不能隨意變更，造成混亂
，即使需要修改
，也應規定一個統一的時間開始使用新表格。

 

　　2、記錄的填寫要求和注意亊項：

 

　　（1）記錄用筆要求：

 

　　記錄用筆可以用鋼筆
，圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆
，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

 

　　（2）記錄的原始性：

 

　　記ji錄lu要yao保bao持chi現xian場chang運yun作zuo，如ru實shi記ji錄lu，這zhe就jiu是shi原yuan始shi性xing。原yuan始shi就jiu是shi最zui初chu的de第di一yi手shou的de。原yuan始shi性xing就jiu是shi當dang天tian的de運yun作zuo當dang天tian記ji，當dang周zhou的de活huo動dong當dang周zhou記ji。做zuo到dao及ji時shi和he真zhen實shi，不bu允yun許xu添tian加jia點dian滴di水shui分fen，使shi記ji錄lu真zhen實shi可ke靠kao。記ji錄lu保bao持chi其qi原yuan始shi性xing，不bu可ke以yi重zhong新xin抄chao寫xie和he複fu印yin，更geng不bu可ke以yi在zai過guo程cheng進jin行xing完wan後hou加jia以yi修xiu飾shi和he裝zhuang點dian。

 

　　（3）記錄的清晰準確：

 

　　記ji錄lu是shi作zuo為wei闡chan明ming質zhi量liang管guan理li體ti係xi所suo取qu得de結jie果guo或huo提ti供gong體ti係xi所suo完wan成cheng活huo動dong的de證zheng據ju的de文wen件jian而er策ce劃hua設she置zhi的de，即ji是shi證zheng據ju
，首shou先xian要yao屬shu實shi，要yao做zuo到dao屬shu實shi
，就jiu要yao將jiang過guo程cheng做zuo到dao位wei並bing運yun作zuo亊亊實shi記ji得de正zheng確que和he清qing晰xi
，語yu言yan和he用yong字zi都dou要yao規gui範fan。不bu但dan使shi自zi己ji能neng看kan清qing楚chu，也ye能neng使shi別bie人ren都dou看kan清qing楚chu。

 

　　（4）筆誤的處理：

 

　　在zai填tian寫xie記ji錄lu出chu現xian筆bi誤wu後hou
，不bu要yao在zai筆bi誤wu處chu亂luan寫xie亂luan畫hua
，甚shen至zhi塗tu成cheng黑hei色se或huo用yong修xiu整zheng液ye加jia以yi掩yan蓋gai，正zheng確que的de處chu理li筆bi誤wu的de方fang法fa
，是shi在zai筆bi誤wu的de文wen字zi或huo數shu據ju上shang，用yong原yuan使shi用yong的de筆bi墨mo畫hua一yi橫heng線xian，再zai在zai筆bi誤wu處chu的de上shang行xing間jian或huo下xia行xing間jian填tian上shang正zheng確que的de文wen字zi和he數shu值zhi。

 

　　（5）空白欄目的填寫：

 

　　有(you)些(xie)記(ji)錄(lu)在(zai)運(yun)作(zuo)的(de)情(qing)況(kuang)下(xia)所(suo)有(you)的(de)欄(lan)目(mu)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)。怎(zen)麼(me)處(chu)置(zhi)呢(ne)？空(kong)白(bai)欄(lan)目(mu)不(bu)能(neng)不(bu)填(tian)
，其(qi)填(tian)寫(xie)的(de)方(fang)法(fa)是(shi)在(zai)空(kong)白(bai)的(de)適(shi)中(zhong)位(wei)置(zhi)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，表(biao)示(shi)記(ji)錄(lu)者(zhe)已(yi)經(jing)關(guan)注(zhu)到(dao)這(zhe)一(yi)欄(lan)目(mu)，隻(zhi)是(shi)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)
，就(jiu)以(yi)一(yi)橫(heng)線(xian)代(dai)之(zhi)，如(ru)果(guo)縱(zong)向(xiang)有(you)幾(ji)行(xing)均(jun)無(wu)內(nei)容(rong)填(tian)寫(xie)，亦(yi)可(ke)用(yong)一(yi)斜(xie)線(xian)代(dai)之(zhi)。

 

　　（6）簽署要求：

 

　　記ji錄lu中zhong會hui包bao含han各ge種zhong類lei型xing的de簽qian署shu
，有you作zuo業ye後hou的de簽qian署shu
，有you認ren可ke，審shen定ding，批pi準zhun等deng簽qian署shu，這zhe些xie簽qian署shu都dou是shi這zhe原yuan則ze
，權quan限xian和he相xiang亙gen關guan係xi的de體ti現xian，是shi記ji錄lu運yun作zuo中zhong不bu可ke少shao的de組zu成cheng部bu分fen，任ren何he簽qian署shu都dou應ying簽qian署shu全quan名ming，同tong時shi盡jin可ke能neng的de清qing晰xi易yi辨bian，不bu允yun許xu有you姓xing無wu名ming或huo有you名ming無wu姓xing情qing況kuang存cun在zai。

 

　　3、記錄的管理和控製：

 

　　（1） 記錄的標識：

 

　　應具有唯一性標識
，為了便於歸檔和檢索

，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號，版本號，表號
，頁號，沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

 

　　（2） 記錄的貯存和保管：

 

　　記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。

 

　　記ji錄lu的de保bao管guan由you專zhuan人ren或huo專zhuan門men的de主zhu管guan部bu門men負fu責ze，應ying建jian立li必bi要yao的de保bao管guan製zhi度du，保bao管guan方fang式shi應ying便bian於yu檢jian索suo合he存cun取qu
，保bao管guan環huan境jing應ying適shi宜yi可ke靠kao
，幹gan燥zao，通tong風feng，並bing有you必bi要yao的de架jia，箱xiang，應ying做zuo到dao防fang潮chao
，防fang火huo，防fang蛀zhu，防fang止zhi損sun壞huai，變bian質zhi和he丟diu失shi。

 

　　jiludebaocunqixianwenti，ruguowaibumeiyouyaoqiude，zuzhikezhenduibutongchanpindetedianhefaguiyaoqiuzuochuxiangyingguiding，ruguohetongduijilutichuyaoqiu，zeanzhaogukedeyaoqiuquedingbaocunqixian。

 

　　一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。

 

　　（3） 記錄的檢索：

 

　　一yi項xiang質zhi量liang活huo動dong往wang往wang涉she及ji到dao多duo項xiang記ji錄lu的de內nei容rong和he表biao格ge，為wei了le避bi免mian漏lou項xiang，應ying當dang對dui記ji錄lu進jin行xing編bian目mu
，編bian目mu具ju有you引yin導dao和he路lu徑jing作zuo用yong
，可ke以yi便bian於yu記ji錄lu的de查zha閱yue和he使shi用yong，使shi查zha閱yue對dui該gai項xiang質zhi量liang活huo動dong的de記ji錄lu能neng有you一yi個ge整zheng體ti的de了le解jie。對dui於yu一yi個ge項xiang目mu，合he同tong或huo是shi產chan品pin實shi現xian後hou過guo程cheng，可ke以yi考kao慮lv建jian立li一yi個ge總zong編bian目mu
，按an產chan品pin實shi現xian的de進jin度du進jin行xing排pai列lie。對dui於yu記ji錄lu內nei容rong較jiao多duo，質zhi量liang活huo動dong聯lian係xi複fu雜za的de記ji錄lu，也ye可ke設she置zhi分fen項xiang編bian目mu。

 

　　記錄在歸檔前經主管部門驗收合格後方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。

 

　　記(ji)錄(lu)中(zhong)包(bao)含(han)了(le)大(da)量(liang)有(you)用(yong)的(de)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)證(zheng)據(ju)和(he)原(yuan)始(shi)信(xin)息(xi)
，要(yao)發(fa)揮(hui)其(qi)作(zuo)用(yong)必(bi)須(xu)使(shi)用(yong)其(qi)便(bian)於(yu)有(you)關(guan)部(bu)門(men)和(he)員(yuan)工(gong)查(zha)找(zhao)，記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)納(na)入(ru)計(ji)算(suan)機(ji)管(guan)理(li)是(shi)比(bi)較(jiao)好(hao)的(de)做(zuo)法(fa)
，編(bian)製(zhi)電(dian)子(zi)索(suo)引(yin)，可(ke)以(yi)提(ti)高(gao)檢(jian)索(suo)和(he)查(zha)閱(yue)的(de)效(xiao)率(lv)。

 

　　（4） 記錄的處置：

 

　　超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理
，重要的含有保密內容的記錄須保留銷毀記錄。

 

　　記(ji)錄(lu)必(bi)須(xu)如(ru)實(shi)記(ji)載(zai)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)最(zui)終(zhong)狀(zhuang)態(tai)，如(ru)實(shi)反(fan)映(ying)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)
，過(guo)程(cheng)和(he)活(huo)動(dong)的(de)運(yun)行(xing)狀(zhuang)況(kuang)和(he)結(jie)果(guo)，證(zheng)實(shi)產(chan)品(pin)滿(man)足(zu)技(ji)術(shu)標(biao)準(zhun)
，合(he)同(tong)，法(fa)規(gui)要(yao)求(qiu)以(yi)及(ji)顧(gu)客(ke)的(de)期(qi)望(wang)的(de)程(cheng)度(du)
，反(fan)映(ying)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)是(shi)否(fou)已(yi)得(de)到(dao)有(you)效(xiao)運(yun)行(xing)
，產(chan)品(pin)，過(guo)程(cheng)和(he)整(zheng)個(ge)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)是(shi)否(fou)達(da)到(dao)了(le)預(yu)期(qi)的(de)要(yao)求(qiu)。

 

　　4


、質量記錄報表填寫注意亊項

 

　　質量記錄用於記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據
，有利於產品標識和可追溯性。

 

　　質量記錄填寫有以下亊項需要注意：

 

　　（1）報表填寫必須完整，盡可能詳細（可按照“6w2h”的表述方式進行描述），對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名；

 

　　（2）記ji錄lu要yao求qiu準zhun確que清qing晰xi
，不bu得de潦liao草cao，更geng不bu得de隨sui便bian在zai記ji錄lu上shang亂luan塗tu亂luan畫hua，記ji錄lu背bei麵mian也ye一yi樣yang，特te別bie注zhu意yi的de是shi要yao檢jian查zha最zui後hou填tian寫xie的de清qing晰xi度du，不bu清qing晰xi者zhe要yao進jin行xing重zhong填tian；

 

　　（3）jilubudesuibianjinxinggenggai
，xuyaogenggaishizhengquedezuofashixianjiangcuowudedifangyongyitiaohengxianhuadiao，ranhouzaipangbianxieshangzhengquedeneirong，tongshizaipangbianjinxingqianming，bingxieshangriqi。zhidezhuyideshi：

 

　　①如是數字錯誤
，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉；

 

　　②簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任，某經理，某先生，某小姐等
；

 

　　③填寫日期時要寫全年月日
，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1,2004.2.1等。

 

　　（4）不準使用塗改液，也不能使用修正紙等
，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫
，尤其是簽名；

 

　　（5）記錄報表的日期和流水號要寫全
，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日，如2004年2月1日
；