1
、明確記錄控製的職責和權限

 

    所有管理體係運行所涉及的部門都必須保留自己的工作情況和體係運行當中的記錄和必要的追溯性
、證明性記錄。指定一個部門收集、歸(gui)檔(dang)和(he)保(bao)存(cun)相(xiang)關(guan)質(zhi)量(liang)和(he)技(ji)術(shu)記(ji)錄(lu)，負(fu)責(ze)建(jian)立(li)和(he)管(guan)理(li)人(ren)員(yuan)技(ji)術(shu)檔(dang)案(an)和(he)設(she)備(bei)技(ji)術(shu)檔(dang)案(an)和(he)各(ge)類(lei)記(ji)錄(lu)表(biao)格(ge)的(de)審(shen)核(he)和(he)發(fa)放(fang)等(deng)，一(yi)般(ban)為(wei)管(guan)理(li)部(bu)門(men)。各(ge)檢(jian)定(ding)部(bu)門(men)按(an)規(gui)定(ding)要(yao)求(qiu)填(tian)寫(xie)、整理本部門使用的記錄。形成以管理部門為主

，檢定部門為輔的記錄控製和管理。

 

    2、記錄管理的明細

 

    記錄的識別

 

    所有記錄均按管理體係各個不同的活動和規範考核

    分類的目錄納入其具體的對應項目

，並且編入體係文件。

 

    記錄的收集

 

    記錄由管理體係各活動參與人根據預先製定的表格具體記錄，然後定期彙總至管理部門。

 

    記錄的編號與檢索

 

    ①各實驗室可自行製定編號規則
，例如：某檢定裝置標準檔案號為71號，該標準的原始記錄有兩種
，所以該檢定裝置的原始記錄編號分別為71JL2-1、71JL2-2。

    ②記錄的檢索可以根據記錄名稱、歸檔編號、收集日期等信息在台帳中查詢。

 

    記錄的存取及儲存

 

    jiludemulukeyihuoyexingshibianrutixiwenjian

，jutijiluzanshibaocunzaizhilianghuodongdegegebumen
，niandiyouguanlibumenzhuangdingchengcebaocun。qimulutongshicunrujisuanji。zhaqushi

，ketongguojisuanjijiansuomulu
，xianzhadaobumen，zaigenjufenleiheriqizhazhao。yeketongguotixi

文件目錄來查找。

 

    記錄的維護和處理

 

    ①所suo有you的de記ji錄lu分fen別bie由you各ge個ge不bu同tong的de質zhi量liang活huo動dong的de職zhi能neng部bu門men來lai填tian寫xie，由you管guan理li部bu門men定ding期qi監jian督du檢jian查zha。發fa現xian有you缺que陷xian或huo不bu足zu，及ji時shi通tong知zhi具ju體ti填tian寫xie部bu門men改gai進jin並bing作zuo為wei內nei部bu審shen核he的de依yi據ju。

    ②記錄的填寫應符合客觀
、真實、準確的原則
，填寫的內容要清楚、詳細、完整、字zi跡ji清qing楚chu，並bing且qie應ying隨sui質zhi量liang活huo動dong的de發fa生sheng而er進jin行xing，禁jin止zhi後hou補bu。記ji錄lu的de填tian寫xie出chu現xian錯cuo誤wu需xu要yao更geng改gai時shi
，應ying在zai錯cuo誤wu處chu劃hua雙shuang橫heng線xian以yi示shi去qu除chu，同tong時shi將jiang正zheng確que的de內nei容rong寫xie在zai上shang麵mian的de空kong白bai處chu，並bing加jia蓋gai更geng正zheng人ren印yin章zhang，禁jin止zhi在zai錯cuo誤wu處chu塗tu改gai
；記錄應有記錄人簽字並注明日期。③當dang年nian記ji錄lu保bao存cun在zai具ju體ti記ji錄lu部bu門men，第di二er年nian上shang交jiao管guan理li部bu門men統tong一yi編bian號hao歸gui檔dang
，確que保bao每mei本ben記ji錄lu均jun有you唯wei一yi的de名ming稱cheng和he編bian號hao，規gui定ding出chu保bao存cun期qi，超chao過guo期qi限xian的de
，酌zhuo情qing處chu理li或huo銷xiao毀hui。保bao存cun應ying確que保bao安an全quan和he不bu丟diu失shi，在zai內nei審shen時shi應ying檢jian查zha質zhi量liang記ji錄lu的de可ke信xin度du，並bing督du促cu可ke信xin度du差cha的de部bu門men及ji時shi改gai正zheng。

    ④cunrujisuanjidejilu，zhiyouguanlibumengenjushouquanzhilingkeyixiugai，bingtongguomimajinru。qitazhinengbumenzhinengtongguogongxiangjinxingyuedu，bunengcunquhexiugai。chengxuyuandingqiduicunchujilujinxingguangpankelubeifen。

    ⑤所有記錄應做好保密，管理體係任何環節均不得把記錄失密。本所內部人員查閱記錄須經過批準後登記方可查閱；外部人員須要查閱
，應在注意為其他客戶信息保密的前提下，經質量負責人批準後登記方可查閱。

 

    3
、原始記錄管理注意事項

 

    在記錄控製管理中，原始記錄是重中之重，它是檢定、校準、檢測能力的證據。為確保對實驗室已進行的檢定、校準和檢測工作進行複現
、追溯，就要對原始記錄進行有效控製。

 

    原始記錄的內容與格式

 

    各檢定部門檢定、校(xiao)準(zhun)和(he)檢(jian)測(ce)人(ren)員(yuan)必(bi)須(xu)按(an)計(ji)量(liang)檢(jian)定(ding)規(gui)程(cheng)或(huo)校(xiao)準(zhun)檢(jian)測(ce)方(fang)法(fa)及(ji)規(gui)範(fan)要(yao)求(qiu)的(de)記(ji)錄(lu)格(ge)式(shi)填(tian)寫(xie)原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)，若(ruo)沒(mei)有(you)格(ge)式(shi)要(yao)求(qiu)，也(ye)要(yao)按(an)實(shi)驗(yan)室(shi)規(gui)定(ding)的(de)通(tong)用(yong)格(ge)式(shi)填(tian)寫(xie)原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)。原(yuan)始(shi)記(ji)錄(lu)要(yao)能(neng)全(quan)麵(mian)反(fan)映(ying)檢(jian)定(ding)、校準和檢測的全過程。

    內容包括：日期、觀察結果、讀出數據、計算公式、導出數據和結果，必要時包括圖形、表格等。需要時還應在原始記錄中記錄偏離規程或校準方法的情況、測量不確定度等足夠的信息。並根據這些信息可以在接近原來的情況下複現檢定
、校準和檢測活動並識別出產生不確定度的影響量。

 

    原始記錄的識別

 

    實驗室的原始記錄均應有唯一性標識。固定實驗室之外的現場檢定、校準、檢測的原始記錄也必須達到上述要求。

 

    原始記錄的使用

 

    所有未填寫的空白原始記錄由管理部門統一管理、發放、記錄。檢定部門按需領取。嚴禁檢定部門擅自出具（打印）空白原始記錄。