因此
，筆者歸納了審核員開具不合格報告存在的九個問題並提出一些看法。

 

1
、開具不合格報告不宜過淺

 

　　在(zai)審(shen)核(he)中(zhong)，不(bu)能(neng)遇(yu)到(dao)不(bu)符(fu)合(he)都(dou)開(kai)具(ju)不(bu)合(he)格(ge)報(bao)告(gao)，特(te)別(bie)是(shi)那(na)些(xie)顯(xian)而(er)易(yi)見(jian)和(he)易(yi)於(yu)解(jie)決(jue)的(de)問(wen)題(ti)。對(dui)於(yu)一(yi)些(xie)口(kou)頭(tou)提(ti)出(chu)馬(ma)上(shang)就(jiu)可(ke)以(yi)完(wan)整(zheng)改(gai)的(de)，如(ru)質(zhi)量(liang)記(ji)錄(lu)有(you)幾(ji)頁(ye)缺(que)少(shao)了(le)負(fu)責(ze)人(ren)的(de)簽(qian)字(zi)，就(jiu)不(bu)一(yi)定(ding)開(kai)具(ju)不(bu)合(he)格(ge)報(bao)告(gao)。

 

　　如果不合格報告開得過淺，就可能使審核的書麵報告失去處罰，包括扣分、扣款、點名批評等。

 

　　這(zhe)是(shi)傳(chuan)統(tong)管(guan)理(li)模(mo)式(shi)的(de)習(xi)慣(guan)做(zuo)法(fa)
，似(si)乎(hu)獎(jiang)罰(fa)分(fen)明(ming)，但(dan)也(ye)是(shi)對(dui)審(shen)核(he)抽(chou)樣(yang)風(feng)險(xian)性(xing)的(de)挑(tiao)戰(zhan)，從(cong)另(ling)一(yi)個(ge)側(ce)麵(mian)體(ti)現(xian)了(le)不(bu)公(gong)正(zheng)。麵(mian)對(dui)這(zhe)種(zhong)情(qing)況(kuang)，審(shen)核(he)員(yuan)不(bu)宜(yi)直(zhi)接(jie)幹(gan)預(yu)
，但(dan)可(ke)以(yi)在(zai)與(yu)領(ling)導(dao)交(jiao)換(huan)意(yi)見(jian)時(shi)希(xi)望(wang)其(qi)借(jie)鑒(jian)西(xi)方(fang)的(de)管(guan)理(li)理(li)念(nian)，改(gai)進(jin)傳(chuan)統(tong)的(de)管(guan)理(li)模(mo)式(shi)。

 

　　西方的管理理念是：出了問題先分析原因，然後采取糾正措施。我們的傳統管理模式是：出了問題先找到責任人
，然後施以處罰。而責任人往往沒有找到問題產生的原因，類似問題以後還可能發生。

 

2、開具不合格報告不宜過濫

 

　　如果不合格報告開得過濫，會使受審核方產生“虱子多了不咬人”的感覺
，從而在整體上降低對糾正措施的重視程度。便如，某企業的內審共開具了36份不合格報告，而其中有8份都是記錄漏簽字。其實，這8份不合格報告可以“合並同類項”後，開成一張。

 

　　當發現不合格較多時，可開可不開的以不開為這宜
，而以口頭報告的形式，充分與受審核方交換意見。要抓住主要的
、典型的、要害的問題，以及具有方向性和迫切需要改進的問題開具不合格報告。

 

3、不合格報告不宜作為獎懲的依據

 

　　審核中經常遇到這樣的尷尬事：組織的領導者有言在先，將依據審核員開具的不合格對責任者進行處罰
，包括扣分、扣款、點名批評等。

 

　　這是傳統管理模式的習慣做法，似乎獎罰分明，但也是對審核抽樣風險性的挑戰，從另一個側麵體現了不公正。

 

　　麵對這種情況，審核員不宜直接幹預
，但可以在與領導交換意見時希望其借鑒西方的管理理念，改進傳統的管理模式。

 

4

、局部小係統的問題宜開具不合格報告

 

　　對於受審核方係統的失誤和整個過程的失控
，應開具嚴重不合格報告。但是
，對於局部小係統的問題
，也要開具不合格。

 

　　對(dui)於(yu)這(zhe)種(zhong)局(ju)部(bu)小(xiao)係(xi)統(tong)的(de)問(wen)題(ti)

，如(ru)果(guo)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)沒(mei)有(you)分(fen)析(xi)原(yuan)因(yin)並(bing)采(cai)取(qu)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)
，須(xu)開(kai)具(ju)不(bu)合(he)格(ge)報(bao)告(gao)，促(cu)使(shi)其(qi)抓(zhua)主(zhu)要(yao)矛(mao)盾(dun)，實(shi)施(shi)作(zuo)業(ye)層(ceng)麵(mian)的(de)持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)。

 

5
、抓住改進方向性的關鍵問題開具不合格報告

 

　　開具不合格報告
，一定要抓住方向性的關鍵問題，如相關法律法規沒有納入有效文件目錄進行控製，特殊過程的設備

、人員
、過(guo)程(cheng)參(can)數(shu)沒(mei)有(you)得(de)到(dao)有(you)效(xiao)控(kong)製(zhi)
，沒(mei)有(you)做(zuo)好(hao)對(dui)顧(gu)客(ke)滿(man)意(yi)的(de)監(jian)視(shi)和(he)測(ce)量(liang)，內(nei)審(shen)和(he)管(guan)理(li)評(ping)審(shen)不(bu)符(fu)合(he)要(yao)求(qiu)，對(dui)將(jiang)要(yao)出(chu)現(xian)和(he)已(yi)經(jing)發(fa)生(sheng)的(de)問(wen)題(ti)沒(mei)有(you)采(cai)取(qu)預(yu)防(fang)或(huo)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)等(deng)。

 

　　這(zhe)些(xie)事(shi)關(guan)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)是(shi)否(fou)運(yun)行(xing)和(he)持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)的(de)關(guan)鍵(jian)的(de)帶(dai)有(you)方(fang)向(xiang)性(xing)的(de)問(wen)題(ti)，是(shi)審(shen)核(he)員(yuan)開(kai)具(ju)不(bu)合(he)格(ge)報(bao)告(gao)的(de)關(guan)注(zhu)點(dian)。把(ba)握(wo)住(zhu)這(zhe)些(xie)關(guan)注(zhu)點(dian)，就(jiu)可(ke)以(yi)從(cong)方(fang)向(xiang)上(shang)提(ti)高(gao)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)質(zhi)量(liang)體(ti)係(xi)的(de)有(you)效(xiao)性(xing)，促(cu)進(jin)其(qi)持(chi)續(xu)改(gai)進(jin)
，合(he)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)登(deng)上(shang)一(yi)個(ge)新(xin)的(de)台(tai)階(jie)。

 

6、不宜開具治標不治本的不合格報告

 

　　有些組織的文件可行性差
，如果因為不符合這樣的文件的規定就開具不合格 報告

，可能隻是治標未治本。例如，某公共汽車站規定，其侯車大廳夏季的溫度不得超過24℃。如果夏季當地氣溫達到40℃，侯車大廳肯定超過24℃。

 

　　產生這種問題的原因就是文件的可行性差，審核員可采取口頭報告的方式
，提請受審核方修改文件，從根本上解決問題。

 

7、慎重開具“資源不適”的不合格報告

 

　　如果在審核中遇到受審核方的機構設置、人員安排、設備更新、行政管理、資(zi)金(jin)投(tou)入(ru)等(deng)敏(min)感(gan)問(wen)題(ti)，要(yao)具(ju)體(ti)問(wen)題(ti)具(ju)體(ti)分(fen)析(xi)

，因(yin)為(wei)機(ji)構(gou)設(she)置(zhi)是(shi)企(qi)業(ye)的(de)自(zi)主(zhu)權(quan)，人(ren)員(yuan)安(an)排(pai)是(shi)改(gai)革(ge)的(de)需(xu)求(qiu)
，設(she)備(bei)更(geng)新(xin)和(he)資(zi)金(jin)投(tou)入(ru)是(shi)深(shen)層(ceng)次(ci)的(de)複(fu)雜(za)問(wen)題(ti)，不(bu)是(shi)審(shen)核(he)員(yuan)提(ti)出(chu)就(jiu)能(neng)解(jie)決(jue)的(de)。

 

　　隻要受審核方采取其他途徑和方式保證資源
，能滿足標準要求就可以了。對於這些難以解決的問題，要采取慎重的態度。

 

8、關閉不合格報告時應由此及彼

 

　　無(wu)論(lun)是(shi)內(nei)審(shen)還(hai)是(shi)外(wai)審(shen)


，審(shen)核(he)員(yuan)在(zai)開(kai)具(ju)不(bu)合(he)格(ge)報(bao)告(gao)時(shi)一(yi)般(ban)是(shi)比(bi)較(jiao)認(ren)真(zhen)的(de)，不(bu)但(dan)描(miao)述(shu)了(le)可(ke)以(yi)追(zhui)溯(su)的(de)不(bu)合(he)格(ge)事(shi)實(shi)，而(er)且(qie)確(que)認(ren)了(le)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)的(de)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)計(ji)劃(hua)。但(dan)在(zai)驗(yan)證(zheng)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)的(de)有(you)效(xiao)性(xing)時(shi)，往(wang)往(wang)就(jiu)事(shi)論(lun)事(shi)，沒(mei)有(you)做(zuo)到(dao)由(you)此(ci)及(ji)彼(bi)，以(yi)擴(kuo)大(da)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)的(de)效(xiao)果(guo)，使(shi)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)的(de)有(you)效(xiao)性(xing)打(da)了(le)折(zhe)扣(kou)。

 

　　例li如ru
，針zhen對dui外wai審shen發fa現xian的de不bu合he格ge而er采cai取qu的de糾jiu正zheng措cuo施shi的de效xiao果guo和he證zheng據ju，受shou審shen核he方fang應ying進jin行xing驗yan證zheng，同tong時shi要yao由you此ci及ji彼bi
，對dui自zi查zha發fa現xian的de同tong類lei不bu合he格ge也ye要yao采cai取qu糾jiu正zheng措cuo施shi
，並bing驗yan證zheng其qi效xiao果guo和he證zheng據ju後hou，方fang可ke提ti交jiao審shen核he員yuan驗yan證zheng。審shen核he員yuan進jin行xing驗yan證zheng時shi，更geng要yao由you此ci及ji彼bi。

 

　　rumouzaochuanchangchuantifenduandahelonghanjiegongxushiyigeteshuguocheng。shenheyuanfaxianshoushenhefangmeiyoujiluhanjiedianliuguochengcanshu，kaijulebuhegebaogao。zaiduiqijinxingguanbishi
，haiyingyanzhengshoushenhefangduitongleiteshuguocheng（如球鼻艏合攏）焊接電流過程參數是否進行記錄，從而消除失控環節，防止類似問題在同一特殊過程重複發生，使糾正措施的有效性得到充分保證。

 

9、對特定不合格的驗證
，待全係統的過程都關閉不合格後，方可完全關閉

 

　　對dui特te定ding不bu合he格ge的de驗yan證zheng，不bu僅jin應ying由you此ci及ji彼bi地di驗yan證zheng其qi本ben身shen，還hai須xu驗yan證zheng本ben係xi統tong包bao括kuo的de全quan部bu過guo程cheng，待dai同tong類lei不bu合he格ge都dou關guan閉bi後hou，方fang可ke將jiang其qi完wan全quan關guan閉bi。例li如ru，某mou組zu織zhi對dui油you漆qi的de特te殊shu過guo程cheng未wei確que認ren，被bei審shen核he員yuan判pan為wei不bu合he格ge。還hai需xu要yao驗yan證zheng這zhe個ge係xi統tong的de全quan部bu過guo程cheng。

 

　　如果這個係統包括油漆、焊接和熱處理三個特殊過程，那麼，隻有在受審核方提供了油漆
、焊接和熱處理全部過程的確認證據之後
，方向將其完全關閉。否則，必須繼續采取糾正措施。