如(ru)果(guo)說(shuo)企(qi)業(ye)的(de)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)是(shi)樹(shu)幹(gan)，那(na)麼(me)每(mei)一(yi)個(ge)生(sheng)產(chan)記(ji)錄(lu)就(jiu)是(shi)一(yi)片(pian)樹(shu)葉(ye)。記(ji)錄(lu)是(shi)記(ji)載(zai)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)和(he)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)的(de)文(wen)件(jian)，是(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)的(de)一(yi)個(ge)重(zhong)要(yao)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)。記錄必須如實記載產品質量的形成過程和最終狀態
，真實
、有效地反映企業質量控製的狀況，同時也能為檢驗檢疫人員的日常監管和評審提供重要依據。
但(dan)在(zai)工(gong)作(zuo)中(zhong)，筆(bi)者(zhe)常(chang)發(fa)現(xian)有(you)些(xie)企(qi)業(ye)即(ji)使(shi)有(you)完(wan)備(bei)的(de)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，各(ge)項(xiang)記(ji)錄(lu)表(biao)格(ge)齊(qi)全(quan)，但(dan)由(you)於(yu)人(ren)員(yuan)素(su)質(zhi)或(huo)企(qi)業(ye)質(zhi)量(liang)控(kong)製(zhi)能(neng)力(li)等(deng)原(yuan)因(yin)
，現(xian)場(chang)記(ji)錄(lu)往(wang)往(wang)出(chu)現(xian)偏(pian)差(cha)，甚(shen)至(zhi)虛(xu)假(jia)記(ji)錄(lu)，使(shi)記(ji)錄(lu)失(shi)去(qu)了(le)應(ying)有(you)的(de)作(zuo)用(yong)
，既(ji)影(ying)響(xiang)了(le)食(shi)品(pin)質(zhi)量(liang)監(jian)控(kong)，也(ye)影(ying)響(xiang)了(le)檢(jian)驗(yan)檢(jian)疫(yi)人(ren)員(yuan)對(dui)食(shi)品(pin)質(zhi)量(liang)監(jian)管(guan)和(he)評(ping)審(shen)。因(yin)此(ci)，規(gui)範(fan)食(shi)品(pin)企(qi)業(ye)的(de)質(zhi)量(liang)記(ji)錄(lu)管(guan)理(li)很(hen)有(you)必(bi)要(yao)。
記錄中常見的問題
盲目記錄 記錄的設置目的、功能不明或者記錄不是為管理
、改gai進jin所suo用yong，而er是shi為wei了le應ying付fu檢jian查zha。在zai監jian管guan及ji評ping審shen中zhong常chang發fa現xian企qi業ye沒mei有you意yi識shi到dao內nei審shen和he管guan理li評ping審shen對dui於yu企qi業ye提ti高gao自zi身shen質zhi控kong能neng力li的de重zhong要yao意yi義yi，為wei了le應ying付fu檢jian查zha而er胡hu亂luan找zhao幾ji個ge不bu痛tong不bu癢yang的de問wen題ti了le事shi。
記錄混亂 記錄填寫不規範，無審核，且丟失和塗改現象嚴重，寫錯別字
，語言表達不清
，填寫錯誤。如：把豆豉的“豉”字寫成了“鼓”字
，樣板的“板”寫成了“辦”。
保存鬆懈 保管存檔，責任不清，未作統一的規定。比如有關溫度的記錄未能按規定保管兩年以上。
記錄的設置
記錄的充分性和必要性 記ji錄lu作zuo為wei基ji礎chu性xing和he依yi據ju性xing的de數shu據ju
，應ying盡jin可ke能neng全quan麵mian地di反fan映ying產chan品pin質zhi量liang形xing成cheng的de過guo程cheng和he結jie果guo以yi及ji質zhi量liang管guan理li體ti係xi的de運yun行xing狀zhuang態tai和he結jie果guo。為wei此ci，食shi品pin企qi業ye既ji要yao從cong總zong體ti上shang評ping價jia記ji錄lu的de充chong分fen性xing，力li求qiu使shi原yuan始shi記ji錄lu完wan整zheng
，同tong時shi又you要yao對dui每mei一yi記ji錄lu的de必bi要yao性xing進jin行xing逐zhu一yi評ping審shen和he取qu舍she
，選xuan擇ze那na些xie必bi要yao的de原yuan始shi數shu據ju作zuo為wei記ji錄lu。
記錄的規範化和標準化 記錄應做到規範化和標準化
，清理廢除多餘的,修改不適用的,沿用有價值的,增補必需的。
記錄的填寫要求和注意事項
記錄用筆要求 記錄用筆可以用鋼筆、圓(yuan)珠(zhu)筆(bi)或(huo)簽(qian)字(zi)筆(bi)
，這(zhe)些(xie)筆(bi)能(neng)夠(gou)確(que)保(bao)記(ji)錄(lu)不(bu)易(yi)褪(tui)色(se)，不(bu)應(ying)用(yong)紅(hong)筆(bi)或(huo)鉛(qian)筆(bi)。另(ling)外(wai)，盡(jin)量(liang)選(xuan)用(yong)不(bu)帶(dai)筆(bi)帽(mao)的(de)記(ji)錄(lu)筆(bi)，以(yi)避(bi)免(mian)筆(bi)帽(mao)脫(tuo)落(luo)或(huo)丟(diu)失(shi)而(er)在(zai)生(sheng)產(chan)中(zhong)引(yin)入(ru)物(wu)理(li)雜(za)質(zhi)。
記錄的原始性和真實準確性 記錄要保持現場運作，如實、真實、準確地記載質量信息
，才能為有效地運行企業的質量管理體係並實現持續改進提供可靠的依據
，因此，企業要教育QC、QA填寫記錄應實事求是
、嚴肅認真
，記錄不可以重新抄寫和複印，更不可加以修飾和裝點。
記錄的清晰準確 記(ji)錄(lu)的(de)語(yu)言(yan)和(he)用(yong)字(zi)都(dou)要(yao)規(gui)範(fan)，不(bu)但(dan)使(shi)自(zi)己(ji)能(neng)看(kan)清(qing)楚(chu)，也(ye)能(neng)使(shi)別(bie)人(ren)都(dou)看(kan)清(qing)楚(chu)。既(ji)減(jian)少(shao)記(ji)錄(lu)人(ren)員(yuan)的(de)工(gong)作(zuo)量(liang)，又(you)能(neng)表(biao)達(da)明(ming)確(que)的(de)意(yi)思(si)，讓(rang)審(shen)核(he)者(zhe)或(huo)檢(jian)查(zha)人(ren)員(yuan)一(yi)目(mu)了(le)然(ran)。
筆誤的處理 記錄填寫出現筆誤是不可避免的，但不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至塗成黑色或用修整液加以掩蓋。正確的處理方法是：在筆誤的文字或數據上，畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數值，同時在旁邊進行簽名，並寫上日期。
空白欄目的填寫 有(you)些(xie)記(ji)錄(lu)在(zai)運(yun)作(zuo)的(de)情(qing)況(kuang)下(xia)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)，此(ci)時(shi)空(kong)白(bai)欄(lan)目(mu)的(de)填(tian)寫(xie)方(fang)法(fa)是(shi)在(zai)空(kong)白(bai)的(de)適(shi)中(zhong)位(wei)置(zhi)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)
，表(biao)示(shi)記(ji)錄(lu)者(zhe)已(yi)經(jing)關(guan)注(zhu)到(dao)這(zhe)一(yi)欄(lan)目(mu)，隻(zhi)是(shi)無(wu)內(nei)容(rong)可(ke)填(tian)，就(jiu)以(yi)一(yi)橫(heng)線(xian)代(dai)之(zhi);如果縱向有幾行均無內容填寫
，亦可用一斜線代之，但不可以用省略號或波浪線。
簽名要求 記錄中會包含各種類型的簽名
，有現場操作後的簽名，有認可、審定、批pi準zhun等deng簽qian名ming，這zhe些xie簽qian名ming都dou是shi權quan限xian和he相xiang互hu關guan係xi的de體ti現xian
，是shi記ji錄lu運yun作zuo中zhong不bu可ke少shao的de組zu成cheng部bu分fen。企qi業ye應ying將jiang簽qian名ming加jia以yi備bei案an，並bing規gui定ding簽qian名ming權quan限xian。如ru簽qian名ming有you省sheng略lve或huo以yi其qi他ta語yu言yan文wen字zi代dai替ti，則ze應ying在zai備bei案an中zhong加jia以yi特te殊shu說shuo明ming。
記錄的管理和控製
記錄的標識 應具有惟一性標識
，為了便於歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號
、版本號、表號
、頁號等。
記錄的儲存和保管 jiluyingdanganzhaodanganyaoqiulijuanbaoguan。jiludebaoguanyouzhuanrenhuozhuanmendezhuguanbumenfuze
，yingjianlibiyaodebaoguanzhidu，baoguanfangshifangbianjiansuohequyong
，baoguanhuanjingyaoshiyikekao。tongshizhenduibutongyaoqiuquedinggeleijiludebaocunqixian。
記錄的檢索 一yi項xiang質zhi量liang活huo動dong往wang往wang涉she及ji多duo項xiang記ji錄lu的de內nei容rong和he表biao格ge，為wei了le避bi免mian漏lou項xiang，應ying當dang對dui記ji錄lu進jin行xing編bian目mu。編bian目mu具ju有you引yin導dao和he路lu徑jing作zuo用yong，可ke以yi便bian於yu記ji錄lu的de查zha閱yue和he使shi用yong，使shi查zha閱yue對dui該gai項xiang質zhi量liang活huo動dong的de記ji錄lu能neng有you一yi個ge整zheng體ti的de了le解jie。最zui好hao將jiang記ji錄lu的de查zha閱yue納na入ru計ji算suan機ji管guan理li。
記錄的處置 超過規定保存期限的記錄，應統一進行處理

，銷毀時應有企業文件記錄管理的相關部門簽發銷毀許可並有現場銷毀記錄。