什麼叫記錄？ISO9000：2000標準中講得十分清楚，闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件。簡短的一句話
，給記錄下了一個完整、精(jing)辟(pi)而(er)確(que)切(qie)的(de)定(ding)義(yi)。理(li)解(jie)和(he)掌(zhang)握(wo)這(zhe)個(ge)定(ding)義(yi)，對(dui)記(ji)錄(lu)的(de)填(tian)寫(xie)十(shi)分(fen)有(you)益(yi)。正(zheng)因(yin)為(wei)對(dui)記(ji)錄(lu)的(de)定(ding)義(yi)和(he)內(nei)涵(han)不(bu)能(neng)深(shen)刻(ke)理(li)解(jie)
，所(suo)以(yi)不(bu)少(shao)組(zu)織(zhi)在(zai)記(ji)錄(lu)的(de)填(tian)寫(xie)方(fang)麵(mian)出(chu)現(xian)這(zhe)樣(yang)或(huo)那(na)樣(yang)的(de)問(wen)題(ti)，比(bi)較(jiao)明(ming)顯(xian)的(de)可(ke)歸(gui)納(na)為(wei)兩(liang)點(dian)：一是不完整，二是不規範
，不能有效地起到記錄的應有作用。記錄的作用是用於為可追溯性提供文件

，並提供驗證
、預(yu)防(fang)措(cuo)施(shi)和(he)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)的(de)證(zheng)據(ju)。記(ji)錄(lu)在(zai)目(mu)前(qian)情(qing)況(kuang)下(xia)
，對(dui)於(yu)很(hen)多(duo)組(zu)織(zhi)來(lai)說(shuo)
，它(ta)雖(sui)不(bu)是(shi)提(ti)供(gong)證(zheng)據(ju)的(de)唯(wei)一(yi)性(xing)文(wen)件(jian)

，但(dan)它(ta)卻(que)是(shi)非(fei)常(chang)重(zhong)要(yao)也(ye)是(shi)最(zui)主(zhu)要(yao)的(de)證(zheng)據(ju)，很(hen)多(duo)證(zheng)實(shi)要(yao)靠(kao)記(ji)錄(lu)來(lai)支(zhi)撐(cheng)和(he)體(ti)現(xian)，如(ru)一(yi)個(ge)活(huo)動(dong)的(de)過(guo)程(cheng)及(ji)其(qi)結(jie)果(guo)，往(wang)往(wang)通(tong)過(guo)記(ji)錄(lu)來(lai)反(fan)映(ying)，產(chan)品(pin)的(de)檢(jian)驗(yan)和(he)試(shi)驗(yan)更(geng)是(shi)如(ru)此(ci)，通(tong)過(guo)對(dui)產(chan)品(pin)的(de)檢(jian)驗(yan)和(he)試(shi)驗(yan)
，可(ke)以(yi)判(pan)斷(duan)產(chan)品(pin)與(yu)其(qi)標(biao)準(zhun)／檢驗規程的符合程度
，最終給產品予以恰如其分的評價——合格與不合格、適用與不適用。
    既然產品檢測記錄如此之重要，那麼對其主要要求應是什麼呢？真實、清晰、完整、有效
、規範和具有可追溯性
，這是對產品檢測記錄的基本要求，也是最重要的要求。
    真實——指記錄應反映客觀的

、實實在在的存在，而不是人為的編造
；
    清晰——指記錄應字跡清楚，能使查閱者一目了然；
    完整——指產品標準／檢驗規程規定的全部內容，都有相應的檢測結果
，而不是丟三拉四
，更不是隨意填寫；
    有效——指在實現目的方麵能達到預期的效果
；
    規範——指記錄中所用的文字
、數字
、符號、字母等應符合標準、國際通行慣例和組織相關文件的規定
；
可追溯性——指追溯所考慮對象的曆史
，應用情況或所處場所的能力。就產品而言
，可追溯性可涉及到：
a) 原材料和零部件來源；
b) 加工過程的曆史；
c) 產品交付後的分布和場所。
然而在審核中經常看到產品的檢測記錄不符合上述要求的情況：
——記錄不完整
，如時間，比較多的是年、月、日中往往漏填一個或二個；產品的名稱、型號
、規格、狀態等記錄不全；檢測檢驗依據的標準／規程名稱、代號（編號）、版本記錄不全；有的檢測項目結果未填或沒有結論。
——數量不明，有的是缺少送檢數，有的缺少抽檢數。
——試驗條件記錄不充分，有的缺少環境溫度、濕度；耐壓強度就記“√”或合格/通過，至於在什麼情況下（比如什麼電壓
、多大電壓、經曆多長時間等）合格/通過
，體現不出是否滿足了標準/試驗規程的要求。
產生上述情況的原因有：
    一是對產品檢測人員的培訓不到位
，或培訓的有效性不夠。對產品檢測人員的培訓
，不能僅停留在學習 ISO9001:2000標準8.2.4tiaokuanjixiangguanchengxushang
，yingjinmijieheqigongzuoshijiyuxuyaolaipeixun，bizherenweizaishenkelijiebiaozhunxiangguantiaokuanjiqichengxudejichushang，haiyingxuexihezhangworuxianeirong：
a) 對產品標準檢驗規程的學習、理解和掌握

；
b) 抽樣方法及其實施；
c) 常用儀器和器具的使用要求；
d) 有關法定計量單位的掌握及換算
；
e）填寫產品檢測記錄/報告的要求。
掌握了上述五點，對於一個工作認真負責的檢測人員

，填寫一份完整而規範的產品檢測記錄/報告應該是不難的。
二(er)是(shi)檢(jian)測(ce)人(ren)員(yuan)對(dui)記(ji)錄(lu)的(de)含(han)義(yi)及(ji)其(qi)重(zhong)要(yao)性(xing)學(xue)習(xi)理(li)解(jie)不(bu)夠(gou)。既(ji)然(ran)記(ji)錄(lu)作(zuo)為(wei)一(yi)種(zhong)重(zhong)要(yao)證(zheng)據(ju)，記(ji)錄(lu)能(neng)否(fou)充(chong)分(fen)起(qi)到(dao)證(zheng)據(ju)的(de)作(zuo)用(yong)，這(zhe)是(shi)每(mei)個(ge)產(chan)品(pin)檢(jian)測(ce)人(ren)員(yuan)始(shi)終(zhong)應(ying)關(guan)心(xin)的(de)地(di)方(fang)。
    三(san)是(shi)檢(jian)測(ce)人(ren)員(yuan)的(de)質(zhi)量(liang)意(yi)識(shi)和(he)工(gong)作(zuo)責(ze)任(ren)心(xin)不(bu)強(qiang)。產(chan)品(pin)製(zhi)作(zuo)人(ren)員(yuan)的(de)質(zhi)量(liang)意(yi)識(shi)固(gu)然(ran)重(zhong)要(yao)，作(zuo)為(wei)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)把(ba)關(guan)的(de)檢(jian)測(ce)人(ren)員(yuan)的(de)質(zhi)量(liang)意(yi)識(shi)則(ze)更(geng)為(wei)重(zhong)要(yao)了(le)。這(zhe)種(zhong)質(zhi)量(liang)意(yi)識(shi)常(chang)常(chang)反(fan)映(ying)在(zai)工(gong)作(zuo)的(de)責(ze)任(ren)心(xin)上(shang)。不(bu)可(ke)設(she)想(xiang)，記(ji)錄(lu)中(zhong)小(xiao)數(shu)點(dian)寫(xie)錯(cuo)，計(ji)量(liang)單(dan)位(wei)寫(xie)錯(cuo)，換(huan)算(suan)不(bu)準(zhun)確(que)
，漏(lou)寫(xie)某(mou)項(xiang)，乃(nai)至(zhi)判(pan)斷(duan)有(you)誤(wu)，將(jiang)會(hui)給(gei)組(zu)織(zhi)帶(dai)來(lai)意(yi)想(xiang)不(bu)到(dao)的(de)損(sun)失(shi)
，輕(qing)則(ze)使(shi)顧(gu)客(ke)對(dui)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)產(chan)生(sheng)懷(huai)疑(yi)、抱怨
，甚至不相信
，重則失去顧客和市場。可見
，產品檢測人員的一絲不苟的負責精神是何等的重要。
四是記錄表式

、baogaolanmushejiqiantuo，jizhongbiaoxianzaiwanzhengguifanhekecaozuoxingbuqiangfangmian，changjiandeshigaiyoudemeiyou
，buxuyaodefaneryou
，qianmianjiangdeshijiantiandebuquan
，chanpinjiancebaogaoqianzibuquandeng，runengzaibaogaodeshidangdifangyou
編製：XXX ____年____月____日，
審核／批準： X X X____年____月____日，這樣產品檢測人員填寫起來既方便，又避免了填寫不規範的情況。
    在填寫檢測記錄/報告時，筆者認為提供實測值十分必要，當產品標準／檢驗規程對檢測項目特性有量化規定時，對一個或幾個樣品（如不多於五個）的檢測記錄
，筆者看到的結果有打“√”的
，有寫“合格”或“通過”的，筆者認為，凡此種種，均不適合
，宜寫實測值
，隻有實測值才能真實地反映產品符合其標準／檢驗規程的程度
，在這個基礎上，顧客可以挑選自己最適用、最滿意的產品。
當檢測的樣品比較多（如超過5個）時，有的仍打“√”，或仍寫“合格”、“通過”
，還有的填一個代表值——平均值，筆者認為填平均值也不妥，應填範圍值。這樣能較客觀地反映產品符合其標準／規程的真實情況。
產品的檢測記錄／報告是組織質量管理體係運行中形成的重要文件之一，不可缺少，而且應當完整和規範，當需要時
，可以提供，更可起到“證實”的作用。這裏講的檢測記錄包括進貨產品、過程產品（首檢、巡檢或抽檢、完工檢）和成品的檢測記錄，包括代表組織交付給顧客的最終產品的檢驗報告，這些記錄/報告反映滿足其標準/檢驗規程的情況應是一致的，並且做到完整、規範和具有可追溯性。