一
、文件受控
    受控文件在GB/T19000—2000、GB/T19001—2000以及GB/T19023—2003等標準中沒有明確的定義，這些標準中隻提到文件控製的概念，因而關於受控文件的說法各不相同。一種觀點認為：受控文件的重要特征是受組織控製並能對其進行更改，對通過其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來文件，都可視為非受控文件。
    另一種觀點則認為，外來文件也是受控文件。
    筆者讚同第一種觀點。
    從GB/T19023—2003標準6.5條款可知：用於投標


、gukefeixianchangshiyongjiqitateshufafangdewenjian，buyaoqiuduiqigenggaijinxingkongzhi
，duicileiwenjianyingzuoweifeishoukongwenjianmingquebiaoshi。youcikejian，feishoukongwenjiandezhongyaotezhengshicileiwenjianbuyaoqiuduiqigenggaijinxingkongzhi，qihanyiyouliangdian：
    其一
，對更改進行控製既沒有必要，也沒有意義。如生產計劃

、質量月報
、與季節有關的作業指導書等，此類文件是有時效性的，到期自動作廢
，不必回收
，更沒必要對其內容進行更改控製。
    其二，組織無權進行更改控製。如國家的法律法規、標準及設備儀器的說明書、手冊等文件，組織智隻能進行標識、分發和控製使用，並及時跟蹤相關文件的最新版本。
    GB/T19023—2003標準6.5條款的“注”指(zhi)出(chu)，如(ru)果(guo)沒(mei)有(you)對(dui)此(ci)類(lei)文(wen)件(jian)實(shi)施(shi)有(you)效(xiao)的(de)控(kong)製(zhi)，可(ke)能(neng)會(hui)造(zao)成(cheng)作(zuo)廢(fei)文(wen)件(jian)的(de)誤(wu)用(yong)。可(ke)見(jian)
，對(dui)非(fei)受(shou)控(kong)文(wen)件(jian)也(ye)必(bi)須(xu)進(jin)行(xing)有(you)效(xiao)控(kong)製(zhi)，以(yi)避(bi)免(mian)作(zuo)廢(fei)文(wen)件(jian)的(de)誤(wu)用(yong)
，隻(zhi)是(shi)其(qi)內(nei)容(rong)可(ke)不(bu)實(shi)施(shi)更(geng)改(gai)控(kong)製(zhi)。組(zu)織(zhi)對(dui)文(wen)件(jian)的(de)控(kong)製(zhi)體(ti)現(xian)在(zai)許(xu)多(duo)方(fang)麵(mian)，而(er)不(bu)僅(jin)僅(jin)在(zai)於(yu)控(kong)製(zhi)其(qi)更(geng)改(gai)
，非(fei)受(shou)控(kong)文(wen)件(jian)並(bing)不(bu)是(shi)不(bu)需(xu)要(yao)進(jin)行(xing)控(kong)製(zhi)的(de)文(wen)件(jian)。受(shou)控(kong)文(wen)件(jian)的(de)重(zhong)要(yao)特(te)征(zheng)是(shi)組(zu)織(zhi)能(neng)夠(gou)對(dui)其(qi)內(nei)容(rong)進(jin)行(xing)更(geng)改(gai)控(kong)製(zhi)。
    二、文件控製
    GB/T19001—2000標準4.2.3條款指出，體係所要求的文件應予以控製。文件控製的內容主要設計以下七個方麵：①文件的批準；②文件的審批與更改；③文件狀態的識別
；④可獲得相關文件的使用版本；⑤文件的識別；⑥外來文件的識別發放

；⑦作廢文件的管理。
    針對不同類型的文件，其控製的內容和程序各不相同

，對質量手冊、程序文件
、作業指導書
、表格、質量計劃
、內部規範等體係文件應進行上述七個方麵的控製。組織體係外來文件一般有法律法規、標準、顧客提出的設計圖樣

、技術資料、規章和維護手冊等相關文件，對這些文件隻進行④、⑥、⑦項的控製即可。
    記錄作為的一種特殊文件
，是提供符合要求和體係有效運行的證據。由於記錄不得進行更改，所以記錄的控製通常是規定就的標識、儲存
、保護、檢索、保存期和處置等所需的控製，而不對其實施修改控製。當我們談到文件控製時，不僅僅是說對其內容進行更改就叫文件控製
，上述①、②項外的的其他控製也是文件控製，即文件控製和文件受控是兩個不同的概念。
    三、文件受控和文件控製
    受控文件的重要特征是受組織控製並能對其進行更改
，文件控製則包括了4.2.3條款中a至f各項的控製。對於外來識別後需要列入體係的文件
，組織一般隻進行識別
、控製、分(fen)發(fa)和(he)保(bao)存(cun)，並(bing)跟(gen)蹤(zong)外(wai)來(lai)文(wen)件(jian)的(de)版(ban)本(ben)更(geng)新(xin)。這(zhe)些(xie)是(shi)對(dui)文(wen)件(jian)的(de)控(kong)製(zhi)，但(dan)不(bu)能(neng)說(shuo)該(gai)文(wen)件(jian)受(shou)控(kong)。文(wen)件(jian)受(shou)控(kong)屬(shu)於(yu)文(wen)件(jian)控(kong)製(zhi)
，但(dan)文(wen)件(jian)控(kong)製(zhi)並(bing)不(bu)一(yi)定(ding)是(shi)文(wen)件(jian)受(shou)控(kong)。文(wen)件(jian)控(kong)製(zhi)包(bao)括(kuo)組(zu)織(zhi)可(ke)對(dui)其(qi)內(nei)容(rong)進(jin)行(xing)更(geng)改(gai)的(de)受(shou)控(kong)文(wen)件(jian)的(de)控(kong)製(zhi)和(he)不(bu)要(yao)求(qiu)對(dui)其(qi)內(nei)容(rong)進(jin)行(xing)更(geng)改(gai)的(de)非(fei)受(shou)控(kong)文(wen)件(jian)的(de)控(kong)製(zhi)。