在ISO9000體係推進的過程中，編寫體係文件是很重要的一個環節。編寫體係文件實際上就是對ISO9000體係框架進行總體和詳細的設計

，體係文件體現了質量管理體係的開發和設計過程，它具有下列作用：
 
    一
、質量活動的法規
    質量管理體係文件是指導企業開展各項質量活動的法規
，是各級管理人員和全體員工都應遵守的工作規範。俗話說“無規矩不成方圓”，企業的質量管理也需要立出“規矩”，才(cai)能(neng)有(you)序(xu)地(di)進(jin)行(xing)
，才(cai)能(neng)達(da)到(dao)預(yu)期(qi)的(de)目(mu)的(de)。作(zuo)為(wei)企(qi)業(ye)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)法(fa)規(gui)
，質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)具(ju)有(you)強(qiang)製(zhi)性(xing)
，企(qi)業(ye)有(you)關(guan)人(ren)員(yuan)必(bi)須(xu)認(ren)真(zhen)遵(zun)守(shou)和(he)執(zhi)行(xing)，以(yi)保(bao)證(zheng)工(gong)作(zuo)質(zhi)量(liang)和(he)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)。
 
    二、達到所要求的（產品）質量和預期管理目標的保障
    zhiliangguanlitixiwenjianzhongguidingdezhilianghuodongdoushiweiledadaochanpinzhiliangyaoqiujiweicitigongbiyaodexinren，zuizhongshixiangukemanyifuwude。baozhangchanpinzhiliangmanzugukedeyaoqiu
，shizhiliangguanlitixiwenjiandejibenmubiaozhiyi。tongguozhiliangguanlitixiwenjianmingqueguanlizhize

、工(gong)作(zuo)程(cheng)序(xu)及(ji)控(kong)製(zhi)要(yao)求(qiu)
，通(tong)過(guo)保(bao)證(zheng)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)的(de)工(gong)作(zuo)質(zhi)量(liang)來(lai)確(que)保(bao)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)符(fu)合(he)。執(zhi)行(xing)文(wen)件(jian)對(dui)保(bao)持(chi)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)一(yi)致(zhi)性(xing)和(he)可(ke)追(zhui)溯(su)性(xing)
，是(shi)非(fei)常(chang)必(bi)要(yao)的(de)。同(tong)理(li)
，其(qi)它(ta)管(guan)理(li)目(mu)標(biao)（諸如提高生產率
；降低材料、能源的消耗；降低成本等）也(ye)要(yao)借(jie)助(zhu)於(yu)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，實(shi)現(xian)實(shi)施(shi)過(guo)程(cheng)的(de)規(gui)範(fan)化(hua)，保(bao)障(zhang)預(yu)期(qi)目(mu)標(biao)的(de)實(shi)現(xian)，從(cong)而(er)不(bu)斷(duan)提(ti)高(gao)市(shi)場(chang)競(jing)爭(zheng)力(li)。因(yin)此(ci)
，質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)是(shi)一(yi)個(ge)組(zu)織(zhi)參(can)與(yu)市(shi)場(chang)競(jing)爭(zheng)的(de)重(zhong)要(yao)資(zi)源(yuan)。
 
    三、評價企業質量管理體係有效性和持續適宜性的依據
    質zhi量liang管guan理li體ti係xi文wen件jian本ben身shen就jiu是shi企qi業ye存cun在zai一yi個ge質zhi量liang管guan理li體ti係xi的de重zhong要yao證zheng據ju。無wu論lun進jin行xing外wai部bu還hai是shi內nei部bu的de質zhi量liang體ti係xi審shen核he活huo動dong，在zai評ping價jia質zhi量liang管guan理li體ti係xi是shi否fou符fu合he所suo選xuan體ti係xi的de要yao求qiu
、是否有效


、是否適宜時，都要把體係文件作為基本依據。程序文件可以證明：過程已被確定；程序已被批準；程序更改處於受控狀態。
 
    四、質量改進的保障
    質量管理體係文件對質量改進起著重要的保障作用，它有助於：
    1、發現目標
    將jiang質zhi量liang管guan理li體ti係xi運yun行xing中zhong某mou個ge過guo程cheng或huo某mou項xiang質zhi量liang活huo動dong的de實shi施shi情qing況kuang與yu質zhi量liang管guan理li體ti係xi文wen件jian的de要yao求qiu相xiang對dui照zhao，較jiao易yi發fa現xian問wen題ti
，尋xun求qiu改gai進jin機ji會hui，從cong而er獲huo得de需xu要yao改gai進jin的de目mu標biao。
    2、評價結果
    對於質量改進措施的有效性和可靠性，可以對照體係文件規定的要求和預期目標
，按其能否實現來評定。
    3、鞏固績效
    對驗證有效的質量改進措施
，通過體係文件的更改可將其固定下來，從而保障了改進措施的持續有效。
    五

、製訂培訓需求的依據
    質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)各(ge)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)都(dou)需(xu)要(yao)具(ju)有(you)相(xiang)應(ying)的(de)人(ren)來(lai)完(wan)成(cheng)。質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)實(shi)施(shi)的(de)協(xie)調(tiao)性(xing)和(he)績(ji)效(xiao)，取(qu)決(jue)於(yu)人(ren)的(de)技(ji)能(neng)，為(wei)保(bao)證(zheng)人(ren)員(yuan)的(de)素(su)質(zhi)，就(jiu)需(xu)要(yao)根(gen)據(ju)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)的(de)要(yao)求(qiu)
，來(lai)安(an)排(pai)相(xiang)應(ying)的(de)培(pei)訓(xun)。文(wen)件(jian)本(ben)身(shen)就(jiu)是(shi)重(zhong)要(yao)的(de)培(pei)訓(xun)教(jiao)材(cai)
，文(wen)件(jian)要(yao)求(qiu)的(de)程(cheng)序(xu)與(yu)經(jing)培(pei)訓(xun)可(ke)能(neng)達(da)到(dao)的(de)人(ren)的(de)技(ji)能(neng)要(yao)相(xiang)適(shi)應(ying)，從(cong)這(zhe)個(ge)意(yi)義(yi)上(shang)說(shuo)，體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)的(de)水(shui)平(ping)決(jue)定(ding)了(le)培(pei)訓(xun)應(ying)達(da)到(dao)的(de)水(shui)準(zhun)。
 
    綜上所述，質量管理體係文件起著溝通意圖、統一目標、促使行動一致和證實體係存在及保證其運行效果的重要作用。因此，編寫和使用文件，應是動態的高增值活動。