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1 采購流程管理的內容
采購流程是采購管理中最重要的部分之一，是采購活動具體執行的標準。采購流程由於采購來源、采購方式、采cai購gou對dui象xiang的de不bu同tong會hui有you一yi定ding的de差cha異yi，因yin此ci采cai購gou流liu程cheng的de設she計ji是shi十shi分fen重zhong要yao的de。企qi業ye規gui模mo越yue大da，采cai購gou金jin額e越yue多duo就jiu更geng要yao重zhong視shi采cai購gou流liu程cheng設she計ji。采cai購gou流liu程cheng的de設she計ji適shi合he采cai用yong閉bi環huan方fang法fa，即ji實shi施shi、監控、反饋、優化。一般采購流程包括采購計劃、采購認證、采購訂單和管理評價四個環節。
在采購流程設計中要注意以下事項。
采購流程的環節應該與采購物品的數量、種類和區域相匹配，流程的環節過多會增加作業內容和成本，降低工作效率；流程的環節過於簡單，則會導致采購過程失去控製。
采購流程要保持其流暢性和一致性，避免同一采購文件在不同部門有不同的作業方式；避免同一采購文件簽字部門太多，影響工作效率。
明確各項作業的任務、權力和責任，並明確核查辦法；同時要注意彈性原則，防止偶然事件造成作業過程中發生摩擦、重複與混亂，如“緊急采購”等偶然事件。
采購流程的設計要體現民主決策的思想，采購流程的設計應該由計劃、設計、工藝、認證、訂單、質量管理等相關人員一起來研究決定。一個完整的采購作業流程應該包括以下內容：發現需求、編製采購計劃、選擇供應商、擬定采購訂單、跟催貨物、驗收貨物、支付貨款和更新記錄。
2 發現需求
采購的起點是發現需求。對於一般企業而言，采購產生於企業的某一個部門的具體需求。比如，辦公室需要辦公用品；實驗室需要實驗器材；生產部門需要原材料等。
每個部門具體負責業務活動的人員應該很清楚地了解本部門的需求：需要什麼、需要多少、何(he)時(shi)需(xu)要(yao)等(deng)。為(wei)此(ci)每(mei)個(ge)具(ju)體(ti)的(de)部(bu)門(men)都(dou)要(yao)提(ti)出(chu)自(zi)己(ji)的(de)采(cai)購(gou)需(xu)求(qiu)計(ji)劃(hua)，在(zai)規(gui)定(ding)的(de)時(shi)間(jian)裏(li)提(ti)供(gong)給(gei)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)，由(you)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)進(jin)行(xing)集(ji)中(zhong)采(cai)購(gou)來(lai)滿(man)足(zu)企(qi)業(ye)發(fa)展(zhan)的(de)需(xu)要(yao)。
對於配送中心來說，采購的需求一方麵來自中心內部各部門的實際需求；另一方麵則來自客戶的采購需求。配送中心的任務就是通過對采購需求的審核來確定采購計劃，比如，采購多少；何處采購、何時采購等等。
3 編製采購計劃
采購計劃，是指企業管理人員在了解市場供求情況、掌(zhang)握(wo)企(qi)業(ye)物(wu)料(liao)消(xiao)耗(hao)規(gui)律(lv)的(de)基(ji)礎(chu)上(shang)對(dui)計(ji)劃(hua)期(qi)內(nei)物(wu)料(liao)采(cai)購(gou)活(huo)動(dong)所(suo)進(jin)行(xing)的(de)部(bu)署(shu)和(he)安(an)排(pai)。它(ta)包(bao)括(kuo)認(ren)證(zheng)計(ji)劃(hua)和(he)訂(ding)單(dan)計(ji)劃(hua)兩(liang)方(fang)麵(mian)的(de)內(nei)容(rong)。采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)有(you)廣(guang)義(yi)和(he)狹(xia)義(yi)之(zhi)分(fen)。廣(guang)義(yi)的(de)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)是(shi)指(zhi)為(wei)保(bao)證(zheng)供(gong)應(ying)各(ge)項(xiang)生(sheng)產(chan)經(jing)營(ying)活(huo)動(dong)的(de)物(wu)料(liao)的(de)需(xu)要(yao)而(er)編(bian)製(zhi)的(de)各(ge)種(zhong)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)的(de)總(zong)稱(cheng)。狹(xia)義(yi)的(de)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)是(shi)指(zhi)年(nian)度(du)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)，是(shi)企(qi)業(ye)計(ji)劃(hua)年(nian)度(du)內(nei)生(sheng)產(chan)經(jing)營(ying)活(huo)動(dong)中(zhong)所(suo)需(xu)要(yao)采(cai)購(gou)的(de)各(ge)種(zhong)物(wu)料(liao)的(de)數(shu)量(liang)和(he)時(shi)間(jian)所(suo)作(zuo)出(chu)的(de)安(an)排(pai)。采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)是(shi)企(qi)業(ye)生(sheng)產(chan)計(ji)劃(hua)的(de)一(yi)部(bu)分(fen)，是(shi)企(qi)業(ye)年(nian)度(du)計(ji)劃(hua)與(yu)目(mu)標(biao)的(de)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)。編(bian)製(zhi)一(yi)個(ge)完(wan)整(zheng)的(de)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)主(zhu)要(yao)包(bao)括(kuo)以(yi)下(xia)八(ba)個(ge)環(huan)節(jie)：
1.準備認證計劃
采(cai)購(gou)認(ren)證(zheng)是(shi)企(qi)業(ye)采(cai)購(gou)人(ren)員(yuan)對(dui)采(cai)購(gou)單(dan)位(wei)進(jin)行(xing)考(kao)察(cha)並(bing)建(jian)立(li)采(cai)購(gou)關(guan)係(xi)的(de)過(guo)程(cheng)。製(zhi)定(ding)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)需(xu)要(yao)與(yu)認(ren)證(zheng)部(bu)門(men)協(xie)作(zuo)進(jin)行(xing)。準(zhun)備(bei)認(ren)證(zheng)計(ji)劃(hua)是(shi)整(zheng)個(ge)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)工(gong)作(zuo)的(de)起(qi)點(dian)，也(ye)是(shi)做(zuo)好(hao)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)的(de)基(ji)礎(chu)，主(zhu)要(yao)包(bao)括(kuo)四(si)個(ge)方(fang)麵(mian)的(de)內(nei)容(rong)：接收客戶提交的批量需求計劃、接收餘量需求計劃、熟悉認證的環境資料、製定認證計劃說明書。
2.評估認證需求
這是編製采購計劃的第二步，主要是分析所采購物料的基本情況，比如，數量、規格、質量標準、涉she及ji的de金jin額e等deng。由you於yu在zai具ju體ti的de規gui格ge要yao求qiu交jiao給gei供gong應ying商shang之zhi前qian，采cai購gou部bu門men是shi能neng見jian到dao它ta的de最zui後hou一yi個ge部bu門men，因yin此ci，需xu要yao對dui其qi進jin行xing最zui後hou的de檢jian查zha。如ru果guo采cai購gou部bu門men的de工gong作zuo人ren員yuan對dui申shen請qing采cai購gou的de產chan品pin或huo服fu務wu不bu熟shu悉xi，就jiu會hui導dao致zhi檢jian查zha無wu效xiao。所suo以yi采cai購gou部bu門men的de評ping估gu一yi定ding要yao建jian立li在zai專zhuan業ye基ji礎chu之zhi上shang，以yi保bao證zheng采cai購gou的de科ke學xue性xing。
3.計算認證容量
它主要包括四個方麵的內容。
(1)分(fen)析(xi)項(xiang)目(mu)認(ren)證(zheng)資(zi)料(liao)，即(ji)對(dui)需(xu)要(yao)采(cai)購(gou)的(de)物(wu)料(liao)項(xiang)目(mu)進(jin)行(xing)分(fen)析(xi)認(ren)證(zheng)，這(zhe)是(shi)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)人(ren)員(yuan)的(de)一(yi)項(xiang)重(zhong)要(yao)任(ren)務(wu)。一(yi)般(ban)來(lai)說(shuo)熟(shu)練(lian)的(de)分(fen)析(xi)幾(ji)種(zhong)物(wu)料(liao)的(de)認(ren)證(zheng)資(zi)料(liao)是(shi)能(neng)夠(gou)做(zuo)到(dao)的(de)，要(yao)分(fen)析(xi)成(cheng)千(qian)上(shang)萬(wan)種(zhong)的(de)物(wu)料(liao)，其(qi)難(nan)度(du)就(jiu)要(yao)很(hen)大(da)，甚(shen)至(zhi)是(shi)不(bu)可(ke)能(neng)。這(zhe)就(jiu)要(yao)求(qiu)采(cai)購(gou)人(ren)員(yuan)不(bu)僅(jin)要(yao)熟(shu)悉(xi)業(ye)務(wu)，而(er)且(qie)還(hai)要(yao)學(xue)會(hui)利(li)用(yong)專(zhuan)業(ye)力(li)量(liang)來(lai)分(fen)析(xi)采(cai)購(gou)物(wu)料(liao)的(de)情(qing)況(kuang)。
(2)計算總體認證容量，就是通過對供應商訂單容量的分析來確定采購市場中總體的采購產品或服務的總量。
(3)計算承接認證容量，在總體認證容量的基礎上確定配送中心可以利用的供應商的數量和供應商能夠提供所要采購產品和服務的數量。
(4)確定剩餘認證容量，某物料的剩餘認證容量，是所有供應商群體的剩餘認證容量的總和。
4.製定認證
計劃製定認證計劃主要包括：
(1)baxuqiuyushichangrongliangduibijinxingzonghepingheng，yibanqingkuangxiashichanggongyingdemouzhongwuliaoderongliangyupeisongzhongxindexuqiushiyouchayide。yizhongqingkuangshigongdayuqiu，lingyizhongqingkuangzeshigongxiaoyuqiu。ruguoshihouyizhongqingkuangjiuxuyaocaigoubumenjinxingzonghepingheng，quedingshengyudecaigourongliang，jinerxunzhaoxindegongyingshang，kaipixindegonghuoqudao。
(2)製定認證計劃，配送中心經過對比和平衡之後要製定物料的需求認證計劃，並以此為根據做好訂單計劃。認證物料數量的公式如下：
認證物料數量=開發樣件需求數量+檢驗檢測需求數量+樣品數量+機動數量
5.準備訂單計劃
這是訂單環節的第一步，它主要有四個方麵的內容。
(1)預測市場需求，要想製訂比較準確的訂單計劃，必須要掌握客戶訂單和市場需求計劃，進一步將其分解便得到生產需求計劃。
(2)確que定ding生sheng產chan需xu求qiu，企qi業ye的de生sheng產chan需xu求qiu是shi根gen據ju生sheng產chan計ji劃hua確que定ding的de。采cai購gou計ji劃hua人ren員yuan要yao深shen人ren生sheng產chan實shi際ji，學xue習xi和he掌zhang握wo生sheng產chan計ji劃hua及ji工gong藝yi知zhi識shi，從cong而er了le解jie生sheng產chan物wu料liao需xu求qiu，確que定ding企qi業ye的de生sheng產chan需xu求qiu。
(3)準備相關的訂單環境資料，包括訂單物料的供應商信息、訂單比例信息、包裝信息、訂單周期。配送中心一般采用計算機信息係統管理物資采購訂單環境信息。
(4)製定訂單計劃說明書，主要包括：訂單計劃說明書(物料名稱、需求數量、到貨日期等)，還有附表(市場需求計劃、生產需求計劃、訂單環境資料)。
6.評估訂單需求
隻有準確的評估物資采購訂單需求，才能為計算訂單容量提供參考依據，以便製定出好的訂單計劃。它主要包括三個方麵的內容：分析市場需求、分析生產需求、確定訂單需求。
7.計算訂單容量
計ji算suan訂ding單dan容rong量liang是shi采cai購gou計ji劃hua中zhong的de重zhong要yao組zu成cheng部bu分fen。隻zhi有you準zhun確que地di計ji算suan出chu訂ding單dan容rong量liang，才cai能neng對dui比bi需xu求qiu和he容rong量liang，經jing過guo綜zong合he平ping衡heng，最zui後hou製zhi定ding出chu正zheng確que的de訂ding單dan計ji劃hua。計ji算suan訂ding單dan容rong量liang包bao括kuo四si個ge方fang麵mian內nei容rong：分析項目供應資料、計算總體訂單容量、計算承接訂單量、確定剩餘訂單容量。
8.製定訂單計劃
這(zhe)是(shi)采(cai)購(gou)計(ji)劃(hua)的(de)最(zui)後(hou)一(yi)個(ge)環(huan)節(jie)，也(ye)是(shi)最(zui)重(zhong)要(yao)的(de)一(yi)個(ge)環(huan)節(jie)。訂(ding)單(dan)計(ji)劃(hua)做(zuo)好(hao)之(zhi)後(hou)就(jiu)可(ke)以(yi)按(an)照(zhao)計(ji)劃(hua)進(jin)行(xing)采(cai)購(gou)工(gong)作(zuo)。一(yi)份(fen)訂(ding)單(dan)的(de)內(nei)容(rong)包(bao)括(kuo)下(xia)單(dan)數(shu)量(liang)和(he)下(xia)單(dan)時(shi)間(jian)兩(liang)個(ge)方(fang)麵(mian)的(de)內(nei)容(rong)。
下單數量=生產需求量-計劃入庫量現有庫存+安全庫存量
下單時間=要求到貨時間-認證周期-訂單周期-緩衝時間
4 選擇供應商
供應商的選擇是采購管理成功的關鍵因素。
一個合適的供應商能提供合適的、高質量的、足夠數量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，並具有良好的售後服務。
供應商的選擇必須做出基本的決策。
一是決定自製還是外購；
二是選擇外購要進行一係列評估來確定供應商。
為有效地進行采購，配送中心的采購部門必須考慮供應商旅行合同情況的記錄、自己所購物料項目的分類表等。選擇好物料的供應商後，配送中心的相關采購人員就要發出采購訂單。
5 擬定采購訂單
有you些xie情qing況kuang下xia，物wu流liu配pei送song中zhong心xin與yu供gong應ying商shang簽qian有you某mou種zhong商shang品pin的de銷xiao售shou協xie議yi，這zhe樣yang的de話hua，雙shuang方fang就jiu可ke以yi按an銷xiao售shou協xie議yi供gong貨huo了le。如ru果guo沒mei有you銷xiao售shou協xie議yi，配pei送song中zhong心xin就jiu要yao進jin行xing采cai購gou訂ding單dan的de擬ni定ding工gong作zuo。采cai購gou訂ding單dan必bi須xu是shi書shu麵mian形xing式shi，即ji使shi采cai購gou訂ding單dan是shi通tong過guo電dian話hua發fa出chu的de，隨sui後hou也ye要yao補bu上shang書shu麵mian的de訂ding單dan。
6 貨物跟催
采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)發(fa)給(gei)供(gong)應(ying)商(shang)之(zhi)後(hou)，配(pei)送(song)中(zhong)心(xin)要(yao)對(dui)貨(huo)物(wu)訂(ding)單(dan)進(jin)行(xing)跟(gen)蹤(zong)或(huo)催(cui)貨(huo)。在(zai)一(yi)些(xie)企(qi)業(ye)中(zhong)甚(shen)至(zhi)會(hui)設(she)有(you)專(zhuan)職(zhi)的(de)跟(gen)蹤(zong)和(he)催(cui)貨(huo)人(ren)員(yuan)。跟(gen)蹤(zong)是(shi)對(dui)采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)所(suo)做(zuo)的(de)例(li)行(xing)追(zhui)蹤(zong)，以(yi)便(bian)能(neng)確(que)保(bao)供(gong)應(ying)商(shang)能(neng)夠(gou)履(lv)行(xing)其(qi)貨(huo)物(wu)發(fa)運(yun)的(de)承(cheng)諾(nuo)。跟(gen)蹤(zong)也(ye)有(you)利(li)於(yu)及(ji)時(shi)發(fa)現(xian)采(cai)購(gou)中(zhong)的(de)問(wen)題(ti)，例(li)如(ru)，產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)問(wen)題(ti)，發(fa)運(yun)環(huan)節(jie)問(wen)題(ti)等(deng)。配(pei)送(song)中(zhong)心(xin)發(fa)現(xian)問(wen)題(ti)後(hou)可(ke)以(yi)及(ji)時(shi)與(yu)供(gong)應(ying)商(shang)溝(gou)通(tong)，盡(jin)早(zao)解(jie)決(jue)問(wen)題(ti)。
cuihuoshiduigongyingshangshijiayali，shiqigenghaodilvxingfayunchengnuo。ruguogongyingshangbunenghenhaodilvxingcaigouxieyi，peisongzhongxinyinggaicaiquxiangyingdecuoshi，baokuoweixiequxiaodingdanjiyihoudejiaoyihuodong。yibanlaishuogongyingshangshijingguoyangechengxuxuanzede，yinerqizunshoucaigouxieyidexinyongshikekaode，cuihuojinshiyongyucaigoudingdandeyixiaobufen。danshi，zaiwuzikuifahuojingzhengjiliedeshihou，cuihuoyouhenzhongyaodeyiyi。
7 驗收貨物
許多配送中心都設立專門的驗收貨物的職能部門。
貨物驗收的基本目的是：
確保發出訂單采購的貨物已經實際到達；
檢查到達的貨物是否完好無損；
確保到貨的數量與訂購數量一致；
將貨物運送到指定的倉庫存儲或轉運。
在貨物驗收時，有時會發生貨物短缺現象。這一情況可能是運輸過程丟失造成的；也可能是發運時數量就不足；所有這些情況驗收部門要寫出詳細的報告交給供應商。
8 支付貨款和更新記錄
貨物驗收完畢，采購部門將按照采購協議支付供應商的貨款。此環節主要注意發票的審核。
經(jing)過(guo)以(yi)上(shang)所(suo)有(you)步(bu)驟(zhou)之(zhi)後(hou)，對(dui)於(yu)一(yi)次(ci)完(wan)整(zheng)的(de)采(cai)購(gou)作(zuo)業(ye)，最(zui)後(hou)還(hai)要(yao)更(geng)新(xin)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)的(de)采(cai)購(gou)記(ji)錄(lu)。這(zhe)一(yi)工(gong)作(zuo)是(shi)把(ba)采(cai)購(gou)部(bu)門(men)與(yu)采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)有(you)關(guan)的(de)文(wen)件(jian)副(fu)本(ben)進(jin)行(xing)彙(hui)集(ji)和(he)歸(gui)檔(dang)，並(bing)把(ba)其(qi)中(zhong)想(xiang)保(bao)存(cun)的(de)信(xin)息(xi)轉(zhuan)化(hua)為(wei)相(xiang)關(guan)的(de)記(ji)錄(lu)。需(xu)要(yao)保(bao)存(cun)的(de)記(ji)錄(lu)主(zhu)要(yao)有(you)采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)目(mu)錄(lu)、采購訂單卷宗、采購商品文件、供應商曆史文件、投標曆史文件、采購協議(合同)等。
