記錄是一個公司的管理水平的體現，如果能夠做好記錄
，不僅可以規範管理，同時能更加促進管理水平的提高！

一、記錄過程中常見的問題與對策

記(ji)錄(lu)是(shi)記(ji)載(zai)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)和(he)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)的(de)文(wen)件(jian)，是(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)的(de)一(yi)個(ge)重(zhong)要(yao)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)。所(suo)謂(wei)過(guo)程(cheng)狀(zhuang)態(tai)主(zhu)要(yao)針(zhen)對(dui)產(chan)品(pin)質(zhi)量(liang)的(de)形(xing)成(cheng)過(guo)程(cheng)和(he)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)過(guo)程(cheng)，而(er)過(guo)程(cheng)結(jie)果(guo)則(ze)是(shi)指(zhi)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)效(xiao)果(guo)和(he)產(chan)品(pin)滿(man)足(zu)質(zhi)量(liang)要(yao)求(qiu)的(de)程(cheng)度(du)。根(gen)據(ju)記(ji)錄(lu)的(de)上(shang)述(shu)特(te)性(xing)，記(ji)錄(lu)在(zai)組(zu)織(zhi)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)中(zhong)發(fa)揮(hui)著(zhe)重(zhong)要(yao)的(de)作(zuo)用(yong)。

01 在記錄過程中常見的問題：

（1）盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。（例如：我們在填寫質量報表時，本來該真實記錄的而為了應付檢查而進行更改）

（2）亂：記錄的設置、設計隨意性強
，缺乏體係考慮，記錄的填寫
，保管收集混亂
，責任不清。

（3）散：保存、管理分散，未作統一的規定。

（4）鬆：記錄填寫
、傳遞、保管不嚴，日常疏於檢查，達不到要求
，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。

（5）空：該填不填，空格很多
，缺乏嚴肅性
，法定性。

（6）錯：寫錯別字
，語言表達不清，填寫錯誤。（例如：豉油 “豉”字寫成了“鼓”字〈錯別字〉。）

02 記錄的設計和編製意義：

（1）記錄的充分性和必要性：jiluzuoweijichuxingheyijuxingwenjian，yingjinkenengquanmiandifanyingchanpinzhiliangxingchengdeguochenghejieguoyijizhiliangguanlitixideyunxingzhuangtaihejieguo。weici

，zuzhijiyaocongzongtishangpingjiajiludechongfenxing，liqiushiyuanshijiluwanzheng，tongshiyouyaoduimeiyijiludebiyaoxingjinxingzhuyipingshenhequshe，yaozhuyibingfeijiluyueduoyuehao
，zhengquedezuofashizhixuanzenaxiebiyaodeyuanshishujuzuoweijilu。

（2）記錄的真實性和準確性：真zhen實shi準zhun確que的de記ji載zai質zhi量liang信xin息xi，才cai能neng為wei有you效xiao地di運yun行xing組zu織zhi的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi並bing實shi現xian持chi續xu改gai進jin提ti供gong可ke靠kao的de依yi據ju，因yin此ci，在zai確que定ding記ji錄lu的de格ge式shi和he內nei容rong的de同tong時shi，應ying考kao慮lv使shi用yong者zhe填tian寫xie方fang便bian並bing保bao證zheng能neng夠gou在zai現xian有you條tiao件jian下xia準zhun確que地di獲huo取qu所suo需xu的de質zhi量liang信xin息xi。填tian寫xie記ji錄lu應ying實shi事shi求qiu是shi
、嚴肅認真。

（3）記錄的規範化和標準化：應盡量采用國際
、guoneihuoxingyebiaozhun，cankaoxianjinzuzhidechenggongjingyanyishijilugengjiaguifanhuahebiaozhunhua

，zaijianlizhiliangguanlitixiguochengzhong，yingdangduixianxingdejinxingqingli，feiliduoyudejilu，xiugaibushiyongdejilu，yanyongyoujiazhidebingzengbubixude，yingshiyongshidangdebiaogehuotubiaogeshijiayiguiding
，anyaoqiutongyibianhao
，shigexianghuodongdejilugengjiaxitonghexietiao，shixianjiludebiaozhunhuaguanli。duiyutongyizhonghuodongdejilugeshiyingdangshigudingde，bunengsuiyibiangeng
，zaochenghunluan，jishixuyaoxiugai
，yeyingguidingyigetongyideshijiankaishishiyongxinbiaoge。

03 記錄的填寫要求和注意事項：

（1）記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆

，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

（2）記錄的原始性：記(ji)錄(lu)要(yao)保(bao)持(chi)現(xian)場(chang)運(yun)作(zuo)，如(ru)實(shi)記(ji)錄(lu)，這(zhe)就(jiu)是(shi)原(yuan)始(shi)性(xing)。原(yuan)始(shi)就(jiu)是(shi)最(zui)初(chu)的(de)第(di)一(yi)手(shou)的(de)。原(yuan)始(shi)性(xing)就(jiu)是(shi)當(dang)天(tian)的(de)運(yun)作(zuo)當(dang)天(tian)記(ji)，當(dang)周(zhou)的(de)活(huo)動(dong)當(dang)周(zhou)記(ji)。做(zuo)到(dao)及(ji)時(shi)和(he)真(zhen)實(shi)，不(bu)允(yun)許(xu)添(tian)加(jia)點(dian)滴(di)水(shui)分(fen)
，使(shi)記(ji)錄(lu)真(zhen)實(shi)可(ke)靠(kao)。記(ji)錄(lu)保(bao)持(chi)其(qi)原(yuan)始(shi)性(xing)
，不(bu)可(ke)以(yi)重(zhong)新(xin)抄(chao)寫(xie)和(he)複(fu)印(yin)，更(geng)不(bu)可(ke)以(yi)在(zai)過(guo)程(cheng)進(jin)行(xing)完(wan)後(hou)加(jia)以(yi)修(xiu)飾(shi)和(he)裝(zhuang)點(dian)。

（3）記錄的清晰準確：記(ji)錄(lu)是(shi)作(zuo)為(wei)闡(chan)明(ming)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)所(suo)取(qu)得(de)結(jie)果(guo)或(huo)提(ti)供(gong)體(ti)係(xi)所(suo)完(wan)成(cheng)活(huo)動(dong)的(de)證(zheng)據(ju)的(de)文(wen)件(jian)而(er)策(ce)劃(hua)設(she)置(zhi)的(de)
，即(ji)是(shi)證(zheng)據(ju)，首(shou)先(xian)要(yao)屬(shu)實(shi)，要(yao)做(zuo)到(dao)屬(shu)實(shi)
，就(jiu)要(yao)將(jiang)過(guo)程(cheng)做(zuo)到(dao)位(wei)並(bing)運(yun)作(zuo)事(shi)實(shi)記(ji)得(de)正(zheng)確(que)和(he)清(qing)晰(xi)
，語(yu)言(yan)和(he)用(yong)字(zi)都(dou)要(yao)規(gui)範(fan)。不(bu)但(dan)使(shi)自(zi)己(ji)能(neng)看(kan)清(qing)楚(chu)
，也(ye)能(neng)使(shi)別(bie)人(ren)都(dou)看(kan)清(qing)楚(chu)。

（4）筆誤的處理：在(zai)填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)出(chu)現(xian)筆(bi)誤(wu)後(hou)
，不(bu)要(yao)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)亂(luan)寫(xie)亂(luan)畫(hua)，甚(shen)至(zhi)塗(tu)成(cheng)黑(hei)色(se)或(huo)用(yong)修(xiu)整(zheng)液(ye)加(jia)以(yi)掩(yan)蓋(gai)，正(zheng)確(que)的(de)處(chu)理(li)筆(bi)誤(wu)的(de)方(fang)法(fa)
，是(shi)在(zai)筆(bi)誤(wu)的(de)文(wen)字(zi)或(huo)數(shu)據(ju)上(shang)，用(yong)原(yuan)使(shi)用(yong)的(de)筆(bi)墨(mo)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，再(zai)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)的(de)上(shang)行(xing)間(jian)或(huo)下(xia)行(xing)間(jian)填(tian)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)文(wen)字(zi)和(he)數(shu)值(zhi)。

（5）空白欄目的填寫：youxiejiluzaiyunzuodeqingkuangxiasuoyoudelanmuwuneirongketian。zenmechuzhine
？kongbailanmubunengbutian
，qitianxiedefangfashizaikongbaideshizhongweizhihuayihengxian，biaoshijiluzheyijingguanzhudaozheyilanmu，zhishiwuneirongketian，jiuyiyihengxiandaizhi，ruguozongxiangyoujixingjunwuneirongtianxie
，yikeyongyixiexiandaizhi。

（6）簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署，有作業後的簽署
，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權(quan)限(xian)和(he)相(xiang)互(hu)關(guan)係(xi)的(de)體(ti)現(xian)
，是(shi)記(ji)錄(lu)運(yun)作(zuo)中(zhong)不(bu)可(ke)少(shao)的(de)組(zu)成(cheng)部(bu)分(fen)，任(ren)何(he)簽(qian)署(shu)都(dou)應(ying)簽(qian)署(shu)全(quan)名(ming)，同(tong)時(shi)盡(jin)可(ke)能(neng)的(de)清(qing)晰(xi)易(yi)辨(bian)，不(bu)允(yun)許(xu)有(you)姓(xing)無(wu)名(ming)或(huo)有(you)名(ming)無(wu)姓(xing)情(qing)況(kuang)存(cun)在(zai)。          

04 記錄的管理和控製：

（1）記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便於歸檔和檢索
，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

（2）記錄的貯存和保管：記(ji)錄(lu)應(ying)當(dang)按(an)照(zhao)檔(dang)案(an)要(yao)求(qiu)立(li)卷(juan)貯(zhu)存(cun)和(he)保(bao)管(guan)。記(ji)錄(lu)的(de)保(bao)管(guan)由(you)專(zhuan)人(ren)或(huo)專(zhuan)門(men)的(de)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)，應(ying)建(jian)立(li)必(bi)要(yao)的(de)保(bao)管(guan)製(zhi)度(du)，保(bao)管(guan)方(fang)式(shi)應(ying)便(bian)於(yu)檢(jian)索(suo)合(he)存(cun)取(qu)

，保(bao)管(guan)環(huan)境(jing)應(ying)適(shi)宜(yi)可(ke)靠(kao)，幹(gan)燥(zao)
、通風，並有必要的架
、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變(bian)質(zhi)合(he)丟(diu)失(shi)。管(guan)以(yi)及(ji)路(lu)的(de)保(bao)存(cun)期(qi)限(xian)問(wen)題(ti)
，如(ru)果(guo)外(wai)部(bu)沒(mei)有(you)要(yao)求(qiu)的(de)，組(zu)織(zhi)可(ke)針(zhen)對(dui)不(bu)同(tong)產(chan)品(pin)的(de)特(te)點(dian)合(he)法(fa)規(gui)要(yao)求(qiu)做(zuo)出(chu)相(xiang)應(ying)規(gui)定(ding)，如(ru)果(guo)合(he)同(tong)對(dui)記(ji)錄(lu)提(ti)出(chu)要(yao)求(qiu)，則(ze)按(an)照(zhao)顧(gu)客(ke)的(de)要(yao)求(qiu)確(que)定(ding)保(bao)存(cun)期(qi)限(xian)。一(yi)般(ban)情(qing)況(kuang)下(xia)，記(ji)錄(lu)的(de)保(bao)存(cun)期(qi)限(xian)為(wei)2年，主要的記錄應保存3年

，重要的記錄應長期保存。

（3）記錄的檢索：yixiangzhilianghuodongwangwangshejidaoduoxiangjiludeneironghebiaoge，weilebimianlouxiang
，yingdangduijilujinxingbianmu，bianmujuyouyindaohelujingzuoyong，keyibianyujiludezhayueheshiyong，shizhayueduigaixiangzhilianghuodongdejilunengyouyigezhengtidelejie。duiyuyigexiangmu，hetonghuoshichanpinshixianhouguocheng，keyikaolvjianliyigezongbianmu
，anchanpinshixiandejindujinxingpailie。duiyujiluneirongjiaoduo，zhilianghuodonglianxifuzadejilu
，yekeshezhifenxiangbianmu。jiluzaiguidangqianjingzhuguanbumenyanshouhegehoufangkejinxing
，ruguoguidangziliaobuquan
，fuzeguidangyanshoudebumenyouquanjushou。jiluzhongbaohanledaliangyouyongdetixiyunxingzhengjuheyuanshixinxi
，yaofahuiqizuoyongbixushiyongqibianyuyouguanbumenheyuangongzhazhao，jiludezhayuenarujisuanjiguanlishibijiaohaodezuofa，bianzhidianzisuoyin，keyitigaojiansuohezhayuedexiaolv。

（4）記錄的處置：超chao過guo規gui定ding保bao存cun期qi限xian的de記ji錄lu，應ying統tong一yi進jin行xing處chu理li，重zhong要yao的de含han有you保bao密mi內nei容rong的de記ji錄lu須xu保bao留liu銷xiao毀hui記ji錄lu。記ji錄lu必bi須xu如ru實shi記ji載zai產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he最zui終zhong狀zhuang態tai

，如ru實shi反fan映ying質zhi量liang管guan理li體ti係xi過guo程cheng、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同

、法規要求以及顧客的期望的程度
，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。

二、質量記錄報表填寫注意事項

zhiliangjiluyongyujizaiguochengzhuangtaiheguochengjieguo，shiqiyezhiliangbaozhengdekeguanyiju

，weicaiqujiuzhengheyufangcuoshitigongyiju，youliyuchanpinbiaoshihekezhuisuxing。zhiliangjilutianxieyouyixiashixiangxuyaozhuyi：

1、報表填寫必須完整
，盡可能詳細（可按照“6W2H”的表述方式進行描述），對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名；

2、記ji錄lu要yao求qiu準zhun確que清qing晰xi，不bu得de潦liao草cao，更geng不bu得de隨sui便bian在zai記ji錄lu上shang亂luan塗tu亂luan畫hua，記ji錄lu背bei麵mian也ye一yi樣yang，特te別bie注zhu意yi的de是shi要yao檢jian查zha最zui後hou填tian寫xie的de清qing晰xi度du，不bu清qing晰xi者zhe要yao進jin行xing重zhong填tian
；

3、jilubudesuibianjinxinggenggai，xuyaogenggaishizhengquedezuofashixianjiangcuowudedifangyongyitiaohengxianhuadiao，ranhouzaipangbianxieshangzhengquedeneirong，tongshizaipangbianjinxingqianming
，bingxieshangriqi。zhidezhuyideshi：

（1）如是數字錯誤，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉，如：將9002該為9001時

，應為9002而不是9002。

（2）簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理

、某先生
、某小姐等。

（3）填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2004年2月1日可寫為1/2.04或2004/2/1、2004.2.1等。

4、不準使用塗改液
，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫

，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名
；

5
、記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日，如2004年2月1日

；流水號的填製必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2004年2月的第15份報表的流水號為04/02/015。