當(dang)一(yi)個(ge)組(zu)織(zhi)從(cong)零(ling)開(kai)始(shi)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)
，或(huo)者(zhe)推(tui)翻(fan)既(ji)有(you)體(ti)係(xi)重(zhong)建(jian)一(yi)個(ge)全(quan)新(xin)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)時(shi)，往(wang)往(wang)需(xu)要(yao)一(yi)個(ge)經(jing)驗(yan)豐(feng)富(fu)的(de)質(zhi)量(liang)經(jing)理(li)來(lai)確(que)保(bao)工(gong)作(zuo)順(shun)利(li)有(you)效(xiao)。

 

　　如下四項基本原則可以幫助質檢經理在空白“畫布”上描繪質量管理體係的宏偉畫卷。

 

1、簡化程序

 

　　簡(jian)化(hua)程(cheng)序(xu)如(ru)何(he)使(shi)建(jian)立(li)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)符(fu)合(he)法(fa)律(lv)法(fa)規(gui)要(yao)求(qiu)？最(zui)有(you)效(xiao)的(de)辦(ban)法(fa)是(shi)按(an)照(zhao)法(fa)律(lv)法(fa)規(gui)要(yao)求(qiu)創(chuang)建(jian)程(cheng)序(xu)，或(huo)者(zhe)采(cai)用(yong)符(fu)合(he)法(fa)律(lv)法(fa)規(gui)要(yao)求(qiu)的(de)程(cheng)序(xu)。聰(cong)明(ming)的(de)人(ren)會(hui)把(ba)盡(jin)量(liang)多(duo)的(de)要(yao)求(qiu)納(na)入(ru)到(dao)一(yi)個(ge)程(cheng)序(xu)中(zhong)。不(bu)少(shao)因(yin)程(cheng)序(xu)過(guo)多(duo)而(er)夭(yao)折(zhe)的(de)新(xin)組(zu)織(zhi)，其(qi)程(cheng)序(xu)的(de)複(fu)雜(za)程(cheng)度(du)遠(yuan)遠(yuan)超(chao)出(chu)了(le)法(fa)律(lv)法(fa)規(gui)的(de)要(yao)求(qiu)。

 

　　“出於一致性、符合性、安全性的考慮
，創建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解，但是通常沒有必要。比如，如果公司對雇員養多少盆綠植
、澆水頻率是多少進行統計，公司程序就走向了極端。

 

　　對於那些創建了過多程序的質量經理，我有3條建議：

 

　　第一，識別出依照法律法規要求必須具備的程序；

 

　　第二，識別必備程序中哪些可以歸並到一起，比如
，完全沒必要對糾正活動（CA）和預防活動（PA）采用兩道程序，可以把兩道程序合並為“糾正和預防”（CAPA）這一道程序；

 

　　最zui後hou，評ping估gu經jing過guo上shang述shu步bu驟zhou選xuan出chu的de程cheng序xu，識shi別bie哪na些xie將jiang真zhen正zheng簡jian化hua組zu織zhi程cheng序xu。另ling外wai
，還hai需xu要yao判pan斷duan這zhe些xie程cheng序xu是shi使shi組zu織zhi雇gu員yuan更geng加jia輕qing鬆song了le，還hai是shi增zeng加jia了le他ta們men的de工gong作zuo量liang。

 

　　質量經理還要遵守這樣的規則：如果必須要建立一個看似“可笑”的程序，那就盡可能模糊處理。

 

　　比如，要是非得建立一個澆花“標準化操作程序（SOP）”，就不要規定什麼時候澆
、怎麼澆，僅僅簡化為：保bao持chi辦ban公gong室shi綠lv植zhi不bu死si。買mai些xie仙xian人ren掌zhang之zhi類lei的de綠lv植zhi放fang在zai辦ban公gong室shi。要yao是shi不bu小xiao心xin連lian仙xian人ren掌zhang都dou養yang死si了le，那na就jiu再zai買mai些xie絲si綢chou布bu花hua，最zui後hou給gei自zi己ji寫xie份fen糾jiu正zheng和he預yu防fang程cheng序xu（CAPA）。

 

2
、避免法律法規條款堆砌

 

　　法fa律lv法fa規gui通tong常chang寫xie得de很hen寬kuan泛fan。盡jin管guan有you詳xiang細xi的de解jie釋shi文wen件jian，但dan組zu織zhi經jing常chang忽hu視shi了le對dui法fa律lv法fa規gui的de解jie釋shi，而er簡jian單dan地di將jiang條tiao款kuan複fu製zhi粘zhan貼tie到dao自zi己ji的de工gong作zuo程cheng序xu中zhong。在zai政zheng府fu監jian管guan者zhe看kan來lai，廠chang商shang把ba程cheng序xu文wen件jian寫xie成cheng“堆砌法律法規條文”的樣子
，是出於這樣的心態：“我們不知道自己在做什麼
，所以打算原封不動複製粘貼你的要求，這樣你肯定高興。”

 

　　很多組織在建立質量管理體係時花費了大量資源，比如從別的項目調配人員、雇用谘詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字遊戲進行了同義詞的替換
，就像不想被認定為“剽竊”的大學生如法炮製自己的學期報告一樣。

 

　　程序語言的簡化是實施一致性的最佳戰略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規條文來給合作夥伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規要求相一致
、簡單易懂、一步接一步的程序。

 

3、突破質量術語縮寫困境

 

　　zhiliangshuyudexuanguanhelijieshifeichangmafandeshiqing。yigehaodebanfashi，weimeiweiyuangongtigongyifenbaokuoshuyuzhunqueshiyidesuoxiecibeiwangdanfangzaitamendebangongzhuoshang，yibiansuishizhakan。

 

　　這個工作程序固然好，但如果新員工需要頻繁查找某個縮寫的釋義
，那麼最好簡化一下程序，刪除這個拗口的縮寫。

 

4、文件流轉“加速跑”

 

　　想象一下這樣的情形：你花費了數周建立起了一套CAPA程cheng序xu，在zai你ni眼yan裏li，它ta不bu止zhi完wan美mei，簡jian直zhi是shi一yi件jian藝yi術shu品pin。你ni填tian好hao文wen件jian變bian更geng控kong製zhi表biao，把ba打da印yin的de文wen件jian送song入ru審shen核he批pi準zhun程cheng序xu。你ni相xiang信xin在zai這zhe套tao審shen批pi流liu程cheng中zhong，運yun營ying經jing理li會hui把ba你ni的de文wen件jian及ji時shi送song給gei監jian管guan經jing理li，再zai送song給gei工gong程cheng經jing理li。可ke兩liang周zhou過guo去qu了le，音yin訊xun皆jie無wu，最zui後hou你ni發fa現xian
，文wen件jian依yi然ran還hai在zai運yun營ying經jing理li桌zhuo上shang，被bei壓ya在zai一yi堆dui其qi他ta文wen件jian下xia麵mian。你ni意yi識shi到dao，為wei了le加jia快kuai獲huo得de批pi準zhun，你ni需xu要yao挨ai個ge跑pao部bu門men盯ding流liu程cheng。

 

　　duiyuyongyouzhongduofenzhidedaxingzuzhi，shiyongyitaoqiangdadedianziwendangguanlixitongshijianhualiuchengzuiyouxiaodebanfa。gongzuodesuoyouxuqiudounengzaizhetaocaozuoxinghenqiangdexitongzhongshixian――生成審批郵件、監控流程關鍵點

、找出差距等。人們再也不需要去尋找可笑的紙質文件。建設一套電子文檔管理係統雖然非常昂貴，但是，從長遠看，為了高效
、省時，投資這樣的係統無疑是值得的。

 

　　然(ran)而(er)，即(ji)使(shi)組(zu)織(zhi)可(ke)承(cheng)擔(dan)巨(ju)額(e)投(tou)資(zi)，盲(mang)目(mu)投(tou)資(zi)建(jian)電(dian)子(zi)文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)係(xi)統(tong)同(tong)樣(yang)不(bu)可(ke)取(qu)。比(bi)如(ru)，在(zai)一(yi)個(ge)以(yi)盡(jin)快(kuai)建(jian)立(li)實(shi)施(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)為(wei)目(mu)標(biao)
，且(qie)文(wen)件(jian)審(shen)批(pi)人(ren)員(yuan)集(ji)中(zhong)在(zai)一(yi)起(qi)辦(ban)公(gong)的(de)組(zu)織(zhi)，無(wu)紙(zhi)化(hua)辦(ban)公(gong)就(jiu)不(bu)實(shi)用(yong)。當(dang)組(zu)織(zhi)首(shou)次(ci)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)時(shi)，並(bing)不(bu)是(shi)越(yue)強(qiang)大(da)、越快、越耀眼的電子係統就越合適。不考慮實際情況，盲目建立的電子文檔管理係統帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據組織的規模、對電子文檔管理係統的預期來確定。

 

　　在急急忙忙建立體係和程序之前
，質量經理應該問一下自己：審核員將怎麼看這套體係，他們能理解嗎？審核員要經過多少道程序才能驗證係統的符合性？如果體係運行一年之後失敗了怎麼辦？

 

　　bujiyuxingdong，duowenjigeweishenme，jianchiyijiandandefangshizuoshi

，jiunengjianhuagongzuochengxu，chuangjiangenghaodegongzuoliucheng。erguanzhurushangsixiangjibenyuanzehuibangzhuwomenzuohaodajianzhiliangguanlitixidediyibu。