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在ISO9001體ti係xi要yao求qiu控kong製zhi成cheng文wen信xin息xi，記ji錄lu是shi成cheng文wen信xin息xi的de一yi種zhong，這zhe些xie記ji錄lu是shi證zheng實shi質zhi量liang管guan理li體ti係xi符fu合he標biao準zhun要yao求qiu並bing有you效xiao運yun行xing的de必bi要yao證zheng據ju。對dui這zhe些xie記ji錄lu應ying實shi施shi規gui範fan化hua管guan理li，務wu必bi保bao證zheng標biao準zhun要yao求qiu的de記ji錄lu齊qi全quan，特te別bie是shi關guan鍵jian記ji錄lu齊qi全quan。為wei此ci，對dui每mei種zhong記ji錄lu應ying設she計ji適shi當dang的de表biao式shi和he欄lan目mu，確que保bao所suo提ti供gong的de信xin息xi是shi充chong分fen的de。同tong時shi，還hai應ying保bao證zheng記ji錄lu的de真zhen實shi和he有you效xiao。
在審核中經常發現一些企業在運行時並未留下當時的記錄，會有三種情況：
（1）記錄是寫“回憶錄”，運行時不及時填寫，等到做完後一口氣寫完。
（2）記錄寫“預測”，產品還沒開始做，記錄就全部寫好。
（3）根本就不填寫記錄，在審核前為了應付檢查而補記錄。
因為這三種情況填寫的記錄是不真實的、非增值的，故補記錄的做法是一種“自欺欺人”的(de)行(xing)為(wei)。它(ta)不(bu)僅(jin)付(fu)出(chu)了(le)無(wu)謂(wei)的(de)勞(lao)動(dong)，還(hai)在(zai)組(zu)織(zhi)內(nei)形(xing)成(cheng)弄(nong)虛(xu)作(zuo)假(jia)的(de)風(feng)氣(qi)，必(bi)將(jiang)損(sun)害(hai)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)。事(shi)實(shi)上(shang)，發(fa)現(xian)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)中(zhong)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)好(hao)事(shi)，隻(zhi)要(yao)從(cong)發(fa)現(xian)之(zhi)時(shi)認(ren)真(zhen)改(gai)正(zheng)就(jiu)可(ke)以(yi)符(fu)合(he)標(biao)準(zhun)要(yao)求(qiu)。
02 記錄應清晰，易識別和檢索
記錄要真實、準確、清晰和易於辯認。
記錄應保持清晰，是指內容齊全、字跡清楚。
凡欄目空白，填寫錯誤，塗改，簽名不全，未填定年、月、日或字跡不清的不符合要求。
記錄不能隨意塗改，即使有筆誤需要更改時，也隻能是劃改並加蓋責任者的印章，切勿塗改。
易識別和易檢索是指記錄應易於查找。
應對質量記錄進行適當的標識、收集、編目和歸檔，確保在需要時便於快速查閱。這就需要對每一個記錄定分類號和流水號。分類號一般代表部門和記錄類別；流liu水shui號hao為wei記ji錄lu的de順shun序xu號hao，它ta可ke以yi表biao明ming記ji錄lu的de完wan善shan性xing，就jiu像xiang財cai務wu發fa票piao一yi樣yang。由you於yu一yi天tian之zhi內nei可ke能neng有you多duo個ge記ji錄lu，故gu僅jin以yi日ri期qi作zuo為wei記ji錄lu的de標biao識shi是shi不bu充chong分fen的de，因yin其qi不bu具ju有you唯wei一yi性xing。
03 編製記錄控製程序
質量記錄控製程序是體係建立的文件之一。記錄的控製程序應確保對質量記錄進行以下方麵的有效控製：
（1）標識：可采用顏色（如不同用途的記錄使用不同顏色的紙張）、編號（如分類號和流水號）等方式確保記錄能易於識別。
（2）貯存：記錄可通過適當的載體來保存，如使用紙張、磁盤、光盤或其他電子媒體。應安排適宜的貯存環境，以防止質量記錄的損壞或丟失。
（3）保護：包括對記錄的防護和保管要求，目的在於保持記錄的完好無損。對於貯存於電子媒體中的質量記錄來說，應注意電子圖像的退化速率。
（4）檢索：包括對收集、編目、歸檔、查閱的要求，以實現易於快速查找的要求。
（5）保存期限：應根據產品特點、法規要求及合同要求來確定記錄的保存期限。一般可根據產品的壽命周期或“三包”期限分別確定不同記錄的保存期限。
（6）處置：包括記錄最終如何銷毀的要求。對超過保存期限的記錄，應予以定期清理，統一銷毀。
