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1、符合性
質量管理體係文件必須具有以下兩個符合性：
① 符合企業的質量方針和質量目標
質量方針和目標不應停留在口頭上，而應確保其實現，隻有這樣才能確保企業在市場競爭中占據有利的位置，不斷增強競爭實力。
應根據質量方針和質量目標的要求，施加具有施加具有相應的控製力度的措施。
有些體係不能保證質量方針、目標的實現，就是不符合要求的。如有的企業提出的顧客滿意度要達到100%，但卻無評價顧客滿意與否的標準和方法。
② 符合質量管理體係標準的要求
這是對質量管理體係的基本要求，而不是全部要求。具有這兩個符合性，也是對質量管理體係的基本要求。
2、創新性
① 創新思維是持續改進的源泉
要提倡創新，在質量管理體係中營造有利於創新的氛圍，要鼓勵那些立足於企業，在在管理方法和手段上不斷創新的人。
用新的更好的方法和手段去代替原有的方法和手段，才回不斷的實現質量改進。
② 創新會帶來效益
zhiyouchuangxin，caikenengqudetupoxingjinzhan，dailaijudadexiaoyi。guanlichuangxinwangwangdailaizhidefeiyue，zaizhiliangguanlifazhanshishang，meiyicizhongdadechuangxinhebiangedouhuidailaixianzhedexiaoyi，ru：統計質量控製（SQC）明顯減少了廢品；準時管理（JIT）改變了傳統的庫存概念；精益管理方式向一切浪費宣戰。
③ 創新的範圍
創新不隻是限於新產品、新技術、新工藝、新材料等方麵，在質量管理體係的持續改進中，還要不斷的強調管理的創新，以強化企業在市場中的競爭力，使顧客更為滿意。
3、確定性
在描述任何質量活動過程時，都必須使其具有確定性。即必須明確規定何時、何地、做什麼、由誰來做、依據什麼文件、怎麼做及應保留什麼記錄等，排除人為的隨意性。
隻有這樣才能保證過程的一致性，才能保證過程質量和工作質量的穩定性。例如：有的企業在編製檢驗作業指導書（或稱檢驗文件）時未明確檢驗取樣部位、測量部位和方向，使檢驗人員在檢驗時有相當大的隨意性，致使檢驗結果的正確性不可靠。
4、相容性
各種質量管理體係有關的文件之間，應保持良好的相容性，即不僅要協調一致不產生矛盾，而且要各自為實現總目標承擔相應的任務。
從質量策劃開始，就應該考慮保持文件的相容性。如：有(you)的(de)企(qi)業(ye)在(zai)設(she)計(ji)輸(shu)出(chu)中(zhong)明(ming)確(que)規(gui)定(ding)對(dui)質(zhi)量(liang)特(te)性(xing)的(de)要(yao)求(qiu)，而(er)在(zai)相(xiang)應(ying)的(de)工(gong)藝(yi)文(wen)件(jian)中(zhong)未(wei)能(neng)全(quan)部(bu)覆(fu)蓋(gai)全(quan)部(bu)質(zhi)量(liang)特(te)性(xing)的(de)要(yao)求(qiu)，或(huo)無(wu)法(fa)驗(yan)證(zheng)這(zhe)些(xie)要(yao)求(qiu)是(shi)否(fou)達(da)到(dao)。在(zai)這(zhe)裏(li)，設(she)計(ji)文(wen)件(jian)、工藝文件、檢驗文件之間就存在不相容的問題。
5、可操作性
質量管理體係文件必須符合企業的客觀實際，具有可操作性。這是文件得到有效貫徹落實的重要前提。
因yin此ci，編bian寫xie人ren員yuan應ying該gai深shen入ru實shi際ji進jin行xing調tiao查zha研yan究jiu，使shi用yong人ren員yuan應ying該gai及ji時shi反fan映ying使shi用yong中zhong存cun在zai的de問wen題ti，力li求qiu盡jin快kuai改gai進jin和he完wan善shan，確que保bao文wen件jian可ke操cao作zuo且qie行xing之zhi有you效xiao。
當文件確實難以操作，而又未能及時發現問題時，首先是編寫人員的責任、其次使用人員也負有未及時反饋消息的責任。
質量管理體係文件的可操作性要通過落實職責來保證。
6、係統性
質量管理體係應該是一個由組織結構、程序、過程和資源構成的有機的整體，但在質量管理體係文件編寫的過程中，由於過程、要素及部門人員的分工不同、側重點不同及其局限性，較難保持全局的係統性。
因此，應該站在係統的高度，著重分厘清每個程序在組織中的作用，其輸入、輸出與其他程序間的界麵和接口，並施以有效的反饋控製。
此外，文件間的支撐關係必須清晰：
質量管理體係程序文件要支撐品質手冊、即對質量手冊提出的各種管理要求都應作出各種具體的交待、有控製的安排；
作業指導書應該支撐程序文件。
係統管理要求分清文件的層次，保證每個文件的唯一性，加強係統協調，改善係統的綜合性並實施動態管理。
