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質量管理體係文件主要有五種類型：
質量方針和目標、
質量手冊、
程序文件、
工作文件和質量記錄
1、質量方針和質量目標
質量方針是由公司的最高管理者正式發布的該組織總的質量宗旨和方向。質量目標是指在質量方麵所追求的目的。
zhiliangfangzhenyingyuzuzhidezongfangzhenxiangyizhi，bingweizhidingzhiliangmubiaotigongkuangjia，zhiliangmubiaotongchangyijuzhiliangfangzhenzhiding，zhiliangfangzhenhezhiliangmubiaojunyingxingchengwenjianbingbanbushishi。
2、質量手冊
質量手冊是闡明一個公司的質量方針，並描述其質量管理體係的綱領性文件。
質量手冊必要覆蓋標準要求，即對每一個條款都作出公司如何遵循的描述。
3、程序文件
程序文件是指把為完成某項質量活動而規定的順序、內容和方法寫成書麵材料並正式頒布而形成的文件，是質量手冊的支持性文件。
一般來說，質量手冊對質量管理體係的描述是綱領性、yuanzexingde，bushejigongzuoshangdejutixijie，erchengxuwenjianzeyaoxizhideduo，shizhijiezhenduimougebumende，shigebumenzhilianghuodongdejutiyaoqiu，bujinyaoshuomingyinggaizuoshenme，haiyingtichuzenyangzuo，youshuizuo，ruhekongzhihejilu，chanshengshenmebaogaohuowenjiandengyaoqiu。
程序文件的內容必須同質量手冊的規定要求相一致，同時應簡練、準確，具有很強的可操作性要求。
4、工作文件
工作文件是針對個人或崗位編製最具體的操作性文件，包括作業指導書、崗位責任書、檢驗指導書等，都是針對操作者或崗位編製的。
（1）作業指導書：是操作工藝規程的細化，對各道工序各項作業為操作者提供最詳細的指導。
（2）崗位責任書：是闡明各個崗位的目的要求，工作內容和範圍，責任和權力，工作步驟與方法。
（3）檢驗指導書：是具體指導檢驗員如何抽樣，如何判定產品的合格與不合格等。
5、質量記錄
質量記錄是為已完成的活動或達到的結果，提供客觀證據的文件。
質量記錄記載了質量管理體係運行過程，便於查找問題的出處及責任者，分析出現問題的原則，為質量改進提供基礎數據。
因此，質量記錄是基礎性、鑒證性的質量文件，要保證其客觀真實，也要注意及時整理歸檔，便於查閱，並要保留一定時間（至少有3個月以上記錄）。
二、質量管理體係文件的層次結構
質量管理體係五個文件的性質、使用對象、作用是不同的。
第一層次質量方針和質量目標，是總的方向和目的。
第二層次為質量手冊，是綱領性文件。
第(di)三(san)層(ceng)是(shi)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)，是(shi)針(zhen)對(dui)各(ge)個(ge)職(zhi)能(neng)部(bu)門(men)的(de)，是(shi)質(zhi)量(liang)手(shou)冊(ce)的(de)支(zhi)持(chi)性(xing)文(wen)件(jian)，同(tong)時(shi)又(you)受(shou)到(dao)工(gong)作(zuo)文(wen)件(jian)的(de)支(zhi)持(chi)，起(qi)到(dao)承(cheng)上(shang)啟(qi)下(xia)的(de)作(zuo)用(yong)。同(tong)時(shi)，各(ge)部(bu)門(men)間(jian)的(de)橫(heng)向(xiang)聯(lian)係(xi)和(he)接(jie)口(kou)，主(zhu)要(yao)也(ye)是(shi)在(zai)程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)中(zhong)予(yu)以(yi)規(gui)定(ding)。所(suo)以(yi)，程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)又(you)具(ju)有(you)橫(heng)向(xiang)協(xie)調(tiao)的(de)作(zuo)用(yong)。在(zai)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)中(zhong)，程(cheng)序(xu)文(wen)件(jian)編(bian)製(zhi)的(de)工(gong)作(zuo)量(liang)較(jiao)大(da)，也(ye)較(jiao)容(rong)易(yi)出(chu)問(wen)題(ti)，編(bian)得(de)好(hao)對(dui)提(ti)高(gao)企(qi)業(ye)管(guan)理(li)水(shui)平(ping)作(zuo)用(yong)顯(xian)著(zhu)。
第四層次為工作文件，都是對具體工作的指導或規定。這類文件數目最多，是最基礎的文件。
第五層次為質量記錄，是全公司各項質量活動的結果形成質量記錄。
三、質量管理體係文件的編寫總體要求
1、整體性
必須注意所有文件是一個有機整體，應注意整體，不能因為某個局部或部門的優化而破壞整體的功能。
2、層次性
各類文件的地位、zuoyongshibutongde，chuyubutongdecengcishang。meileiwenjianchulezhongshigecengcijiandexianjiewai，zhuyaoshijiejuebencengcidewenti。biru，zhiliangshouceshichuyuzuigaocengcideganglingxingwenjian，bushejichunjishuxingdexijie；工作文件則是最基礎的操作性文件，要求對各項作業給予盡可能詳細的指導，而不需要原則性、概括性的闡述。
3、係統性
質量管理體係文件應根據一個公司實際質量管理體係的係統特征，各要素之間相互作用、相互依賴關係來描述該質量管理體係和規範各項質量活動。要充分考慮文件本身及相互之間的內在聯係，各要素、各程序、各活動之間均應有序銜接，相輔相成，不能相互脫節或相互矛盾。
4、法規性
zhiliangguanlitixiwenjianshiyigegongsishishizhiliangguanli，kaizhanzhiliangbaozhenghuodongdefaguihuoxingweizhunze。yinci，zhiliangguanlitixiwenjianyaojingguoyidingdepizhunchengxu，zhengshibanbushishi。duigongsineibueryan，zhiliangguanlitixiwenjianbushizhidaoxingwenjian，ershibixuzhixingdezhilingxingwenjian。
5、受控性
除了部分贈送給顧客或其他有關單位的質量手冊外，各類質量管理體係文件均是受控的。就是各類文件的發放、修改、作(zuo)廢(fei)等(deng)均(jun)要(yao)履(lv)行(xing)，保(bao)證(zheng)現(xian)場(chang)使(shi)用(yong)的(de)都(dou)是(shi)現(xian)行(xing)有(you)效(xiao)的(de)文(wen)件(jian)。這(zhe)一(yi)點(dian)非(fei)常(chang)重(zhong)要(yao)，如(ru)果(guo)文(wen)件(jian)控(kong)製(zhi)不(bu)嚴(yan)格(ge)，那(na)麼(me)文(wen)件(jian)化(hua)的(de)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)很(hen)容(rong)易(yi)流(liu)於(yu)形(xing)式(shi)，導(dao)致(zhi)失(shi)敗(bai)。
四、編寫文件的指導思想
1、質量第一、顧客至上的思想
質量第一、顧客至上，不是空洞的口號，應成為公司服務的宗旨。質量管理體係文件中應處處體現這一思想，通過質量手冊、工作程序、作業指導書、質量記錄等，把這一思想落到實處。如果指導思想不端正，僅僅為應付檢查、審核不可能編出好的質量管理體係文件的。
2、實用有效的思想
bianxiezhiliangguanlitixiwenjian，bujinyaokaolvbiaozhunyaoqiu，gengyaokaolvgongsideshijiqingkuang，suoxiedeyidingshigongsijingguonulinenggouzuodaohexingzhiyouxiaode。tuoligongsishiji，suizhechanggaotiao，zuihoubiranwufashishi，zhenggewenjianxitongyejiumeiyourenhejiazhi。
3、不斷改進的思想
zhiliangguanlitixiwenjianjuyouxiangduiwendingxing，danbushiyichengbubiande。suizhegongsijingyingwaibuhuanjingjineibutiaojiandebianhua，zhiliangguanlitixiwenjianyingyouyidingdeshiyingnengli，yinerjuyouyidingdedongtaixing。chulihaowendingxinghedongtaixingdeguanxi，baozhengshiyixing，shiquebaozhiliangguanlitixiyouxiaoxingdeguanjian。liru，zhiliangshouceyaocaiyonghuoyezhuangding，zhidingwenjianxiugaichengxu，zhumingbanbenhaodeng，zhushiweilebianyuxiugai。tongguodingqineibushenhedeng，zhaochuxianxingwenjiandebuzu，buduanyitixiwenjianjinxinggaijin，baozhengqixianjinxingheshiyongxing。
4、目的明確
要(yao)編(bian)好(hao)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，一(yi)定(ding)要(yao)有(you)一(yi)個(ge)明(ming)確(que)的(de)目(mu)的(de)。目(mu)的(de)是(shi)在(zai)企(qi)業(ye)實(shi)施(shi)標(biao)準(zhun)化(hua)和(he)規(gui)範(fan)化(hua)的(de)管(guan)理(li)，提(ti)升(sheng)公(gong)司(si)管(guan)理(li)水(shui)平(ping)和(he)能(neng)力(li)，從(cong)而(er)提(ti)高(gao)企(qi)業(ye)市(shi)場(chang)競(jing)爭(zheng)力(li)。因(yin)此(ci)在(zai)評(ping)審(shen)時(shi)不(bu)僅(jin)要(yao)看(kan)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)是(shi)否(fou)符(fu)合(he)標(biao)準(zhun)，更(geng)要(yao)看(kan)文(wen)件(jian)是(shi)否(fou)已(yi)經(jing)實(shi)施(shi)、實施的證據、實施的效果。隻是為“符合”標準而拚湊的東西，是不能產生任何實施價值和用途的。
5、領導重視
既然質量管理體係文件的編寫是公司的一項重要的“立法”工(gong)作(zuo)，涉(she)及(ji)到(dao)公(gong)司(si)的(de)方(fang)方(fang)麵(mian)麵(mian)，若(ruo)沒(mei)有(you)主(zhu)要(yao)領(ling)導(dao)的(de)重(zhong)視(shi)和(he)支(zhi)持(chi)，是(shi)肯(ken)定(ding)做(zuo)不(bu)到(dao)的(de)。一(yi)定(ding)要(yao)讓(rang)領(ling)導(dao)認(ren)識(shi)到(dao)，若(ruo)該(gai)項(xiang)工(gong)作(zuo)流(liu)於(yu)形(xing)式(shi)，以(yi)後(hou)糾(jiu)正(zheng)將(jiang)是(shi)十(shi)分(fen)困(kun)難(nan)，可(ke)以(yi)說(shuo)是(shi)後(hou)患(huan)無(wu)窮(qiong)。因(yin)此(ci)，主(zhu)要(yao)領(ling)導(dao)應(ying)直(zhi)接(jie)抓(zhua)該(gai)項(xiang)工(gong)作(zuo)。若(ruo)領(ling)導(dao)尚(shang)未(wei)認(ren)識(shi)清(qing)楚(chu)，就(jiu)不(bu)要(yao)急(ji)著(zhe)做(zuo)，一(yi)旦(dan)做(zuo)了(le)，事(shi)實(shi)上(shang)就(jiu)要(yao)做(zuo)好(hao)。
6、組織落實
為編寫好質量管理體係文件，要有相應的組織。通常建立兩個小組：
一個是質量管理體係文件編寫領導小組，主要負責編寫原則的確定、編寫人員的選擇，以及質量管理體係文件的初審和終審。
另(ling)一(yi)個(ge)是(shi)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)編(bian)寫(xie)小(xiao)組(zu)，負(fu)責(ze)具(ju)體(ti)的(de)文(wen)件(jian)編(bian)寫(xie)工(gong)作(zuo)。一(yi)般(ban)主(zhu)要(yao)由(you)公(gong)司(si)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)部(bu)門(men)負(fu)責(ze)，另(ling)外(wai)從(cong)各(ge)個(ge)職(zhi)能(neng)部(bu)門(men)各(ge)抽(chou)出(chu)一(yi)個(ge)人(ren)員(yuan)，組(zu)成(cheng)編(bian)寫(xie)小(xiao)組(zu)。對(dui)編(bian)寫(xie)小(xiao)組(zu)成(cheng)員(yuan)要(yao)經(jing)過(guo)挑(tiao)選(xuan)，要(yao)求(qiu)對(dui)工(gong)作(zuo)認(ren)真(zhen)負(fu)責(ze)，對(dui)公(gong)司(si)情(qing)況(kuang)熟(shu)悉(xi)，具(ju)有(you)較(jiao)強(qiang)的(de)文(wen)字(zi)能(neng)力(li)。
7、資源保證
對於質量管理體係文件編寫所需的必要辦公條件要給予保證。包括調查研究、培訓學習、資料搜集、電(dian)腦(nao)排(pai)印(yin)等(deng)所(suo)需(xu)要(yao)費(fei)用(yong)以(yi)及(ji)時(shi)間(jian)保(bao)證(zheng)。尤(you)其(qi)是(shi)各(ge)部(bu)門(men)抽(chou)調(tiao)到(dao)編(bian)寫(xie)組(zu)的(de)人(ren)員(yuan)，應(ying)該(gai)在(zai)一(yi)定(ding)時(shi)間(jian)內(nei)脫(tuo)離(li)或(huo)半(ban)脫(tuo)離(li)原(yuan)有(you)工(gong)作(zuo)或(huo)給(gei)一(yi)定(ding)的(de)時(shi)間(jian)保(bao)證(zheng)。
五、質量管理體係文件編寫基本程序
1、培訓學習，理解標準
2、資料調研及公司實際情況調查
3、擬訂計劃，分工編寫
4、統一彙總，完成草案
5、審核草案，試點運行
6、跟蹤運行結果，形成正式文件
7、領導批準，正式運行
六、質量手冊編寫要求
（一）概述
1、封麵：
包括文件編號、手冊名稱、公司名稱、發布實施日期等（請注意所有文件中時間前後一致，至少要有3個月以上的記錄）
2、批準頁：
總經理簽字發布，包括質量手冊的重要性和各部門實施要求，以及何年何月何日起實施。
3、目錄：
各章節的題目和頁碼。
4、前言：
企業基本情況，如公司名稱（工商登記證的全稱）、地址、規模、通訊方式、發展概況、所獲榮譽等。
5、質量手冊的管理：
說明質量手冊是由哪個部門負責編製，誰負責審批、更改、發放、保管、作廢等如何控製。
6、術語和縮寫:
關於質量管理方麵的術語，應采用ISO9000:2000《質量管理體係基礎和術語》中的定義。
（二）正文
1、組織機構
先畫組織結構圖，再明確機構設置及各部門的職責、職權。（一定要與實際相符，實際有多少部門就寫多少個部門，中層以上部門即可）
2、質量職能
yizhinengfengongbiaodexingshi，jianggezhiliangguanlitixiyaoqiufenpeidaogegebumen。jimeiyixiangzhilianghuodongquedingfuzebumenhepeihebumen，mingquezhize，bimianwurenfuzehexianghutuiwei。
3、質量管理體係要求
這(zhe)是(shi)正(zheng)文(wen)中(zhong)主(zhu)要(yao)的(de)部(bu)分(fen)。要(yao)對(dui)所(suo)依(yi)據(ju)標(biao)準(zhun)的(de)各(ge)條(tiao)要(yao)求(qiu)，就(jiu)如(ru)何(he)進(jin)行(xing)管(guan)理(li)和(he)控(kong)製(zhi)一(yi)一(yi)予(yu)以(yi)闡(chan)述(shu)，手(shou)冊(ce)中(zhong)各(ge)項(xiang)內(nei)容(rong)的(de)先(xian)後(hou)順(shun)序(xu)盡(jin)可(ke)能(neng)與(yu)標(biao)準(zhun)內(nei)容(rong)順(shun)序(xu)一(yi)致(zhi)，以(yi)便(bian)對(dui)照(zhao)。編(bian)製(zhi)手(shou)冊(ce)時(shi)必(bi)須(xu)注(zhu)意(yi)覆(fu)蓋(gai)標(biao)準(zhun)要(yao)求(qiu)，不(bu)能(neng)隨(sui)意(yi)取(qu)舍(she)又(you)不(bu)加(jia)任(ren)何(he)說(shuo)明(ming)。
（三）補充部分
包括附錄和附加說明。附錄部分在於補充說明正文的內容。如組織結構圖、質量職能展開表以及質量手冊涉及的其他圖表等。附加說明一般包括：質量手冊的起草單位、起草人等需要說明的事項。
