如下四項基本原則可以幫助質檢經理在空白“畫布”上描繪質量管理體係的宏偉畫卷。

 

一、簡化程序

 

　　jianhuachengxuruheshijianlidezhiliangguanlitixifuhefalvfaguiyaoqiu
？zuiyouxiaodebanfashianzhaofalvfaguiyaoqiuchuangjianchengxu
，huozhecaiyongfuhefalvfaguiyaoqiudechengxu。congmingderenhuibajinliangduodeyaoqiunarudaoyigechengxuzhong。bushaoyinchengxuguoduoeryaozhedexinzuzhi，qichengxudefuzachengduyuanyuanchaochulefalvfaguideyaoqiu。

 

　　“出於一致性、符合性、安全性的考慮，創建的工作程序越多越好。”雖然這種想法可以理解
，但是通常沒有必要。比如，如果公司對雇員養多少盆綠植、澆水頻率是多少進行統計，公司程序就走向了極端。

 

　　對於那些創建了過多程序的質量經理
，我有3條建議：

 

　　第一


，識別出依照法律法規要求必須具備的程序；

 

　　第二，識別必備程序中哪些可以歸並到一起
，比如
，完全沒必要對糾正活動（CA）和預防活動（PA）采用兩道程序，可以把兩道程序合並為“糾正和預防”（CAPA）這一道程序；

 

　　最(zui)後(hou)，評(ping)估(gu)經(jing)過(guo)上(shang)述(shu)步(bu)驟(zhou)選(xuan)出(chu)的(de)程(cheng)序(xu)，識(shi)別(bie)哪(na)些(xie)將(jiang)真(zhen)正(zheng)簡(jian)化(hua)組(zu)織(zhi)程(cheng)序(xu)。另(ling)外(wai)，還(hai)需(xu)要(yao)判(pan)斷(duan)這(zhe)些(xie)程(cheng)序(xu)是(shi)使(shi)組(zu)織(zhi)雇(gu)員(yuan)更(geng)加(jia)輕(qing)鬆(song)了(le)
，還(hai)是(shi)增(zeng)加(jia)了(le)他(ta)們(men)的(de)工(gong)作(zuo)量(liang)。

 

　　質量經理還要遵守這樣的規則：如果必須要建立一個看似“可笑”的程序
，那就盡可能模糊處理。

 

　　比如，要是非得建立一個澆花“標準化操作程序（SOP）”，就不要規定什麼時候澆、怎麼澆，僅僅簡化為：保(bao)持(chi)辦(ban)公(gong)室(shi)綠(lv)植(zhi)不(bu)死(si)。買(mai)些(xie)仙(xian)人(ren)掌(zhang)之(zhi)類(lei)的(de)綠(lv)植(zhi)放(fang)在(zai)辦(ban)公(gong)室(shi)。要(yao)是(shi)不(bu)小(xiao)心(xin)連(lian)仙(xian)人(ren)掌(zhang)都(dou)養(yang)死(si)了(le)，那(na)就(jiu)再(zai)買(mai)些(xie)絲(si)綢(chou)布(bu)花(hua)
，最(zui)後(hou)給(gei)自(zi)己(ji)寫(xie)份(fen)糾(jiu)正(zheng)和(he)預(yu)防(fang)程(cheng)序(xu)（CAPA）。

 

二、避免法律法規條款堆砌

 

　　falvfaguitongchangxiedehenkuanfan。jinguanyouxiangxidejieshiwenjian，danzuzhijingchanghushileduifalvfaguidejieshi，erjiandandijiangtiaokuanfuzhizhantiedaozijidegongzuochengxuzhong。zaizhengfujianguanzhekanlai，changshangbachengxuwenjianxiecheng“堆砌法律法規條文”的樣子，是出於這樣的心態：“我們不知道自己在做什麼，所以打算原封不動複製粘貼你的要求
，這樣你肯定高興。”

 

　　很多組織在建立質量管理體係時花費了大量資源
，比如從別的項目調配人員、雇用谘詢顧問等。也有的組織直接拿來別人的程序文件，僅僅使用文字遊戲進行了同義詞的替換
，就像不想被認定為“剽竊”的大學生如法炮製自己的學期報告一樣。

 

　　程序語言的簡化是實施一致性的最佳戰略。如果你所在組織的SOP沒有清楚指出如何實施工作任務
，那就需要重新編寫SOP。SOP無需通過堆砌法律法規條文來給合作夥伴、管理高層和審核員留下深刻印象，它必須是與法律法規要求相一致、簡單易懂、一步接一步的程序。

 

三
、突破質量術語縮寫困境

 

　　質zhi量liang術shu語yu的de宣xuan貫guan和he理li解jie是shi非fei常chang麻ma煩fan的de事shi情qing。一yi個ge好hao的de辦ban法fa是shi，為wei每mei位wei員yuan工gong提ti供gong一yi份fen包bao括kuo術shu語yu準zhun確que釋shi義yi的de縮suo寫xie詞ci備bei忘wang單dan放fang在zai他ta們men的de辦ban公gong桌zhuo上shang，以yi便bian隨sui時shi查zha看kan。這zhe個ge工gong作zuo程cheng序xu固gu然ran好hao，但dan如ru果guo新xin員yuan工gong需xu要yao頻pin繁fan查zha找zhao某mou個ge縮suo寫xie的de釋shi義yi，那na麼me最zui好hao簡jian化hua一yi下xia程cheng序xu
，刪shan除chu這zhe個ge拗niu口kou的de縮suo寫xie。

 

四、文件流轉“加速跑”

 

　　想象一下這樣的情形：你花費了數周建立起了一套CAPA程(cheng)序(xu)，在(zai)你(ni)眼(yan)裏(li)，它(ta)不(bu)止(zhi)完(wan)美(mei)，簡(jian)直(zhi)是(shi)一(yi)件(jian)藝(yi)術(shu)品(pin)。你(ni)填(tian)好(hao)文(wen)件(jian)變(bian)更(geng)控(kong)製(zhi)表(biao)

，把(ba)打(da)印(yin)的(de)文(wen)件(jian)送(song)入(ru)審(shen)核(he)批(pi)準(zhun)程(cheng)序(xu)。你(ni)相(xiang)信(xin)在(zai)這(zhe)套(tao)審(shen)批(pi)流(liu)程(cheng)中(zhong)，運(yun)營(ying)經(jing)理(li)會(hui)把(ba)你(ni)的(de)文(wen)件(jian)及(ji)時(shi)送(song)給(gei)監(jian)管(guan)經(jing)理(li)，再(zai)送(song)給(gei)工(gong)程(cheng)經(jing)理(li)。可(ke)兩(liang)周(zhou)過(guo)去(qu)了(le)，音(yin)訊(xun)皆(jie)無(wu)，最(zui)後(hou)你(ni)發(fa)現(xian)
，文(wen)件(jian)依(yi)然(ran)還(hai)在(zai)運(yun)營(ying)經(jing)理(li)桌(zhuo)上(shang)，被(bei)壓(ya)在(zai)一(yi)堆(dui)其(qi)他(ta)文(wen)件(jian)下(xia)麵(mian)。你(ni)意(yi)識(shi)到(dao)，為(wei)了(le)加(jia)快(kuai)獲(huo)得(de)批(pi)準(zhun)，你(ni)需(xu)要(yao)挨(ai)個(ge)跑(pao)部(bu)門(men)盯(ding)流(liu)程(cheng)。

 

　　對(dui)於(yu)擁(yong)有(you)眾(zhong)多(duo)分(fen)支(zhi)的(de)大(da)型(xing)組(zu)織(zhi)，使(shi)用(yong)一(yi)套(tao)強(qiang)大(da)的(de)電(dian)子(zi)文(wen)檔(dang)管(guan)理(li)係(xi)統(tong)是(shi)簡(jian)化(hua)流(liu)程(cheng)最(zui)有(you)效(xiao)的(de)辦(ban)法(fa)。工(gong)作(zuo)的(de)所(suo)有(you)需(xu)求(qiu)都(dou)能(neng)在(zai)這(zhe)套(tao)操(cao)作(zuo)性(xing)很(hen)強(qiang)的(de)係(xi)統(tong)中(zhong)實(shi)現(xian)――生成審批郵件、監控流程關鍵點、找出差距等。人們再也不需要去尋找可笑的紙質文件。建設一套電子文檔管理係統雖然非常昂貴，但是，從長遠看，為了高效
、省時
，投資這樣的係統無疑是值得的。

 

　　raner，jishizuzhikechengdanjuetouzi，mangmutouzijiandianziwendangguanlixitongtongyangbukequ。biru，zaiyigeyijinkuaijianlishishizhiliangguanlitixiweimubiao，qiewenjianshenpirenyuanjizhongzaiyiqibangongdezuzhi，wuzhihuabangongjiubushiyong。dangzuzhishoucijianlizhiliangguanlitixishi
，bingbushiyueqiangda、越快、越耀眼的電子係統就越合適。不考慮實際情況
，盲目建立的電子文檔管理係統帶來的麻煩比獲得的增值更多。要根據組織的規模、對電子文檔管理係統的預期來確定。

 

　　在急急忙忙建立體係和程序之前，質量經理應該問一下自己：審核員將怎麼看這套體係，他們能理解嗎

？審核員要經過多少道程序才能驗證係統的符合性？如果體係運行一年之後失敗了怎麼辦？

 

　　不(bu)急(ji)於(yu)行(xing)動(dong)
，多(duo)問(wen)幾(ji)個(ge)為(wei)什(shen)麼(me)

，堅(jian)持(chi)以(yi)簡(jian)單(dan)的(de)方(fang)式(shi)做(zuo)事(shi)，就(jiu)能(neng)簡(jian)化(hua)工(gong)作(zuo)程(cheng)序(xu)，創(chuang)建(jian)更(geng)好(hao)的(de)工(gong)作(zuo)流(liu)程(cheng)。而(er)關(guan)注(zhu)如(ru)上(shang)四(si)項(xiang)基(ji)本(ben)原(yuan)則(ze)會(hui)幫(bang)助(zhu)我(wo)們(men)做(zuo)好(hao)搭(da)建(jian)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)第(di)一(yi)步(bu)。