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人類自覺改造世界的生產經營活動，是利用各種資源實現價值增值的過程。要實現價值增值的目的，過程必須具備三個特征：可控製，可改進，可追溯。這三個特征的實現，必須依賴記錄，記錄是通過客觀描繪"過程的軌跡"，使過程可控製、可改進、可追溯。
記錄是過程可控製的基礎
管guan理li體ti係xi采cai用yong過guo程cheng的de方fang法fa，推tui崇chong過guo程cheng管guan理li的de模mo式shi。要yao有you好hao的de結jie果guo，必bi須xu通tong過guo控kong製zhi控kong製zhi過guo程cheng實shi現xian既ji定ding的de目mu標biao。可ke控kong製zhi，就jiu是shi為wei了le確que保bao過guo程cheng達da到dao預yu期qi目mu的de，必bi須xu對dui過guo程cheng的de運yun行xing情qing況kuang進jin行xing控kong製zhi。控kong製zhi是shi依yi據ju控kong製zhi標biao準zhun與yu過guo程cheng的de實shi際ji運yun行xing情qing況kuang進jin行xing對dui照zhao，發fa現xian問wen題ti並bing進jin行xing糾jiu正zheng的de活huo動dong。過guo程cheng的de實shi際ji運yun行xing情qing況kuang是shi靠kao測ce量liang實shi現xian的de，過guo程cheng測ce量liang會hui形xing成cheng過guo程cheng的de有you關guan記ji錄lu，如ru生sheng產chan過guo程cheng中zhong各ge種zhong工gong藝yi參can數shu的de記ji錄lu等deng。當dang所suo記ji錄lu的de過guo程cheng參can數shu超chao出chu設she定ding的de控kong製zhi標biao準zhun後hou，應ying立li即ji糾jiu偏pian，以yi確que保bao過guo程cheng在zai設she定ding的de範fan圍wei內nei運yun行xing。因yin此ci，過guo程cheng的de記ji錄lu要yao完wan整zheng。它ta可ke能neng是shi對dui過guo程cheng的de實shi時shi連lian續xu記ji錄lu，也ye可ke能neng是shi對dui重zhong要yao的de監jian測ce點dian進jin行xing記ji錄lu，隨sui意yi產chan生sheng的de記ji錄lu往wang往wang不bu能neng產chan生sheng預yu期qi效xiao果guo。
muqian，henduoqiyezaiguanlizhongrengrancunzaixiangdangduodesuiyixing，duiyixiezhongyaoguanlihuodongquefacehua，meiyouluoshixiangyingdeguanlichengxuyuyaoqiu，meiyouxingchengchongzudezhengju，jijilu。meiyoujilu，jiuwufaduiguochengjinxingkongzhi，guanlihuodongjiuhuiyoujiaodadesuiyixing，jiuhuichuxianyixieshikongde"死角和交叉帶"。因此，對活動記錄的完善是體係建設的基礎工作之一。
記錄是過程可改進的前提
持續改進是管理體係的基本要求，實現體係的微觀基礎是實現對每個過程的改進。對體係和對過程的改進都是通過PDCA循環實現的，即通過計劃、執行、檢查、處(chu)置(zhi)四(si)個(ge)環(huan)節(jie)形(xing)成(cheng)一(yi)個(ge)管(guan)理(li)閉(bi)環(huan)，形(xing)成(cheng)一(yi)個(ge)連(lian)續(xu)的(de)過(guo)程(cheng)鏈(lian)，上(shang)一(yi)個(ge)環(huan)節(jie)是(shi)下(xia)一(yi)個(ge)環(huan)節(jie)的(de)輸(shu)入(ru)。從(cong)管(guan)理(li)改(gai)進(jin)是(shi)一(yi)種(zhong)管(guan)理(li)決(jue)策(ce)，有(you)效(xiao)地(di)決(jue)策(ce)必(bi)須(xu)建(jian)立(li)在(zai)數(shu)據(ju)和(he)信(xin)息(xi)分(fen)析(xi)的(de)基(ji)礎(chu)上(shang)。基(ji)於(yu)事(shi)實(shi)的(de)決(jue)策(ce)，首(shou)先(xian)要(yao)有(you)基(ji)於(yu)記(ji)錄(lu)的(de)事(shi)實(shi)。
從很多企業的情況看，用於管理改進的記錄不是太多，太繁瑣的問題，而是不全麵、不完整、不規範的問題。精細化管理較之以前的粗放管理可能是一種"繁瑣"，但經過梳理、規範和係統化後，將逐漸顯現其效應。首先，要達到每個流程都清晰的設計和使用必要的記錄；然ran後hou，是shi記ji錄lu數shu量liang和he格ge式shi內nei容rong的de改gai進jin與yu精jing簡jian，數shu據ju信xin息xi係xi統tong化hua，數shu據ju采cai集ji自zi動dong化hua，有you效xiao信xin息xi共gong享xiang化hua，重zhong要yao信xin息xi安an全quan化hua。這zhe些xie目mu標biao有you助zhu於yu過guo程cheng的de改gai進jin和he完wan善shan。
記錄是過程可追溯的保證
可ke追zhui溯su是shi通tong過guo建jian立li過guo程cheng與yu記ji錄lu的de映ying射she關guan係xi，通tong過guo記ji錄lu反fan映ying過guo程cheng運yun行xing的de特te征zheng。可ke追zhui溯su特te征zheng也ye是shi可ke控kong製zhi和he改gai進jin的de基ji礎chu。可ke追zhui溯su的de作zuo用yong包bao括kuo兩liang個ge方fang麵mian：yishiquebaoguochengzaichuxianwentizhihoucaiquxingyingdecuoshi，ershiduichuxianwentideguochengjinxingzerenzhuijiu。diyigefangmiandezuoyongshitongguokongzhiyugaijinshixiande，diergefangmiandezuoyongzaiyuduiguochengdecaozuozheheguanlizhechanshengyidingdeyueshuzuoyong，cushiqiyangeanzhaoguochengyaoqiujinxingcaozuoheguanli。
記錄還是"盡職盡責"的證據，工作完成得好，它是業績的記載；工作除了紕漏，它是"免責"deyiju。liru，zaiyigewurennantidezerenrendingzhong，youxiejiludequeshi，chengleyixierenxinzhongyongyuandetong。suiranjinleyingjindezhize，zuochulezhengquedepanduan，bingbiaodalezijidejueceyijianhejianyi，danyinweimeiyouliuxiajilu，zhawuzhengju，budebujieshouchufa。zaigongzuozhong、活動中留下關鍵證據（記錄）的重要性和必要性，已被越來越多的人認識和利用。
