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審核記錄是收集審核證據並形成審核發現全過程的文字記載。
審核記錄是審核案卷中最重要的一部分，它是認證機構作出認證決定的依據。需要時（如申請處理、驗證審核證據），審核記錄可以為追溯提供事實憑證，也可以為下次審核方案的策劃提供參考，使審核的連續性得到保證。
為(wei)使(shi)審(shen)核(he)記(ji)錄(lu)滿(man)足(zu)以(yi)上(shang)要(yao)求(qiu)，審(shen)核(he)記(ji)錄(lu)應(ying)包(bao)括(kuo)足(zu)夠(gou)的(de)細(xi)節(jie)，使(shi)它(ta)能(neng)反(fan)映(ying)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)的(de)運(yun)行(xing)情(qing)況(kuang)，判(pan)斷(duan)認(ren)證(zheng)標(biao)準(zhun)中(zhong)的(de)各(ge)項(xiang)要(yao)求(qiu)是(shi)否(fou)得(de)到(dao)有(you)效(xiao)實(shi)施(shi)。記(ji)錄(lu)中(zhong)應(ying)記(ji)有(you)每(mei)個(ge)符(fu)合(he)的(de)審(shen)核(he)發(fa)現(xian)及(ji)其(qi)支(zhi)持(chi)的(de)證(zheng)據(ju)和(he)每(mei)個(ge)不(bu)符(fu)合(he)的(de)審(shen)核(he)發(fa)現(xian)及(ji)其(qi)支(zhi)持(chi)的(de)證(zheng)據(ju)，用(yong)以(yi)支(zhi)持(chi)認(ren)證(zheng)決(jue)定(ding)的(de)判(pan)斷(duan)。
為此，審核員在審核過程中應準確地、公正地、簡jian潔jie而er又you清qing晰xi地di記ji下xia所suo收shou集ji到dao的de各ge種zhong證zheng據ju，使shi記ji錄lu真zhen實shi可ke靠kao。這zhe是shi審shen核he員yuan的de重zhong要yao職zhi責ze，也ye是shi認ren證zheng行xing業ye對dui審shen核he員yuan的de職zhi業ye要yao求qiu。熟shu練lian地di作zuo好hao記ji錄lu也ye是shi審shen核he員yuan的de一yi種zhong職zhi業ye技ji能neng。審shen核he記ji錄lu的de好hao與yu壞huai，是shi衡heng量liang審shen核he員yuan水shui平ping的de重zhong要yao標biao誌zhi。作zuo不bu好hao審shen核he記ji錄lu的de審shen核he員yuan，由you於yu他ta不bu能neng如ru實shi記ji錄lu收shou集ji的de證zheng據ju，不bu能neng提ti供gong符fu合he要yao求qiu的de、可ke信xin的de審shen核he報bao告gao，得de不bu出chu可ke靠kao的de審shen核he結jie果guo，因yin此ci不bu能neng圓yuan滿man完wan成cheng審shen核he任ren務wu。所suo以yi，每mei個ge審shen核he員yuan從cong當dang審shen核he員yuan第di一yi天tian起qi，就jiu應ying重zhong視shi作zuo好hao審shen核he記ji錄lu，並bing應ying不bu斷duan努nu力li提ti高gao自zi己ji的de審shen核he記ji錄lu水shui平ping。那na種zhong不bu重zhong視shi審shen核he記ji錄lu的de品pin質zhi，在zai考kao核he審shen核he員yuan時shi，不bu把ba審shen核he記ji錄lu水shui平ping作zuo為wei重zhong要yao考kao核he內nei容rong等deng種zhong種zhong輕qing視shi審shen核he記ji錄lu的de做zuo法fa，都dou是shi不bu利li於yu提ti高gao審shen核he水shui平ping的de。
在審核資料的評審過程中會發現，目前有少數審核記錄由於審核水平、專業水平、語文水平。文字書寫水平等諸多原因，明顯地不能滿足要求。這種情況，應引起認證界的足夠重視。
分析審核記錄中存在的問題，表現是多種多樣的，無法—一表述，但其中有共性的主要問題可歸納為如下幾個方麵：
一、記錄內容偏離標準條款要求
shenhejiludeneirongyingdangshibeishenhedebiaozhuntiaokuanyaoqiuquzhengdeneirong，danshiyoushifaxianjiluneirongyushenhetiaokuanyaoqiuyoumingxianpianli，qiyuanyinchangchangshishenheyuanduibiaozhuntiaokuandelijieyoupianli。
例如：過程的監視和測量以（8.2.3）的審核記錄，記錄的是產品生產過程中產品過程檢測的內容，明顯表明審核員對標準的理解錯誤，混淆了過程的監視和測量（8.2.3）和產品的監視和測量（8.2.4）兩條款的區別。
又如：產品實現的策劃（7.1）條款的審核記錄中，隻記有“生產任務是按合同由生產科按月下達”等，而沒有明確回答標準要求的四項策劃要求，看不出是否進行了策劃，更看不出策劃是否滿足標準要求。標準規定8.2.2和8.2.4條款的實施是根據7.1條款“產品實現的策劃”結果進行的，7.1條款運行不到位，8.2.3和8.2.4條款的審核也缺少依據，造成重要的審核內容落空。
再如：生產和服務提供的控製（7.5.1）的(de)審(shen)核(he)記(ji)錄(lu)，隻(zhi)簡(jian)單(dan)地(di)繪(hui)了(le)一(yi)個(ge)生(sheng)產(chan)流(liu)程(cheng)圖(tu)，而(er)無(wu)條(tiao)款(kuan)要(yao)求(qiu)的(de)六(liu)項(xiang)內(nei)容(rong)。一(yi)個(ge)流(liu)程(cheng)圖(tu)不(bu)能(neng)表(biao)明(ming)生(sheng)產(chan)過(guo)程(cheng)是(shi)否(fou)在(zai)受(shou)控(kong)狀(zhuang)態(tai)下(xia)進(jin)行(xing)，不(bu)能(neng)表(biao)明(ming)工(gong)藝(yi)文(wen)件(jian)是(shi)否(fou)齊(qi)全(quan)，設(she)備(bei)是(shi)否(fou)完(wan)好(hao)，生(sheng)產(chan)過(guo)程(cheng)中(zhong)的(de)監(jian)視(shi)和(he)測(ce)量(liang)是(shi)否(fou)正(zheng)常(chang)進(jin)行(xing)等(deng)各(ge)方(fang)麵(mian)的(de)情(qing)況(kuang)。
上述記錄無法為認證決定提供依據，是不符合要求的。
二、記錄有事實無判斷
收集審核證據後，應對照審核準則進行評價、判斷，得出是否符合標準要求的結論。有的審核記錄雖然記有大量事實，但對事實是否符合標準要求卻無判斷，無結論。
例如：監視和測量裝置的控製（7.6）的審核，記錄中有抽查計量器具台帳的情況，檢查計量儀器周期檢定的情況，還記有多種儀器的名稱、數量等，但沒有這些計量儀器的種類和精度是否能滿足產品檢驗要求的記載。這就造成7.6的審核結果是否滿足標準要求無依據。
又如，對過程設備的審核，雖然記錄了大量的設備台帳、設備維修年度計劃、月度計劃、維修記錄等情況，但這些生產設備的設置，以及它們的生產能力、加工精度是否能滿足產品的需要，記錄中沒有記載。這就使63b）的審核不能滿足要求，企業的設備管理是否達到標準要求無結論。
三、記錄有判斷但無事實
常看到有的記錄中有明確的“符合要求”的結論，但無事實依據。
例如：管理評審（5.6）的審核，記錄內容是“管理評審內容符合要求，詳見企業管理評審記錄。”這種記錄無法作為認證決定的依據。因為看不到管理評審的輸人輸出內容，無法判斷管理評審是否符合標準要求。“詳見管理評審記錄”這種話更是讓人無奈，管理評審記錄在受審核方，怎麼去“詳見”。
又如，產品的監視和測量（8.2.4）的審核，記錄內容是“查閱了出廠檢驗記錄，產品符合要求。”產chan品pin符fu合he什shen麼me要yao求qiu，出chu廠chang檢jian驗yan標biao準zhun是shi什shen麼me，檢jian驗yan了le多duo少shao項xiang目mu，檢jian驗yan的de數shu據ju如ru何he，檢jian驗yan報bao告gao是shi否fou有you產chan品pin檢jian驗yan員yuan簽qian字zi，檢jian驗yan員yuan是shi否fou有you出chu廠chang檢jian驗yan的de資zi格ge等deng都dou需xu要yao有you清qing楚chu的de記ji載zai，沒mei有you這zhe些xie記ji錄lu，無wu法fa判pan定ding產chan品pin的de監jian視shi和he測ce量liang是shi否fou符fu合he標biao準zhun的de要yao求qiu。
四、記錄中複印件過多
在(zai)審(shen)核(he)過(guo)程(cheng)中(zhong)，收(shou)集(ji)到(dao)的(de)審(shen)核(he)證(zheng)據(ju)有(you)時(shi)抄(chao)寫(xie)很(hen)不(bu)方(fang)便(bian)，複(fu)印(yin)後(hou)作(zuo)為(wei)記(ji)錄(lu)的(de)附(fu)件(jian)是(shi)可(ke)以(yi)的(de)。但(dan)有(you)的(de)審(shen)核(he)記(ji)錄(lu)中(zhong)附(fu)有(you)大(da)量(liang)複(fu)印(yin)件(jian)，甚(shen)至(zhi)複(fu)印(yin)件(jian)頁(ye)數(shu)大(da)大(da)超(chao)過(guo)手(shou)寫(xie)記(ji)錄(lu)的(de)頁(ye)數(shu)。
複(fu)印(yin)件(jian)是(shi)一(yi)種(zhong)事(shi)實(shi)原(yuan)件(jian)，複(fu)印(yin)件(jian)本(ben)身(shen)不(bu)能(neng)表(biao)明(ming)是(shi)否(fou)符(fu)合(he)標(biao)準(zhun)要(yao)求(qiu)，不(bu)加(jia)解(jie)釋(shi)不(bu)加(jia)引(yin)用(yong)說(shuo)明(ming)的(de)複(fu)印(yin)件(jian)是(shi)不(bu)能(neng)作(zuo)為(wei)審(shen)核(he)證(zheng)據(ju)的(de)。如(ru)審(shen)核(he)中(zhong)複(fu)印(yin)了(le)不(bu)少(shao)產(chan)品(pin)出(chu)廠(chang)檢(jian)驗(yan)報(bao)告(gao)，但(dan)報(bao)告(gao)中(zhong)隻(zhi)有(you)檢(jian)測(ce)結(jie)果(guo)，無(wu)出(chu)廠(chang)標(biao)準(zhun)值(zhi)。 這種報告不能作為產品出廠合格的證據，必須同時附有出廠檢驗標準才能給出判斷。
有的審核員還收集了本不應收集的複印件。例如：把企業獲得CCC認證證書的檢驗報告（有的十幾頁、幾十頁，多的可達L百頁）全部複印後附在審核記錄中，這是很不合適的。質量管理體係認證隻檢驗企業是否有CCC證書就夠了，至於企業如何獲得CCC證書，不是質量管理體係認證的檢查範圍。
五、字跡潦草；不負責任
審核記錄不是為審核員自己個人留用的記錄，它是存檔給別人看的Qshenheshibianshenbianji，zheyaoqiujilukuaiyixie，zijiyouxieliaocaoyeshikeyilijiede。danshiyoudejilu，zijibushiyibandeliaocao，ershilongfeifengwu，youshijigerenyiqi‘研究”都dou看kan不bu懂dong，無wu法fa辨bian認ren。這zhe種zhong看kan不bu懂dong的de記ji錄lu起qi不bu到dao記ji錄lu的de效xiao用yong，無wu法fa作zuo為wei認ren證zheng決jue定ding的de依yi據ju。有you的de審shen核he員yuan對dui別bie人ren看kan不bu懂dong自zi己ji的de記ji錄lu不bu以yi為wei然ran。他ta們men認ren為wei別bie人ren看kan不bu懂dong記ji錄lu，是shi別bie人ren的de問wen題ti，而er不bu是shi自zi己ji的de問wen題ti，這zhe是shi一yi種zhong對dui審shen核he記ji錄lu不bu負fu責ze任ren的de態tai度du。更geng有you甚shen者zhe，個ge別bie審shen核he員yuan有you意yi用yong潦liao草cao無wu法fa辨bian認ren的de“天書”來掩蓋記錄中的問題，免除評審中的檢查，這種態度就更不好了。
六．缺少實際內容的記錄
有you極ji個ge別bie的de審shen核he記ji錄lu無wu具ju體ti內nei容rong，這zhe種zhong記ji錄lu從cong頭tou到dao尾wei都dou看kan不bu出chu受shou審shen核he方fang生sheng產chan的de是shi什shen麼me產chan品pin，看kan不bu出chu受shou審shen核he方fang的de生sheng產chan過guo程cheng是shi什shen麼me，看kan不bu到dao認ren證zheng範fan圍wei中zhong描miao述shu內nei容rong的de實shi際ji過guo程cheng情qing況kuang。如ru審shen核he記ji錄lu、8M4的審核記錄都籠統記錄成產品生產、產品檢驗等，無產品名稱、無檢驗標準、無檢驗記錄。這種記錄無法作為認證決定的依據，是無用的記錄。
分析上述六個方麵的問題，其原因主要是：
1．審核員不熟悉標準各條款的要求，在現場審核過程中不會正確取證，造成記錄內容偏離標準；
2．審核員專業知識不足，記錄中有意無意回避實際專業內容，造成記錄中有關專業內容籠統、空洞，提供不出證據；
3．審核員語言表達能力、文字書寫能力差，文句不通、詞不達意、輕重不分、主次不明，因而不能清晰、準確地記錄取證的過程及結果；
4．工作不負責任、敷衍了事，審核不公正、不嚴格，致使記錄馬虎草率。
出現上述四方麵原因不是偶然的，與目前的審核員管理製度有一定關係。
1．審核員的注冊考核隻偏重標準條款的內容，而對申請注冊人的語文水平、文(wen)字(zi)水(shui)平(ping)不(bu)考(kao)核(he)。審(shen)核(he)員(yuan)的(de)錄(lu)用(yong)單(dan)位(wei)也(ye)隻(zhi)審(shen)查(zha)審(shen)核(he)員(yuan)的(de)注(zhu)冊(ce)資(zi)格(ge)，對(dui)語(yu)言(yan)表(biao)達(da)能(neng)力(li)。文(wen)字(zi)書(shu)寫(xie)能(neng)力(li)不(bu)考(kao)核(he)，這(zhe)就(jiu)造(zao)成(cheng)以(yi)記(ji)錄(lu)為(wei)主(zhu)要(yao)工(gong)作(zuo)手(shou)段(duan)的(de)行(xing)業(ye)，把(ba)關(guan)無(wu)門(men)，放(fang)任(ren)自(zi)流(liu)，使(shi)得(de)少(shao)數(shu)語(yu)文(wen)水(shui)平(ping)、書寫水平明顯不滿足要求的人員進人了審核員的隊伍。
2．審(shen)核(he)員(yuan)對(dui)標(biao)準(zhun)的(de)學(xue)習(xi)偏(pian)重(zhong)於(yu)條(tiao)款(kuan)的(de)文(wen)字(zi)解(jie)釋(shi)，而(er)對(dui)如(ru)何(he)以(yi)標(biao)準(zhun)條(tiao)款(kuan)進(jin)行(xing)審(shen)核(he)取(qu)證(zheng)的(de)能(neng)力(li)缺(que)乏(fa)培(pei)訓(xun)及(ji)考(kao)核(he)。這(zhe)造(zao)成(cheng)少(shao)數(shu)審(shen)核(he)員(yuan)隻(zhi)熟(shu)悉(xi)條(tiao)款(kuan)內(nei)容(rong)而(er)不(bu)熟(shu)悉(xi)如(ru)何(he)取(qu)證(zheng)。
3．由於少數審核員專業知識明顯不足，審核員的專業資格與其實際專業知識水平相差較大，造成審核過程中專業內容的記錄粗糙、淡化、淺薄甚至錯誤。
4．未(wei)將(jiang)記(ji)錄(lu)水(shui)平(ping)列(lie)入(ru)審(shen)核(he)員(yuan)業(ye)績(ji)考(kao)核(he)的(de)重(zhong)要(yao)方(fang)麵(mian)。記(ji)錄(lu)好(hao)壞(huai)，對(dui)審(shen)核(he)員(yuan)的(de)工(gong)作(zuo)開(kai)展(zhan)及(ji)晉(jin)升(sheng)無(wu)明(ming)顯(xian)影(ying)響(xiang)，因(yin)此(ci)少(shao)數(shu)審(shen)核(he)員(yuan)忽(hu)視(shi)審(shen)核(he)記(ji)錄(lu)，不(bu)重(zhong)視(shi)提(ti)高(gao)記(ji)錄(lu)水(shui)平(ping)，敷(fu)衍(yan)了(le)事(shi)，錯(cuo)誤(wu)百(bai)出(chu)，屢(lv)錯(cuo)不(bu)改(gai)，並(bing)不(bu)以(yi)為(wei)然(ran)。
weiletigaorenzhengshenhedekexinxing，tigaoshenhedekekaoxing，renzhengjieyingshifenguanzhushenhejiludepinzhi，renzhengjieyingxingchengyizhongzishangerxiapubianzhongshijilushuiping，renzhenzuohaojiludeyouliangxingyezuofeng，xingchengbingbaochirenzhenjiludelianghaochuantong。zaishenheyuanzhuce、錄用、考核、培訓等管理製度的各個環節，應確保審核員有符合要求的記錄能力，這是認證界必須具備的行業技能，我們應為此而不懈努力。
