一、外貿驗廠三種類型

 

　　外貿驗廠大致分兩種：質量驗廠和人權驗廠。"911事件"之後出現了反恐驗廠，當然這個數量相對比較少。驗廠過程複雜，涉及麵廣，稍有差錯便前功盡棄。
 

　　質量驗廠

 

　　通過對工廠整體的評估來判定一家工廠質量控製的能力。

 

　　guowaimaijiayishidaoceshiheyanhuoshiyuanyuanbugoude，bixulejiezhenggegongchangdeqingkuang
，bingquebaogongchangyouyitaoxingzhiyouxiaodetixiheyingjian，cainengquebaoshengchanchugaozhiliangdechanpin。 

 

　　人權驗廠

 

　　即社會責任審核
，要求供貨商依照企業行為準則執行。人權驗廠又分為企業社會責任規範認證和客戶方標準審核。

 

　　人(ren)權(quan)驗(yan)廠(chang)源(yuan)自(zi)兩(liang)個(ge)原(yuan)因(yin)
，一(yi)是(shi)國(guo)外(wai)人(ren)權(quan)運(yun)動(dong)的(de)興(xing)起(qi)和(he)大(da)量(liang)非(fei)政(zheng)府(fu)組(zu)織(zhi)的(de)參(can)與(yu)
，二(er)是(shi)國(guo)外(wai)的(de)買(mai)家(jia)也(ye)逐(zhu)漸(jian)意(yi)識(shi)到(dao)，一(yi)家(jia)合(he)格(ge)供(gong)應(ying)商(shang)不(bu)僅(jin)僅(jin)要(yao)能(neng)生(sheng)產(chan)出(chu)質(zhi)量(liang)好(hao)的(de)產(chan)品(pin)，還(hai)必(bi)須(xu)有(you)一(yi)套(tao)合(he)理(li)的(de)做(zuo)法(fa)來(lai)確(que)保(bao)生(sheng)產(chan)的(de)持(chi)續(xu)性(xing)和(he)穩(wen)定(ding)性(xing)。 

 

　　反恐驗廠

 

　　出現在"911事件"之後。美國政府為了打擊國際
，要求所有出口到美國的工廠必須通過反恐驗廠，主要是要求工廠在反恐上加大投入
，比如加高圍牆
、安裝攝像頭、加強對入職員工的背景調查等等。 

 

二
、外貿客戶驗廠流程是怎樣的

 

　　驗廠流程一般包括首次會議、現場檢查、文件審核
、工人麵談以及管理者代表麵談、末次會議六個環節。

 

　　那麼在每一個驗廠流程環節需要注意哪些內容呢

？每一個驗廠流程環節中會涉及哪些部門的人員呢
？

 

　　1
、驗廠流程之首次會議要點

 

　　審核員進入工廠後，首先要召開一次簡短的會議。首次會議需要工廠廠長以及負責生產、人事
、工資和安全方麵的主管和經理參加，如果有可能還會邀請工會代表參加。

 

　　首次會議的目的在於了解工廠的基本情況，例如廠房
、倉庫和宿舍的分布情況，介紹驗廠的目的、方法和時間安排

，提出需要審核的文件資料清單，解釋工人麵談的方法和要求，回答工廠代表提出的問題等。

 

　　2、驗廠流程之現場檢查要點

 

　　首次會議後，審核員根據分工進行現場檢查。

 

　　現場檢查的範圍包括生產車間、倉庫、宿舍、食堂
、廁所、門衛及醫務室等，主要關注工廠是否雇用童工或強迫勞動，安全、消防及環保狀況
，以及工廠生產運作情況。有些客戶驗廠時，還要拍照存檔。

 

　　審核員一般會在工人就餐時間檢查工人食堂，在工人午休時間檢查工人宿舍
，以了解更多的真實情況。

 

　　3、驗廠流程之文件審核要點

 

　　文件審核是客戶驗廠的一個重點。

 

　　重要的文件記錄包括工廠簡介
、營業執照、員工守冊、廠規廠紀、招工登記資料、勞動合同、工時記錄
、工資製度、工資表、福利政策
、安全製度、培訓記錄、會議記錄

、安全檢查和演習記錄等。

 

　　一般客戶都要檢查全部的人事資料，至少一年內的工時及工資記錄。

 

　　審核員通過核算工時工資記錄的完整性和正確性，確定工資福利是否符合法律要求。

 

　　文件審核還可以作為評估一個工廠的整體管理水平的依據。

 

　　4
、驗廠流程之工人麵談要點

 

　　工人麵談是大多數客戶驗廠的必經程序，往往要求將工人麵談在工廠外或者非工作時間進行。

 

　　工(gong)人(ren)麵(mian)談(tan)是(shi)審(shen)核(he)員(yuan)和(he)工(gong)人(ren)代(dai)表(biao)的(de)單(dan)獨(du)談(tan)話(hua)，旨(zhi)在(zai)了(le)解(jie)工(gong)人(ren)的(de)看(kan)法(fa)和(he)體(ti)會(hui)，了(le)解(jie)工(gong)廠(chang)的(de)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)和(he)運(yun)作(zuo)情(qing)況(kuang)，以(yi)便(bian)審(shen)核(he)結(jie)果(guo)更(geng)加(jia)真(zhen)實(shi)和(he)完(wan)整(zheng)。

 

　　工人麵談一般以小組或者一對一的形式進行，不邀請工人管理者代表參加。

 

　　工人代表一般由審核員親自挑選，而不是由工人指派。

 

　　5、驗廠流程之管理者代表麵談要點

 

　　在(zai)整(zheng)個(ge)驗(yan)廠(chang)過(guo)程(cheng)中(zhong)
，工(gong)廠(chang)管(guan)理(li)者(zhe)代(dai)表(biao)都(dou)應(ying)配(pei)合(he)審(shen)核(he)員(yuan)進(jin)行(xing)
，審(shen)核(he)員(yuan)會(hui)隨(sui)時(shi)就(jiu)有(you)關(guan)的(de)問(wen)題(ti)向(xiang)管(guan)理(li)者(zhe)代(dai)表(biao)谘(zi)詢(xun)和(he)核(he)實(shi)
，以(yi)便(bian)了(le)解(jie)工(gong)廠(chang)的(de)運(yun)作(zuo)情(qing)況(kuang)。

 

　　有時
，審核員還會安排與管理者代表進行單獨麵談，確認工廠的政策和做法。

 

　　6
、驗廠流程之末次會議要點

 

　　客戶驗廠的最後一個程序是末次會議
，也有少數客戶不安排末次會議。

 

　　在末次會議前，審核員會彙總審核過程中收集的資料，整理出一份審核結果。

 

　　末次會議主要是向工廠代表通報審核結果
，指出不合格項及法規
、標準要求，回答廠方提出的疑問。

 

三、驗廠的準備和應對

 

　　（一）前期準備 

 

　　1.盡早向客戶要驗廠的驗廠清單（驗廠清單）

 

　　最好在客戶來公司驗廠前一個月拿到
，發給品質部門，讓他們完成自我評價。 

 

　　注意：自(zi)己(ji)必(bi)須(xu)先(xian)弄(nong)清(qing)楚(chu)客(ke)戶(hu)的(de)要(yao)求(qiu)，如(ru)是(shi)否(fou)需(xu)要(yao)遞(di)交(jiao)相(xiang)關(guan)資(zi)料(liao)
？是(shi)否(fou)必(bi)須(xu)英(ying)文(wen)版(ban)本(ben)？要(yao)求(qiu)的(de)完(wan)成(cheng)日(ri)期(qi)？準(zhun)確(que)地(di)傳(chuan)遞(di)給(gei)品(pin)質(zhi)部(bu)門(men)
，並(bing)及(ji)時(shi)跟(gen)進(jin)。 

 

　　2.盡早向客戶要他們的行程安排（行程安排）

 

　　製作成公司內部行程安排
，發給各相關人員。需要跟各相關人員確認以下事宜：

 

　　2.1到時候用誰的電腦？

 

　　2.2哪些人參加？

 

　　2.3誰當主持 誰講解公司介紹等等？

 

　　2.4參觀工廠時哪些人必須陪同及參觀路線？（參觀時間盡量安排在工作時間，如需延後，提前通知行政部、生產部）

 

　　2.5哪些人陪客戶用餐
？

 

　　2.6去哪裏用餐
？

 

　　（二）驗廠前一周的準備

 

　　1.與行政部共同製定詳細的接待方案

 

　　1.1車接送

 

　　A.從機場接客戶：提供客戶航班信息給行政部，製作接機牌。駕駛員聯係方式，接機用車車牌號。

 

　　B.往返酒店與公司：酒店名稱與地址

，駕駛員聯係方式及車牌號，早上酒店大廳集合時間。

 

　　C.往返飯店與公司：飯店名稱與地址，駕駛員聯係方式及車牌號。

 

　　D.送客戶到機場：提供客戶航班信息給行政部
，安排合理的時間送客戶去機場。駕駛員聯係方式及車牌號。

 

　　1.2安排客戶食宿

 

　　A.酒店住宿預訂。需告知客戶酒店名稱、地址、電話、費用，提供預訂確認單。（如果客戶來訪時間恰逢當地地方盛事，如各類展會會，酒店預訂會很緊張
，要在客戶確認行程後就預訂酒店。）

 

　　B.午餐及晚宴
，提前領導確認好，並預訂。最好了解一下客戶所在國家的飲食習慣。

 

　　1.3其他：

 

　　製作桌牌、提供滾動歡迎詞給行政部
、準備紀念品
，準備小禮品。

 

　　2.與品質部技術部共同探討客戶可能會提到的問題

 

　　針對客戶已采購
、或已經送樣品的產品，和技術
、品質相關人員討論有哪些需要注意的問題。如：

 

　　①目前有哪些量產，送樣品
，項目前期開發階段的問題

 

　　②之前如果發生過投訴，現在是否已經改進？

 

　　③客戶是否提出過特殊要求？

 

　　④客戶參觀工廠時，哪些是重點，哪些不需要看，哪些不能看？

 

　　⑤客戶可能會提出哪些問題

，如何應答
？

 

　　⑥現場文件、SOP的檢查。

 

　　（三）驗廠前一天的準備

 

　　1.著裝

 

　　通知參加會議的人員明天正裝出席，男士穿西服打領帶
，女士穿西服套裝。

 

　　2.招待用品

 

　　通知行政部準備好明天用的茶，咖啡
，水果
，點心，濕巾等等。

 

　　3.5S

 

　　通知各部門徹底做好5S工作
，以幹淨整潔的工作環境迎接客戶的到來。如有必要，在客戶來的當天早晨再做一次5S。

 

　　4.場地布置

 

　　調試投影儀,調試歡迎詞、放置桌牌
、放置行程安排。

 

　　（四）驗廠進行時

 

　　1.通知

 

　　通知各相關人員在會議室提前集合，帶上名片。不能比客戶後到會議室。通知行政部做好拍照準備工作。

 

　　2.接待

 

　　xiangjiashiyuanlejiekehushifouyijingcongjiudianchufa

，dagaijidianjifendaogongsi，tongzhibaoantiqiandakaigongsidedamen，anpailingdaojixiangguanrenyuanzailouxiadatingyingjiekehu，dailingkehudaohuiyishi。

 

　　3.交換名片

 

　　公司人員依次走到客戶麵前

，問好，交換名片
，自我介紹。

 

　　4.聽公司介紹

 

　　認真聽雙方的公司介紹,做筆記。有問題要記錄下來。

 

　　5.工廠參觀前的準備

 

　　根據客戶的身材，在參觀前準備好參觀服，帽子
，口罩。

 

　　6.工廠參觀

 

　　按照之前設計好的路線，帶領客戶參觀工廠。客戶有問題要記錄下來。

 

　　7.驗廠

 

　　客戶會根據之前發給我們的驗廠清單,一條一條的審計。

 

　　8.就餐

 

　　8.1臨近就餐時間，結合驗廠的進度
，安排司機在樓下等候接客戶與公司人員去餐廳用餐。

 

　　8.2如果是在公司就餐
，必須提前一天通知行政部準備飯菜。

 

　　8.3可以提前一天去點菜，也可以就餐前1小時提前去點菜
，也可以現場點菜。點酒水前要詢問客戶要喝什麼。

 

　　8.4用餐前，詢問客戶需要刀和叉。

 

　　8.5用餐時，不要光顧著吃，要多於客戶交流，倒飲料酒水。

 

　　8.6隨時觀察用餐進度，通知司機在用餐接快近尾聲時在餐廳門口等候。

 

　　9.合影留念

 

　　一般會選在吃完飯回來或者客戶臨走前。地點一般在樓下大廳。根據需要，提前通知相關人員在樓下大廳集合。

 

　　10.贈送小禮品

 

　　一般會選在工廠參觀完回來或者客戶臨走前。提前把紀念品小禮品給領導
，由領導贈送給客戶。

 

　　（五）驗廠後的跟進

 

　　驗廠結束後
，客戶會根據驗廠結果會打分，提出公司需整改改進之處。

 

　　品(pin)質(zhi)部(bu)根(gen)據(ju)客(ke)戶(hu)的(de)整(zheng)改(gai)要(yao)求(qiu)，進(jin)行(xing)整(zheng)改(gai)，提(ti)供(gong)更(geng)多(duo)的(de)證(zheng)據(ju)，完(wan)善(shan)驗(yan)廠(chang)清(qing)單(dan)。要(yao)跟(gen)蹤(zong)品(pin)質(zhi)部(bu)盡(jin)早(zao)按(an)時(shi)完(wan)成(cheng)整(zheng)改(gai)和(he)改(gai)進(jin)，以(yi)順(shun)利(li)得(de)到(dao)客(ke)戶(hu)的(de)認(ren)可(ke)，早(zao)日(ri)拿(na)到(dao)訂(ding)單(dan)，實(shi)現(xian)銷(xiao)售(shou)。