儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方麵的內容:

(1)設備及其軟件的識別；

(2)製造商名稱、型號、出廠編號；

(3)對設備是否符合規範的核查；

(4)儀器設備存放的位置；

(5)製造商的說明書，或指明其存放地點

；

(6)所有檢定/校準、核查報告和證書
；

(7)設備維護計劃以及維護記錄；

(8)設備的任何損壞
、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態、持續的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購、驗收、使用
、維護、維修等環節形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息。

二、儀器設備檔案管理中存在的問題

1、檔案管理製度不完善

部bu分fen檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi沒mei有you根gen據ju自zi身shen情qing況kuang，創chuang建jian有you效xiao的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li製zhi度du


，明ming確que相xiang關guan部bu門men以yi及ji人ren員yuan職zhi責ze，缺que乏fa有you效xiao的de檔dang案an管guan理li監jian管guan機ji製zhi。

2、檔案管理意識不強

儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)意(yi)識(shi)不(bu)強(qiang)


，主(zhu)要(yao)體(ti)現(xian)在(zai)部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)，雖(sui)然(ran)製(zhi)定(ding)了(le)相(xiang)應(ying)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)規(gui)程(cheng)
，但(dan)因(yin)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)的(de)重(zhong)要(yao)性(xing)認(ren)識(shi)不(bu)足(zu)
，導(dao)致(zhi)相(xiang)關(guan)製(zhi)度(du)形(xing)同(tong)虛(xu)設(she)
，儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)工(gong)作(zuo)落(luo)實(shi)不(bu)到(dao)位(wei)。

3、檔案管理人員隊伍力量薄弱

目(mu)前(qian)
，部(bu)分(fen)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)都(dou)沒(mei)有(you)設(she)置(zhi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)。部(bu)分(fen)實(shi)驗(yan)室(shi)雖(sui)然(ran)在(zai)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)設(she)置(zhi)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)
，但(dan)由(you)於(yu)缺(que)乏(fa)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)專(zhuan)業(ye)知(zhi)識(shi)
、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作
，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外
，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。

4
、檔案利用率低

目(mu)前(qian)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)的(de)一(yi)個(ge)比(bi)較(jiao)大(da)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)收(shou)集(ji)不(bu)全(quan)，常(chang)常(chang)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)隻(zhi)收(shou)集(ji)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)招(zhao)標(biao)采(cai)購(gou)及(ji)驗(yan)收(shou)相(xiang)關(guan)材(cai)料(liao)，隨(sui)後(hou)使(shi)用(yong)過(guo)程(cheng)中(zhong)形(xing)成(cheng)的(de)檢(jian)定(ding)/校準/核查
、期間核查
、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外

，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段
，檔案查詢不方便。

三
、針對儀器檔案管理問題的解決對策 

針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

1
、完善製度，規範儀器設備檔案管理

檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)
，規(gui)範(fan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)。例(li)如(ru)，製(zhi)定(ding)嚴(yan)格(ge)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)操(cao)作(zuo)程(cheng)序(xu)
，規(gui)範(fan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)的(de)收(shou)集(ji)
、立卷歸檔、利用
、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式
，明確歸檔內容、歸檔時間
、檔案存放場地的環境設施要求
、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製
，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

2、提高儀器設備檔案重要性的認識

首shou先xian，需xu要yao檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi的de領ling導dao帶dai頭tou提ti高gao對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an重zhong要yao性xing的de認ren識shi
，了le解jie儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li對dui於yu實shi驗yan室shi管guan理li的de重zhong要yao作zuo用yong。其qi次ci，實shi驗yan室shi可ke通tong過guo培pei訓xun、貼tie宣xuan傳chuan資zi料liao等deng方fang式shi，有you針zhen對dui性xing地di宣xuan傳chuan檔dang案an意yi義yi及ji本ben實shi驗yan室shi儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de體ti係xi文wen件jian，普pu及ji儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li知zhi識shi

，提ti升sheng員yuan工gong儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li意yi識shi。

3、加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、人ren員yuan

，因yin此ci做zuo好hao儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li工gong作zuo需xu要yao相xiang關guan部bu門men合he力li才cai能neng完wan成cheng。檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi可ke以yi組zu建jian一yi支zhi由you儀yi器qi設she備bei管guan理li部bu門men總zong管guan，儀yi器qi使shi用yong部bu門men派pai人ren協xie助zhu的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li隊dui伍wu。利li用yong各ge部bu門men在zai儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li中zhong分fen工gong的de不bu同tong，有you機ji協xie調tiao地di進jin行xing儀yi器qi設she備bei檔dang案an的de建jian立li到dao銷xiao毀hui整zheng個ge過guo程cheng的de收shou集ji
、歸檔工作，實現儀器設備的動態管理。

定(ding)期(qi)組(zu)織(zhi)人(ren)員(yuan)進(jin)行(xing)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)學(xue)習(xi)及(ji)培(pei)訓(xun)
，強(qiang)化(hua)人(ren)員(yuan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)能(neng)力(li)
，加(jia)深(shen)各(ge)個(ge)部(bu)門(men)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)對(dui)自(zi)身(shen)崗(gang)位(wei)職(zhi)責(ze)的(de)理(li)解(jie)，比(bi)如(ru)，儀(yi)器(qi)管(guan)理(li)部(bu)門(men)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)
，應(ying)積(ji)極(ji)主(zhu)動(dong)與(yu)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)進(jin)行(xing)聯(lian)係(xi)，及(ji)時(shi)收(shou)集(ji)並(bing)歸(gui)檔(dang)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)在(zai)安(an)裝(zhuang)調(tiao)試(shi)及(ji)使(shi)用(yong)過(guo)程(cheng)中(zhong)產(chan)生(sheng)的(de)一(yi)係(xi)列(lie)記(ji)錄(lu)資(zi)料(liao)。

組織應製定適當崗位激勵政策
，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

4、建立動態的儀器設備台賬

yiqishebeidanganguanlidezuizhongmudeshiweileyouxiaodiliyongdangan。jianyanjianceshiyanshixujianlikeyishishigengxindeyiqishebeitaizhang，youqishidianzitaizhang，fangbianshiyongzhezhayuejitongjiyiqixiangguanxinxi。taizhangxinxibaokuoyiqishebeidemingcheng、型號、生產廠家
、出廠編號、使用部門
、購置日期
、固定資產編號
、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查


、儀器運行狀態、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。

5、嚴格檔案的借閱製度

為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還
、交接驗收製度
，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續後，可複印相關材料給使用部門:如果複印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記後，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

6、推進儀器設備檔案數字化管理 

隨著計算機技術、通tong信xin技ji術shu以yi及ji互hu聯lian網wang技ji術shu的de飛fei速su發fa展zhan

，傳chuan統tong的de檔dang案an管guan理li模mo式shi也ye遇yu到dao了le嚴yan峻jun的de挑tiao戰zhan。在zai滿man足zu實shi驗yan室shi管guan理li體ti係xi對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de要yao求qiu的de前qian提ti下xia，檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi要yao充chong分fen利li用yong現xian代dai技ji術shu改gai造zao傳chuan統tong的de檔dang案an管guan理li方fang式shi，可ke根gen據ju自zi身shen實shi際ji情qing況kuang利li用yong電dian子zi科ke技ji技ji術shu，開kai發fa建jian立li儀yi器qi設she備bei檔dang案an數shu字zi信xin息xi數shu據ju庫ku，包bao含han儀yi器qi設she備bei台tai賬zhang、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理係統，逐步實現儀器設備檔案管理的數字化
、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。