01 質量記錄過程中常見的問題與對策

jilushijizaiguochengzhuangtaiheguochengjieguodewenjian，shizhiliangguanlitixiwenjiandeyigezhongyaozuchengbufen。suoweiguochengzhuangtaizhuyaozhenduichanpinzhiliangdexingchengguochenghetixideyunxingguocheng，erguochengjieguozeshizhitixiyunxingxiaoguohe產品滿足質量要求的程度。根據記錄的上述特性，記錄在組織的質量管理體係中發揮著重要的作用。

在記錄過程中常見的問題

盲：記錄的設置、設計目的
、功能不明，不是為管理
、改進所用，而是為了應付檢查。

亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體係考慮，記錄的填寫
，保管收集混亂，責任不清。

散：保存、管理分散
，未作統一的規定。

鬆：記錄填寫、傳遞
、保管不嚴，日常疏於檢查

，達不到要求，無人考核，且丟失和塗改現象嚴重。

空：該填不填
，空格很多，缺乏嚴肅性
，法定性。

錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。

記錄的充分性和必要性：記ji錄lu作zuo為wei基ji礎chu性xing和he依yi據ju性xing文wen件jian，應ying盡jin可ke能neng全quan麵mian地di反fan映ying產chan品pin質zhi量liang形xing成cheng的de過guo程cheng和he結jie果guo以yi及ji質zhi量liang管guan理li體ti係xi的de運yun行xing狀zhuang態tai和he結jie果guo。為wei此ci，組zu織zhi既ji要yao從cong總zong體ti上shang評ping價jia記ji錄lu的de充chong分fen性xing，力li求qiu使shi原yuan始shi記ji錄lu完wan整zheng，同tong時shi又you要yao對dui每mei一yi記ji錄lu的de必bi要yao性xing進jin行xing逐zhu一yi評ping審shen和he取qu舍she，要yao注zhu意yi並bing非fei記ji錄lu越yue多duo越yue好hao，正zheng確que的de做zuo法fa是shi隻zhi選xuan擇ze那na些xie必bi要yao的de原yuan始shi數shu據ju作zuo為wei記ji錄lu。

記錄的真實性和準確性：真zhen實shi準zhun確que的de記ji載zai質zhi量liang信xin息xi，才cai能neng為wei有you效xiao地di運yun行xing組zu織zhi的de質zhi量liang管guan理li體ti係xi並bing實shi現xian持chi續xu改gai進jin提ti供gong可ke靠kao的de依yi據ju，因yin此ci，在zai確que定ding記ji錄lu的de格ge式shi和he內nei容rong的de同tong時shi，應ying考kao慮lv使shi用yong者zhe填tian寫xie方fang便bian並bing保bao證zheng能neng夠gou在zai現xian有you條tiao件jian下xia準zhun確que地di獲huo取qu所suo需xu的de質zhi量liang信xin息xi。填tian寫xie記ji錄lu應ying實shi事shi求qiu是shi、嚴肅認真。

記錄的規範化和標準化：應盡量采用國際、國(guo)內(nei)或(huo)行(xing)業(ye)標(biao)準(zhun)，參(can)考(kao)先(xian)進(jin)組(zu)織(zhi)的(de)成(cheng)功(gong)經(jing)驗(yan)以(yi)使(shi)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)規(gui)範(fan)化(hua)和(he)標(biao)準(zhun)化(hua)，在(zai)建(jian)立(li)質(zhi)量(liang)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)過(guo)程(cheng)中(zhong)，應(ying)當(dang)對(dui)現(xian)行(xing)的(de)進(jin)行(xing)清(qing)理(li)
，廢(fei)立(li)多(duo)餘(yu)的(de)記(ji)錄(lu)，修(xiu)改(gai)不(bu)適(shi)用(yong)的(de)記(ji)錄(lu)，沿(yan)用(yong)有(you)價(jia)值(zhi)的(de)並(bing)增(zeng)補(bu)必(bi)需(xu)的(de)，應(ying)使(shi)用(yong)適(shi)當(dang)的(de)表(biao)格(ge)或(huo)圖(tu)表(biao)格(ge)式(shi)加(jia)以(yi)規(gui)定(ding)，按(an)要(yao)求(qiu)統(tong)一(yi)編(bian)號(hao)，使(shi)各(ge)項(xiang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)更(geng)加(jia)係(xi)統(tong)和(he)協(xie)調(tiao)，實(shi)現(xian)記(ji)錄(lu)的(de)標(biao)準(zhun)化(hua)管(guan)理(li)。對(dui)於(yu)同(tong)一(yi)種(zhong)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)格(ge)式(shi)應(ying)當(dang)是(shi)固(gu)定(ding)的(de)，不(bu)能(neng)隨(sui)意(yi)變(bian)更(geng)，造(zao)成(cheng)混(hun)亂(luan)，即(ji)使(shi)需(xu)要(yao)修(xiu)改(gai)，也(ye)應(ying)規(gui)定(ding)一(yi)個(ge)統(tong)一(yi)的(de)時(shi)間(jian)開(kai)始(shi)使(shi)用(yong)新(xin)表(biao)格(ge)。

記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆
、圓珠筆或簽字筆
，不應用紅筆
，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

記錄的原始性：記(ji)錄(lu)要(yao)保(bao)持(chi)現(xian)場(chang)運(yun)作(zuo)，如(ru)實(shi)記(ji)錄(lu)，這(zhe)就(jiu)是(shi)原(yuan)始(shi)性(xing)。原(yuan)始(shi)就(jiu)是(shi)最(zui)初(chu)的(de)第(di)一(yi)手(shou)的(de)。原(yuan)始(shi)性(xing)就(jiu)是(shi)當(dang)天(tian)的(de)運(yun)作(zuo)當(dang)天(tian)記(ji)
，當(dang)周(zhou)的(de)活(huo)動(dong)當(dang)周(zhou)記(ji)。做(zuo)到(dao)及(ji)時(shi)和(he)真(zhen)實(shi)，不(bu)允(yun)許(xu)添(tian)加(jia)點(dian)滴(di)水(shui)分(fen)
，使(shi)記(ji)錄(lu)真(zhen)實(shi)可(ke)靠(kao)。記(ji)錄(lu)保(bao)持(chi)其(qi)原(yuan)始(shi)性(xing)，不(bu)可(ke)以(yi)重(zhong)新(xin)抄(chao)寫(xie)和(he)複(fu)印(yin)，更(geng)不(bu)可(ke)以(yi)在(zai)過(guo)程(cheng)進(jin)行(xing)完(wan)後(hou)加(jia)以(yi)修(xiu)飾(shi)和(he)裝(zhuang)點(dian)。

記錄的清晰準確：記ji錄lu是shi作zuo為wei闡chan明ming質zhi量liang管guan理li體ti係xi所suo取qu得de結jie果guo或huo提ti供gong體ti係xi所suo完wan成cheng活huo動dong的de證zheng據ju的de文wen件jian而er策ce劃hua設she置zhi的de，即ji是shi證zheng據ju
，首shou先xian要yao屬shu實shi，要yao做zuo到dao屬shu實shi，就jiu要yao將jiang過guo程cheng做zuo到dao位wei並bing運yun作zuo事shi實shi記ji得de正zheng確que和he清qing晰xi，語yu言yan和he用yong字zi都dou要yao規gui範fan。不bu但dan使shi自zi己ji能neng看kan清qing楚chu，也ye能neng使shi別bie人ren都dou看kan清qing楚chu。

筆誤的處理：在(zai)填(tian)寫(xie)記(ji)錄(lu)出(chu)現(xian)筆(bi)誤(wu)後(hou)，不(bu)要(yao)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)亂(luan)寫(xie)亂(luan)畫(hua)
，甚(shen)至(zhi)塗(tu)成(cheng)黑(hei)色(se)或(huo)用(yong)修(xiu)整(zheng)液(ye)加(jia)以(yi)掩(yan)蓋(gai)
，正(zheng)確(que)的(de)處(chu)理(li)筆(bi)誤(wu)的(de)方(fang)法(fa)
，是(shi)在(zai)筆(bi)誤(wu)的(de)文(wen)字(zi)或(huo)數(shu)據(ju)上(shang)

，用(yong)原(yuan)使(shi)用(yong)的(de)筆(bi)墨(mo)畫(hua)一(yi)橫(heng)線(xian)，再(zai)在(zai)筆(bi)誤(wu)處(chu)的(de)上(shang)行(xing)間(jian)或(huo)下(xia)行(xing)間(jian)填(tian)上(shang)正(zheng)確(que)的(de)文(wen)字(zi)和(he)數(shu)值(zhi)。

空白欄目的填寫：有you些xie記ji錄lu在zai運yun作zuo的de情qing況kuang下xia所suo有you的de欄lan目mu無wu內nei容rong可ke填tian。怎zen麼me處chu置zhi呢ne？空kong白bai欄lan目mu不bu能neng不bu填tian，其qi填tian寫xie的de方fang法fa是shi在zai空kong白bai的de適shi中zhong位wei置zhi畫hua一yi橫heng線xian，表biao示shi記ji錄lu者zhe已yi經jing關guan注zhu到dao這zhe一yi欄lan目mu，隻zhi是shi無wu內nei容rong可ke填tian，就jiu以yi一yi橫heng線xian代dai之zhi，如ru果guo縱zong向xiang有you幾ji行xing均jun無wu內nei容rong填tian寫xie，亦yi可ke用yong一yi斜xie線xian代dai之zhi。

簽署要求：記錄中會包含各種類型的簽署
，有作業後的簽署，有認可、審定、批準等簽署
，這些簽署都是這原則、quanxianhexianghuguanxidetixian，shijiluyunzuozhongbukeshaodezuchengbufen，renheqianshudouyingqianshuquanming
，tongshijinkenengdeqingxiyibian
，buyunxuyouxingwuminghuoyoumingwuxingqingkuangcunzai。

記錄的標識：應具有唯一性標識，為了便於歸檔和檢索

，記錄應具有分類號和流水號。標識的內容應包括：記錄表格所屬的質量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。

記錄的貯存和保管：jiluyingdanganzhaodanganyaoqiulijuanzhucunhebaoguan。jiludebaoguanyouzhuanrenhuozhuanmendezhuguanbumenfuze，yingjianlibiyaodebaoguanzhidu，baoguanfangshiyingbianyujiansuohecunqu
，baoguanhuanjingyingshiyikekao，ganzao、通風
，並有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀
、防止損壞
、變bian質zhi和he丟diu失shi。保bao管guan以yi及ji記ji錄lu的de保bao存cun期qi限xian問wen題ti
，如ru果guo外wai部bu沒mei有you要yao求qiu的de，組zu織zhi可ke針zhen對dui不bu同tong產chan品pin的de特te點dian和he法fa規gui要yao求qiu做zuo出chu相xiang應ying規gui定ding
，如ru果guo合he同tong對dui記ji錄lu提ti出chu要yao求qiu，則ze按an照zhao顧gu客ke的de要yao求qiu確que定ding保bao存cun期qi限xian。一yi般ban情qing況kuang下xia
，記ji錄lu的de保bao存cun期qi限xian為wei2年，主要的記錄應保存3年
，重要的記錄應長期保存。

記錄的檢索：一(yi)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)往(wang)往(wang)涉(she)及(ji)到(dao)多(duo)項(xiang)記(ji)錄(lu)的(de)內(nei)容(rong)和(he)表(biao)格(ge)，為(wei)了(le)避(bi)免(mian)漏(lou)項(xiang)，應(ying)當(dang)對(dui)記(ji)錄(lu)進(jin)行(xing)編(bian)目(mu)，編(bian)目(mu)具(ju)有(you)引(yin)導(dao)和(he)路(lu)徑(jing)作(zuo)用(yong)，可(ke)以(yi)便(bian)於(yu)記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)和(he)使(shi)用(yong)
，使(shi)查(zha)閱(yue)對(dui)該(gai)項(xiang)質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)的(de)記(ji)錄(lu)能(neng)有(you)一(yi)個(ge)整(zheng)體(ti)的(de)了(le)解(jie)。對(dui)於(yu)一(yi)個(ge)項(xiang)目(mu)，合(he)同(tong)或(huo)是(shi)產(chan)品(pin)實(shi)現(xian)後(hou)過(guo)程(cheng)，可(ke)以(yi)考(kao)慮(lv)建(jian)立(li)一(yi)個(ge)總(zong)編(bian)目(mu)
，按(an)產(chan)品(pin)實(shi)現(xian)的(de)進(jin)度(du)進(jin)行(xing)排(pai)列(lie)。對(dui)於(yu)記(ji)錄(lu)內(nei)容(rong)較(jiao)多(duo)，質(zhi)量(liang)活(huo)動(dong)聯(lian)係(xi)複(fu)雜(za)的(de)記(ji)錄(lu)，也(ye)可(ke)設(she)置(zhi)分(fen)項(xiang)編(bian)目(mu)。記(ji)錄(lu)在(zai)歸(gui)檔(dang)前(qian)經(jing)主(zhu)管(guan)部(bu)門(men)驗(yan)收(shou)合(he)格(ge)後(hou)方(fang)可(ke)進(jin)行(xing)，如(ru)果(guo)歸(gui)檔(dang)資(zi)料(liao)不(bu)全(quan)，負(fu)責(ze)歸(gui)檔(dang)驗(yan)收(shou)的(de)部(bu)門(men)有(you)權(quan)拒(ju)收(shou)。記(ji)錄(lu)中(zhong)包(bao)含(han)了(le)大(da)量(liang)有(you)用(yong)的(de)體(ti)係(xi)運(yun)行(xing)證(zheng)據(ju)和(he)原(yuan)始(shi)信(xin)息(xi)，要(yao)發(fa)揮(hui)其(qi)作(zuo)用(yong)必(bi)須(xu)使(shi)用(yong)其(qi)便(bian)於(yu)有(you)關(guan)部(bu)門(men)和(he)員(yuan)工(gong)查(zha)找(zhao)，記(ji)錄(lu)的(de)查(zha)閱(yue)納(na)入(ru)計(ji)算(suan)機(ji)管(guan)理(li)是(shi)比(bi)較(jiao)好(hao)的(de)做(zuo)法(fa)，編(bian)製(zhi)電(dian)子(zi)索(suo)引(yin)
，可(ke)以(yi)提(ti)高(gao)檢(jian)索(suo)和(he)查(zha)閱(yue)的(de)效(xiao)率(lv)。

記錄的處置：超chao過guo規gui定ding保bao存cun期qi限xian的de記ji錄lu，應ying統tong一yi進jin行xing處chu理li，重zhong要yao的de含han有you保bao密mi內nei容rong的de記ji錄lu須xu保bao留liu銷xiao毀hui記ji錄lu。記ji錄lu必bi須xu如ru實shi記ji載zai產chan品pin質zhi量liang的de形xing成cheng過guo程cheng和he最zui終zhong狀zhuang態tai，如ru實shi反fan映ying質zhi量liang管guan理li體ti係xi過guo程cheng、過程和活動的運行狀況和結果，證實產品滿足技術標準、合同、法規要求以及顧客的期望的程度
，反映組織的質量管理體係是否已得到有效運行，產品、過程和整個體係的運行是否達到了預期的要求。

質量記錄報表填寫注意事項

質量記錄用於記載過程狀態和過程結果，是企業質量保證的客觀依據，為采取糾正和預防措施提供依據
，有利於產品標識和可追溯性。

05、質量記錄填寫有以下事項需要注意

1. 報表填寫必須完整
，盡可能詳細，對所列示的所有內容均要填寫清楚，如不能填寫的內容要用斜線（/）劃掉
，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。

2. jiluyaoqiuzhunqueqingxi，budeliaocao
，gengbudesuibianzaijilushangluantuluanhua
，jilubeimianyeyiyang，tebiezhuyideshiyaojianzhazuihoutianxiedeqingxidu，buqingxizheyaojinxingzhongtian。

3. 記ji錄lu不bu得de隨sui便bian進jin行xing更geng改gai，需xu要yao更geng改gai時shi正zheng確que的de做zuo法fa是shi先xian將jiang錯cuo誤wu的de地di方fang用yong一yi條tiao橫heng線xian劃hua掉diao，然ran後hou在zai旁pang邊bian寫xie上shang正zheng確que的de內nei容rong，同tong時shi在zai旁pang邊bian進jin行xing簽qian名ming
，並bing寫xie上shang日ri期qi。值zhi得de注zhu意yi的de是shi：

• 如是數字錯誤
  ，應將整個數字劃掉，不能僅將數字中寫錯的位數劃掉。

   

• 簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或寫某主任、某經理、某先生、某小姐等。

   

• 填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1、2014.2.1等。

4. 不準使用塗改液
，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。

5. 記錄報表的日期和流水號要寫全，便於追溯和管理。日期填製要寫全年月日
，如2014年2月1日
；流水號的填製必須按固定的編號規則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2014年2月的第15份報表的流水號為14/02/015。