儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方麵的內容:

(1)設備及其軟件的識別
；

(2)製造商名稱、型號、出廠編號
；

(3)對設備是否符合規範的核查
；

(4)儀器設備存放的位置
；

(5)製造商的說明書
，或指明其存放地點；

(6)所有檢定/校準、核查報告和證書


；

(7)設備維護計劃以及維護記錄；

(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態
、持續的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購
、驗收、使用、維護、維修等環節形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息。

二、儀器設備檔案管理中存在的問題

1、檔案管理製度不完善

部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)沒(mei)有(you)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)，創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)
，明(ming)確(que)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)以(yi)及(ji)人(ren)員(yuan)職(zhi)責(ze)，缺(que)乏(fa)有(you)效(xiao)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)監(jian)管(guan)機(ji)製(zhi)。

2、檔案管理意識不強

儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li意yi識shi不bu強qiang，主zhu要yao體ti現xian在zai部bu分fen檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi
，雖sui然ran製zhi定ding了le相xiang應ying的de檔dang案an管guan理li規gui程cheng
，但dan因yin對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li工gong作zuo的de重zhong要yao性xing認ren識shi不bu足zu
，導dao致zhi相xiang關guan製zhi度du形xing同tong虛xu設she，儀yi器qi設she備bei檔dang案an工gong作zuo落luo實shi不bu到dao位wei。

3、檔案管理人員隊伍力量薄弱

目mu前qian
，部bu分fen實shi驗yan室shi的de儀yi器qi使shi用yong部bu門men都dou沒mei有you設she置zhi儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li員yuan。部bu分fen實shi驗yan室shi雖sui然ran在zai儀yi器qi使shi用yong部bu門men設she置zhi了le儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li員yuan，但dan由you於yu缺que乏fa檔dang案an管guan理li專zhuan業ye知zhi識shi、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外
，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。

4、檔案利用率低

目(mu)前(qian)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)的(de)一(yi)個(ge)比(bi)較(jiao)大(da)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)收(shou)集(ji)不(bu)全(quan)，常(chang)常(chang)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)隻(zhi)收(shou)集(ji)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)招(zhao)標(biao)采(cai)購(gou)及(ji)驗(yan)收(shou)相(xiang)關(guan)材(cai)料(liao)，隨(sui)後(hou)使(shi)用(yong)過(guo)程(cheng)中(zhong)形(xing)成(cheng)的(de)檢(jian)定(ding)/校準/核查
、期間核查、維護
、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段
，檔案查詢不方便。

三、針對儀器檔案管理問題的解決對策 

針對儀器設備檔案管理存在的問題
，檢驗檢測機構可采取以下對策:

1、完善製度
，規範儀器設備檔案管理

檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi根gen據ju自zi身shen情qing況kuang創chuang建jian有you效xiao的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li製zhi度du
，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li。例li如ru，製zhi定ding嚴yan格ge的de檔dang案an管guan理li操cao作zuo程cheng序xu，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an材cai料liao的de收shou集ji
、立卷歸檔
、利用、銷毀等工作流程

，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容、歸檔時間
、檔案存放場地的環境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

2、提高儀器設備檔案重要性的認識

首shou先xian，需xu要yao檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi的de領ling導dao帶dai頭tou提ti高gao對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an重zhong要yao性xing的de認ren識shi，了le解jie儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li對dui於yu實shi驗yan室shi管guan理li的de重zhong要yao作zuo用yong。其qi次ci，實shi驗yan室shi可ke通tong過guo培pei訓xun

、貼(tie)宣(xuan)傳(chuan)資(zi)料(liao)等(deng)方(fang)式(shi)

，有(you)針(zhen)對(dui)性(xing)地(di)宣(xuan)傳(chuan)檔(dang)案(an)意(yi)義(yi)及(ji)本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，普(pu)及(ji)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)知(zhi)識(shi)
，提(ti)升(sheng)員(yuan)工(gong)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)意(yi)識(shi)。

3
、加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長


，期間涉及多部門、renyuan
，yincizuohaoyiqishebeidanganguanligongzuoxuyaoxiangguanbumenhelicainengwancheng。jianyanjianceshiyanshikeyizujianyizhiyouyiqishebeiguanlibumenzongguan，yiqishiyongbumenpairenxiezhudeyiqishebeidanganguanliduiwu。liyonggebumenzaiyiqishebeidanganguanlizhongfengongdebutong，youjixietiaodijinxingyiqishebeidangandejianlidaoxiaohuizhenggeguochengdeshouji、歸檔工作
，實現儀器設備的動態管理。

dingqizuzhirenyuanjinxingdanganguanlixuexijipeixun
，qianghuarenyuanyiqishebeidanganguanlinengli
，jiashengegebumendeyiqishebeidanganguanliyuanduizishengangweizhizedelijie，biru
，yiqiguanlibumendedanganguanliyuan
，yingjijizhudongyuyiqishiyongbumendedanganguanliyuanjinxinglianxi，jishishoujibingguidangyiqishebeizaianzhuangtiaoshijishiyongguochengzhongchanshengdeyixiliejiluziliao。

組織應製定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

4
、建立動態的儀器設備台賬

儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de最zui終zhong目mu的de是shi為wei了le有you效xiao地di利li用yong檔dang案an。檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi需xu建jian立li可ke以yi實shi時shi更geng新xin的de儀yi器qi設she備bei台tai賬zhang，尤you其qi是shi電dian子zi台tai賬zhang
，方fang便bian使shi用yong者zhe查zha閱yue及ji統tong計ji儀yi器qi相xiang關guan信xin息xi。台tai賬zhang信xin息xi包bao括kuo儀yi器qi設she備bei的de名ming稱cheng、型號
、生產廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產編號、采購價格、檢定/校準/核查

、期間核查

、儀器運行狀態、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表
，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。

5
、嚴格檔案的借閱製度

為了保證儀器設備檔案資料的完好
，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收製度，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續後，可複印相關材料給使用部門:如果複印比較困難的
，可在使用部門辦理檔案借閱登記後
，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

6
、推進儀器設備檔案數字化管理 

隨著計算機技術
、通tong信xin技ji術shu以yi及ji互hu聯lian網wang技ji術shu的de飛fei速su發fa展zhan，傳chuan統tong的de檔dang案an管guan理li模mo式shi也ye遇yu到dao了le嚴yan峻jun的de挑tiao戰zhan。在zai滿man足zu實shi驗yan室shi管guan理li體ti係xi對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de要yao求qiu的de前qian提ti下xia，檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi要yao充chong分fen利li用yong現xian代dai技ji術shu改gai造zao傳chuan統tong的de檔dang案an管guan理li方fang式shi
，可ke根gen據ju自zi身shen實shi際ji情qing況kuang利li用yong電dian子zi科ke技ji技ji術shu

，開kai發fa建jian立li儀yi器qi設she備bei檔dang案an數shu字zi信xin息xi數shu據ju庫ku，包bao含han儀yi器qi設she備bei台tai賬zhang

、維護計劃
、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理係統，逐步實現儀器設備檔案管理的數字化
、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。