儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方麵的內容:

(1)設備及其軟件的識別；

(2)製造商名稱、型號
、出廠編號；

(3)對設備是否符合規範的核查；

(4)儀器設備存放的位置；

(5)製造商的說明書，或指明其存放地點；

(6)所有檢定/校準、核查報告和證書
；

(7)設備維護計劃以及維護記錄；

(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態、持續的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購
、驗收、使用、維護、維修等環節形成的文件材料
，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息。

二
、儀器設備檔案管理中存在的問題

1、檔案管理製度不完善

bufenjianyanjianceshiyanshimeiyougenjuzishenqingkuang
，chuangjianyouxiaodeyiqishebeidanganguanlizhidu，mingquexiangguanbumenyijirenyuanzhize
，quefayouxiaodedanganguanlijianguanjizhi。

2、檔案管理意識不強

yiqishebeidanganguanliyishibuqiang
，zhuyaotixianzaibufenjianyanjianceshiyanshi，suiranzhidinglexiangyingdedanganguanliguicheng
，danyinduiyiqishebeidanganguanligongzuodezhongyaoxingrenshibuzu
，daozhixiangguanzhiduxingtongxushe，yiqishebeidangangongzuoluoshibudaowei。

3、檔案管理人員隊伍力量薄弱

目(mu)前(qian)，部(bu)分(fen)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)都(dou)沒(mei)有(you)設(she)置(zhi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)。部(bu)分(fen)實(shi)驗(yan)室(shi)雖(sui)然(ran)在(zai)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)設(she)置(zhi)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)，但(dan)由(you)於(yu)缺(que)乏(fa)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)專(zhuan)業(ye)知(zhi)識(shi)、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的
、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大
，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。

4
、檔案利用率低

目mu前qian儀yi器qi設she備bei檔dang案an的de一yi個ge比bi較jiao大da的de問wen題ti是shi檔dang案an材cai料liao收shou集ji不bu全quan
，常chang常chang檔dang案an材cai料liao隻zhi收shou集ji了le儀yi器qi設she備bei招zhao標biao采cai購gou及ji驗yan收shou相xiang關guan材cai料liao

，隨sui後hou使shi用yong過guo程cheng中zhong形xing成cheng的de檢jian定ding/校準/核查、期間核查
、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外
，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理
，還基本停留在紙質材料的階段，檔案查詢不方便。

三
、針對儀器檔案管理問題的解決對策 

針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

1、完善製度，規範儀器設備檔案管理

檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi根gen據ju自zi身shen情qing況kuang創chuang建jian有you效xiao的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li製zhi度du，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li。例li如ru

，製zhi定ding嚴yan格ge的de檔dang案an管guan理li操cao作zuo程cheng序xu，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an材cai料liao的de收shou集ji、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容
、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求
、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製
，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

2、提高儀器設備檔案重要性的認識

首shou先xian，需xu要yao檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi的de領ling導dao帶dai頭tou提ti高gao對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an重zhong要yao性xing的de認ren識shi，了le解jie儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li對dui於yu實shi驗yan室shi管guan理li的de重zhong要yao作zuo用yong。其qi次ci，實shi驗yan室shi可ke通tong過guo培pei訓xun、貼(tie)宣(xuan)傳(chuan)資(zi)料(liao)等(deng)方(fang)式(shi)，有(you)針(zhen)對(dui)性(xing)地(di)宣(xuan)傳(chuan)檔(dang)案(an)意(yi)義(yi)及(ji)本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，普(pu)及(ji)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)知(zhi)識(shi)
，提(ti)升(sheng)員(yuan)工(gong)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)意(yi)識(shi)。

3、加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門
、人(ren)員(yuan)
，因(yin)此(ci)做(zuo)好(hao)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)需(xu)要(yao)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)合(he)力(li)才(cai)能(neng)完(wan)成(cheng)。檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)可(ke)以(yi)組(zu)建(jian)一(yi)支(zhi)由(you)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)管(guan)理(li)部(bu)門(men)總(zong)管(guan)，儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)派(pai)人(ren)協(xie)助(zhu)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)隊(dui)伍(wu)。利(li)用(yong)各(ge)部(bu)門(men)在(zai)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)中(zhong)分(fen)工(gong)的(de)不(bu)同(tong)，有(you)機(ji)協(xie)調(tiao)地(di)進(jin)行(xing)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)的(de)建(jian)立(li)到(dao)銷(xiao)毀(hui)整(zheng)個(ge)過(guo)程(cheng)的(de)收(shou)集(ji)、歸檔工作
，實現儀器設備的動態管理。

定ding期qi組zu織zhi人ren員yuan進jin行xing檔dang案an管guan理li學xue習xi及ji培pei訓xun，強qiang化hua人ren員yuan儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li能neng力li，加jia深shen各ge個ge部bu門men的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li員yuan對dui自zi身shen崗gang位wei職zhi責ze的de理li解jie，比bi如ru，儀yi器qi管guan理li部bu門men的de檔dang案an管guan理li員yuan
，應ying積ji極ji主zhu動dong與yu儀yi器qi使shi用yong部bu門men的de檔dang案an管guan理li員yuan進jin行xing聯lian係xi

，及ji時shi收shou集ji並bing歸gui檔dang儀yi器qi設she備bei在zai安an裝zhuang調tiao試shi及ji使shi用yong過guo程cheng中zhong產chan生sheng的de一yi係xi列lie記ji錄lu資zi料liao。

組織應製定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

4
、建立動態的儀器設備台賬

yiqishebeidanganguanlidezuizhongmudeshiweileyouxiaodiliyongdangan。jianyanjianceshiyanshixujianlikeyishishigengxindeyiqishebeitaizhang，youqishidianzitaizhang，fangbianshiyongzhezhayuejitongjiyiqixiangguanxinxi。taizhangxinxibaokuoyiqishebeidemingcheng、型號
、生產廠家

、出廠編號
、使用部門
、購置日期、固定資產編號、采購價格
、檢定/校準/核查、期間核查
、儀器運行狀態

、是否已報廢
、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。

5、嚴格檔案的借閱製度

為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收製度，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續後，可複印相關材料給使用部門:如果複印比較困難的
，可在使用部門辦理檔案借閱登記後
，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

6、推進儀器設備檔案數字化管理 

隨著計算機技術、通(tong)信(xin)技(ji)術(shu)以(yi)及(ji)互(hu)聯(lian)網(wang)技(ji)術(shu)的(de)飛(fei)速(su)發(fa)展(zhan)，傳(chuan)統(tong)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)模(mo)式(shi)也(ye)遇(yu)到(dao)了(le)嚴(yan)峻(jun)的(de)挑(tiao)戰(zhan)。在(zai)滿(man)足(zu)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)要(yao)求(qiu)的(de)前(qian)提(ti)下(xia)
，檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)要(yao)充(chong)分(fen)利(li)用(yong)現(xian)代(dai)技(ji)術(shu)改(gai)造(zao)傳(chuan)統(tong)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)方(fang)式(shi)，可(ke)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)實(shi)際(ji)情(qing)況(kuang)利(li)用(yong)電(dian)子(zi)科(ke)技(ji)技(ji)術(shu)
，開(kai)發(fa)建(jian)立(li)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)數(shu)字(zi)信(xin)息(xi)數(shu)據(ju)庫(ku)，包(bao)含(han)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)台(tai)賬(zhang)、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊
，完善儀器設備檔案管理係統
，逐步實現儀器設備檔案管理的數字化、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。