儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方麵的內容:

(1)設備及其軟件的識別

；

(2)製造商名稱、型號、出廠編號;

(3)對設備是否符合規範的核查;

(4)儀器設備存放的位置;儀器

(5)製造商的說明書，或指明其存放地點;

(6)所有檢定/校準
、核查報告和證書;

(7)設備維護計劃以及維護記錄

；

(8)設備的任何損壞
、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態
、持續的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購


、驗收、使用
、維護、維修等環節形成的文件材料
，能夠準確地
、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息。

2.1檔案管理製度不完善

部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)沒(mei)有(you)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)，創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)
，明(ming)確(que)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)以(yi)及(ji)人(ren)員(yuan)職(zhi)責(ze)
，缺(que)乏(fa)有(you)效(xiao)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)監(jian)管(guan)機(ji)製(zhi)。

2. 2檔案管理意識不強

yiqishebeidanganguanliyishibuqiang
，zhuyaotixianzaibufenjianyanjianceshiyanshi，suiranzhidinglexiangyingdedanganguanliguicheng，danyinduiyiqishebeidanganguanligongzuodezhongyaoxingrenshibuzu，daozhixiangguanzhiduxingtongxushe
，yiqishebeidangangongzuoluoshibudaowei。

2. 3檔案管理人員隊伍力量薄弱

muqian，bufenshiyanshideyiqishiyongbumendoumeiyoushezhiyiqishebeidanganguanliyuan。bufenshiyanshisuiranzaiyiqishiyongbumenshezhileyiqishebeidanganguanliyuan，danyouyuquefadanganguanlizhuanyezhishi、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外
，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。

2. 4檔案利用率低

目(mu)前(qian)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)的(de)一(yi)個(ge)比(bi)較(jiao)大(da)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)收(shou)集(ji)不(bu)全(quan)，常(chang)常(chang)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)隻(zhi)收(shou)集(ji)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)招(zhao)標(biao)采(cai)購(gou)及(ji)驗(yan)收(shou)相(xiang)關(guan)材(cai)料(liao)
，隨(sui)後(hou)使(shi)用(yong)過(guo)程(cheng)中(zhong)形(xing)成(cheng)的(de)檢(jian)定(ding)/校準/核查、期間核查
、維護
、維修
、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段
，檔案查詢不方便。

針對儀器設備檔案管理存在的問題
，檢驗檢測機構可采取以下對策:

3. 1完善製度，規範儀器設備檔案管理

檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi根gen據ju自zi身shen情qing況kuang創chuang建jian有you效xiao的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li製zhi度du，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li。例li如ru
，製zhi定ding嚴yan格ge的de檔dang案an管guan理li操cao作zuo程cheng序xu，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an材cai料liao的de收shou集ji、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式
，明確歸檔內容
、歸檔時間
、檔案存放場地的環境設施要求
、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外
，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製
，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

3. 2提高儀器設備檔案重要性的認識

首(shou)先(xian)，需(xu)要(yao)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)領(ling)導(dao)帶(dai)頭(tou)提(ti)高(gao)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)重(zhong)要(yao)性(xing)的(de)認(ren)識(shi)，了(le)解(jie)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)對(dui)於(yu)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理(li)的(de)重(zhong)要(yao)作(zuo)用(yong)。其(qi)次(ci)，實(shi)驗(yan)室(shi)可(ke)通(tong)過(guo)培(pei)訓(xun)
、貼(tie)宣(xuan)傳(chuan)資(zi)料(liao)等(deng)方(fang)式(shi)
，有(you)針(zhen)對(dui)性(xing)地(di)宣(xuan)傳(chuan)檔(dang)案(an)意(yi)義(yi)及(ji)本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，普(pu)及(ji)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)知(zhi)識(shi)，提(ti)升(sheng)員(yuan)工(gong)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)意(yi)識(shi)。

3. 3加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、人(ren)員(yuan)，因(yin)此(ci)做(zuo)好(hao)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)需(xu)要(yao)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)合(he)力(li)才(cai)能(neng)完(wan)成(cheng)。檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)可(ke)以(yi)組(zu)建(jian)一(yi)支(zhi)由(you)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)管(guan)理(li)部(bu)門(men)總(zong)管(guan)
，儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)派(pai)人(ren)協(xie)助(zhu)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)隊(dui)伍(wu)。利(li)用(yong)各(ge)部(bu)門(men)在(zai)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)中(zhong)分(fen)工(gong)的(de)不(bu)同(tong)，有(you)機(ji)協(xie)調(tiao)地(di)進(jin)行(xing)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)的(de)建(jian)立(li)到(dao)銷(xiao)毀(hui)整(zheng)個(ge)過(guo)程(cheng)的(de)收(shou)集(ji)、歸檔工作，實現儀器設備的動態管理。

定ding期qi組zu織zhi人ren員yuan進jin行xing檔dang案an管guan理li學xue習xi及ji培pei訓xun，強qiang化hua人ren員yuan儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li能neng力li，加jia深shen各ge個ge部bu門men的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li員yuan對dui自zi身shen崗gang位wei職zhi責ze的de理li解jie，比bi如ru，儀yi器qi管guan理li部bu門men的de檔dang案an管guan理li員yuan，應ying積ji極ji主zhu動dong與yu儀yi器qi使shi用yong部bu門men的de檔dang案an管guan理li員yuan進jin行xing聯lian係xi，及ji時shi收shou集ji並bing歸gui檔dang儀yi器qi設she備bei在zai安an裝zhuang調tiao試shi及ji使shi用yong過guo程cheng中zhong產chan生sheng的de一yi係xi列lie記ji錄lu資zi料liao。

組織應製定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

3. 4建立動態的儀器設備台賬

儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)最(zui)終(zhong)目(mu)的(de)是(shi)為(wei)了(le)有(you)效(xiao)地(di)利(li)用(yong)檔(dang)案(an)。檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)需(xu)建(jian)立(li)可(ke)以(yi)實(shi)時(shi)更(geng)新(xin)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)台(tai)賬(zhang)，尤(you)其(qi)是(shi)電(dian)子(zi)台(tai)賬(zhang)，方(fang)便(bian)使(shi)用(yong)者(zhe)查(zha)閱(yue)及(ji)統(tong)計(ji)儀(yi)器(qi)相(xiang)關(guan)信(xin)息(xi)。台(tai)賬(zhang)信(xin)息(xi)包(bao)括(kuo)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)的(de)名(ming)稱(cheng)、型號、生產廠家、出廠編號

、使用部門、購置日期
、固定資產編號

、采購價格
、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態

、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。

3. 5嚴格檔案的借閱製度

為了保證儀器設備檔案資料的完好
，應建立嚴格的檔案借用
、歸還、交接驗收製度
，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續後，可複印相關材料給使用部門:如果複印比較困難的
，可在使用部門辦理檔案借閱登記後
，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

3. 6推進儀器設備檔案數字化管理 

隨著計算機技術
、tongxinjishuyijihulianwangjishudefeisufazhan
，chuantongdedanganguanlimoshiyeyudaoleyanjundetiaozhan。zaimanzushiyanshiguanlitixiduiyiqishebeidanganguanlideyaoqiudeqiantixia，jianyanjianceshiyanshiyaochongfenliyongxiandaijishugaizaochuantongdedanganguanlifangshi，kegenjuzishenshijiqingkuangliyongdianzikejijishu，kaifajianliyiqishebeidanganshuzixinxishujuku，baohanyiqishebeitaizhang、維護計劃、維護及維修記錄

、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理係統，逐步實現儀器設備檔案管理的數字化

、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。