1、目的

 

　　對與食品安全管理體係及HACCP體係運行有關的文件進行控製，保證其適用性
、係統性、適宜性和完整性，確保工作現場所使用的文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。

 

2、適用範圍

 

　　適用於食品安全管理活動過程中使用的管理文件的控製。

 

3、職責

 

　　3.1總經理負責食品安全管理方針和目標
、手冊、程序文件和外來文件的批準。

 

　　3.2食品安全小組組長負責組織編寫和審核手冊和程序文件。

 

　　3.3各部門負責本部門工作範圍內與食品安全管理體係及HACCP體係有關的文件的編寫和審核、使用的管理。

 

　　3.4公司綜合部是文件的歸口管理門，負責文件的標識、發放與回收
，存檔與管理。

 

4
、術語和定義

 

　　受控文件：是指對文件的有效性進行跟蹤管理的文件。

 

　　所有食品安全管理活動，應以受控文件作為依據，任何員工使用非受控文件均應考慮因此而可能承擔的責任。

 

5、實施要求

 

　　5.1文件分類、編號和版本標識

 

　　5.1.1食品安全管理體係及HACCP體係由管理手冊、程序文件
、工作文件、外來文件、表格和記錄五部分組成，分別規定編號規則如下：

 

　　1）管理手冊：公司代碼-食品安全管理體係及HACCP體係-手冊代碼發布順序號

 

　　如FSMS-HYK-01食品安全管理體係及HACCP體係手冊

 

　　2）程序文件：程序文件代號-順序號。

 

　　CX代表食品安全管理體係及HACCP體係要求的程序文件。

 

　　----如食品安全管理體係及HACCP體係的程序文件：HYK-CX-01

 

　　3）工作文件：公司代碼-製度文件代號-順序號。

 

　　如HYK-ZD-01代表第01號工作文件。(原有管理製度不變

，新增按此編號。)

 

　　4）表格（記錄格式）：公司代碼-程序文件代號-順序號。

 

　　如HYK-CX-01-01代表記錄，是1號程序文件使用的第1份記錄格式。

 

　　當多份文件都引用到相同的表格時
，以最先引用該表格的文件為基礎
，相同的表格隻能有一個文件編號。

 

　　5）記錄的編號即記錄標識：使用流水號或第幾頁共幾頁表示。

 

　　6）外來文件保留原編號。

 

　　5.1.2文件的版本與狀態：

 

　　食品安全管理體係及HACCP體係文件應標明版本和狀態。

 

　　其格式為：第一版本用A/0，A表示該文件是第一版文件
，0表示該版本的文件沒有修改,在第一版文件上進行修訂的次數用1，2等阿拉伯數字表示。

 

　　第二版本用英文字母“B”表示，修訂狀態用阿拉伯數字表示，即0,1，2，等。如B/0表示第二版本，B/1表示第二版本第一次修改。

 

　　5.2文件受控狀態

 

　　5.2.1公司內部使用的食品安全管理體係及HACCP體係文件均為受控文件。

 

　　5.2.2公司文件管理員針對所有受控文件建立公司《管理體係文件一覽表》。

 

　　5.2.3公司外部使用的食品安全管理體係及HACCP體係文件均為非受控文件。

 

　　5.3文件編製、審核、批準

 

　　5.3.1方針、目標和管理手冊、程序文件由食品安全小組組長組織編製並審核
，總經理批準頒布實施。

 

　　5.3.2工作文件由需求部門負責人組織編製、審核，並由總經理批準。

 

　　5.3.4組織文件編寫人員時，應包含到該文件涉及到的職能部門的代表。

 

　　5.3.5管理體係文件一律用宋體，行距固定為22磅。

 

　　其他未詳細規定事項套用本文件格式。

 

　　5.4文件的發放
、保存和管理

 

　　5.4.1食品安全管理體係及HACCP體係文件經批準後
，原版文件由公司綜合部保存並不得外借。

 

　　以電子媒體形式保存的文件和資料應備份和加密保護，防止丟失或損壞。

 

　　5.4.2文件發放對象由食品安全小組組長根據文件使用需要批準，保證在文件的使用處有相應的文件。

 

　　由公司文件管理員統一複製食品安全管理體係及HACCP體係文件，並在文件封麵或第一頁按發放的先後順序標注受控分發號以作標識，然後發放到各使用部門或人員，填寫《文件發放/回收登記表》，由文件使用人或其主管簽領。

 

　　體係文件發放的同時發放其引用的表格(記錄格式)。

 

　　5.4.3外部人員僅是借閱文件
，應由食品安全小組組長批準後

，填寫《文件借閱登記表》，由公司文件管理員統一複製並追蹤借閱文件是否按時歸還。

 

　　5.4.4《管理體係文件一覽表》應適時更新以反映文件實際修改狀態。

 

　　5.4.5文件應分別標識，由使用人保存於通風防潮

、防蛀、安全的適宜地方(現場使用的文件可置於現場
，非現場使用的文件置於公司綜合部)，以防文件損壞。任何人不得在受控文件上亂塗亂畫，不準私自外借。應確保文件清晰，易於識別和檢索。

 

　　5.4.6公(gong)司(si)綜(zong)合(he)部(bu)定(ding)期(qi)對(dui)各(ge)部(bu)門(men)文(wen)件(jian)保(bao)管(guan)情(qing)況(kuang)進(jin)行(xing)檢(jian)查(zha)。在(zai)每(mei)次(ci)內(nei)部(bu)質(zhi)量(liang)審(shen)核(he)前(qian)應(ying)全(quan)麵(mian)檢(jian)查(zha)各(ge)類(lei)在(zai)用(yong)文(wen)件(jian)的(de)有(you)效(xiao)性(xing)，核(he)查(zha)各(ge)使(shi)用(yong)者(zhe)手(shou)中(zhong)的(de)文(wen)件(jian)，發(fa)現(xian)問(wen)題(ti)及(ji)時(shi)處(chu)理(li)。

 

　　5.4.7因破損或陳舊而需重新領用的文件，分發號不變，並收回相應舊文件
；因丟失而補發的文件，應給予新的分發號，並注明已丟失的文件分發號失效，公司綜合部文件管理員做好相應發放簽收記錄。

 

　　5.5文件的更改

 

　　5.5.1文件更改由文件更改部門申請，填寫《文件更改申請通知單》，由原文件編製部門和審核人審核，經原文件批準人批準後執行更改。

 

　　5.5.2更改文件的標識：

 

　　1）文件更改範圍和程度比較小的
，如僅更改幾行字且涉及麵比較窄時
，隻更改狀態不變動版本,如由B/0變為B/1。

 

　　2）修訂狀態標識的跨度由修改人視修改的大小而定；對於多次更改或更改範圍比較大
，則應升級版本號
，並將修訂狀態歸0，如由B/0變為C/0。

 

　　5.5.3隻需要修訂的文件更改，按原文件發放範圍發放《文件更改申請通知單》，由各文件保管人負責按《文件更改申請通知單》要求對原文件標注更改
，並填寫《文件更改申請通知單》。

 

　　對需要換版的文件更改，執行5.3和5.4的規定，發放換版後的文件時收回原文件
，在原《文件發放回收一覽表》欄注明

，執行5.6的規定。

 

　　5.6文件回收、作廢與銷毀

 

　　當文件不適用或文件持有人變動時，公司綜合部應將相應的文件回收
，在原《文件發放回收一覽表》欄注明。

 

　　回收的文件
，需要作廢的，由公司綜合部填寫《文件記錄銷毀清單》

，報食品安全小組組長批準後集中銷毀。

 

　　若需要保留時
，僅保存原件，同時標明“作廢留用”
，以防止其非預期的使用。

 

　　5.7外來文件

 

　　5.7.1國家法律
、法規、行業標準以及可能影響公司整體作業的外來文件（如公司的文件），由公司綜合部組織各職能部門識別、收集、獲取
，經總經理批準後，進行編號和受控標識，並按工作需要進行分發
，填寫《文件發放回收一覽表》。

 

　　外來文件應編入單獨列表《外來文件清單》，並在表頭注明區別。

 

　　5.7.2公司員工因工作需要的外來文件，需識別其是否與食品安全管理體係及HACCP體係有關，若有關，轉交公司綜合部，執行5.7.1。

 

　　5.7.3公司綜合部和外來文件使用部門應當跟蹤外來文件的發展，當外來文件有更新版時
，應進行換版更改
，執行5.5規定，並更新《外來文件清單》。

 

　　5.7.4公司內部不對外來文件進行修訂。若外來文件有不適用之處，應在引用該外來文件的文件中予以說明或編製新的文件予以規範。

 

　　5.8文件的使用和評審

 

　　5.8.1文件是活動的依據
，應得到完全執行。文件發布後（包括更改）應有必要的培訓
，以確保人員對文件的理解。

 

　　5.8.2文件管理和使用部門都可在工作中、內部審核和管理評審會議上提出對現有質量、食品安全管理體係及HACCP體係文件進行評審，必要時則予以修改。

 

　　5.8.3每次內部審核，包括審核所有受控文件的有效性
，必要時進行修改。

 

　　5.9記錄的管理

 

　　記錄是一種特殊的文件，除遵守本程序的適用規定外，還依據《記錄控製程序》有關規定執行（如受控分發

、修改等）。

 

6、相關文件

 

　　記錄控製程序

 

7
、相關記錄

 

　　受控文件清單

 

　　文件發放回收一覽表

 

　　文件借閱複製記錄表

 

　　文件更改申請通知單

 

　　文件記錄銷毀清單

 

　　外來文件清單