1、規則一：讓受審核方成為審核組的成員

 

　　讓受審核方感覺自己就是審核組的成員要避免這樣的開場白，“不要擔心，我們不是來這裏審核你們，而是審核你們的體係的。”

 

　　而應該說：“我們要對××過guo程cheng進jin行xing一yi次ci評ping估gu，爭zheng取qu識shi別bie過guo程cheng的de不bu足zu之zhi處chu或huo者zhe改gai進jin的de機ji會hui。為wei此ci
，我wo們men需xu要yao你ni們men的de幫bang助zhu。希xi望wang你ni們men帶dai我wo們men走zou一yi遍bian整zheng個ge過guo程cheng，並bing解jie釋shi它ta是shi如ru何he運yun行xing的de。我wo們men可ke能neng需xu要yao你ni們men回hui答da一yi些xie問wen題ti或huo出chu示shi一yi些xie相xiang關guan的de記ji¼。如果有什ô不足之處或者你們認為會有讓過程變得更好的改進措施，我們也願意聽聽。如果你有什ô問題，請隨時提出來。可以嗎？”

 

　　這樣的開場白聽起來更真誠，真正反映出受審核方的角色，還讓受審核方成為審核組的成員
，事實上也應該如此。

 

　　這條規則的運用，應該讓受審核方不但願意接受審核，而且還樂意積極協助審核。

 

　　2、規則二：©鬥法麵談策略

 

　　審核員在與受審核方麵談中
，可以問三大類問題：開放式、封閉式和澄清性的問題。

 

　　評估開始時，先問一些泛泛的開放式問題，審核員從開放式問題中得到的信息比封閉式問題多得多，然後采用澄清性的問題來彌補遺©。封閉式問題需要回答是或否
，或者明確對或錯。所以受審核方在回答封閉式問題時麵臨的“折戟沉沙”的機會更大。

 

　　通過運用這種方式
，開放式
、封閉式和澄清性的問題，就構成了我們所ν的©鬥法麵談策略。采用©doufanenggoutigaoshenhexiaolv，zaizuiduandeshijianneihuodezuiduodexinxi，erqieyerangshoushenhefanggandaogenganquan，zaiyushenheyuanmiantanguochengzhongzhujianfangsong，jijipeihe。

 

　　3
、規則三：做一個積極的傾聽者

 

　　積極傾聽的重要性不能過分誇大。人們常常提到的一條經驗是，審核員在審核過程中應該隻花10%的時間來說話，而用90％的時間去傾聽。

 

　　根據相關研究獲得的令人擔憂的統計數據顯示，所有談話交流中有近70%都dou被bei誤wu解jie了le。雖sui然ran在zai這zhe些xie錯cuo誤wu的de溝gou通tong中zhong，大da部bu分fen對dui日ri常chang交jiao往wang不bu會hui產chan生sheng重zhong大da的de影ying響xiang
，但dan是shi審shen核he中zhong的de錯cuo誤wu傳chuan達da就jiu會hui對dui受shou審shen核he方fang和he審shen核he員yuan雙shuang方fang的de信xin譽yu造zao成cheng破po壞huai性xing的de影ying響xiang。簡jian而er言yan之zhi，審shen核he員yuan必bi須xu做zuo一yi名ming積ji極ji的de傾qing聽ting者zhe。

 

　　4、規則四：永遠不要讓受審核方挑選抽樣

 

　　xuduoshenheyuanhuirangcaigoujingliliejutigongbuhegechanpindegongyingshangdelizi。zheyangyilai，shoushenhefangjiukeyizijixuanzechouyang
，erzheyangjiuyongyuanfaxianbulewenti。

 

　　可取的辦法是，在審核采購部門之前先審核收貨部門
，通過收貨部門的記¼發fa現xian幾ji個ge進jin貨huo產chan品pin問wen題ti的de例li子zi。如ru果guo審shen核he員yuan想xiang在zai與yu采cai購gou經jing理li的de麵mian談tan中zhong實shi現xian這zhe一yi要yao求qiu

，可ke以yi明ming確que要yao求qiu采cai購gou經jing理li出chu示shi這zhe次ci訪fang問wen收shou貨huo部bu門men發fa現xian的de供gong應ying商shang問wen題ti的de檔dang案an記ji¼。

 

　　審核員應該檢查其檢查單上的ÿ一個問題，然後自問
，“我將如何驗證受審核方的回答？我是否知道需要什ô，以及如何選擇抽樣
？”如果答案不確定，審核員應該製定驗證策略
，並將其納入檢查單。

 

　　5、規則五：永遠要通過現有的美元價值來識別審核發現的真正作用

 

　　優秀審核員與普通審核員的不同之處在於

，前者能夠將審核發現與真正的結果聯係起來。他們能夠將審核發現從技術Υ規轉變為影響組織的問題，他們能夠引起管理層的注意，並獲得管理層的支持。

 

　　審核員應該總是努力確定不足之處是否對組織產生影響，如果是，其程度如何。

 

　　6、規則六：永遠要與受審核方確認你的審核發現

 

　　在離開之前，審核員永遠應該將審核發現告知受審核方。這一點在你認為發現了不符合時尤其重要。

 

　　告知審核發現，可以避免因溝通不暢導致的無效發現。記住，所有交流內容中有70%cunzaiwujie。xunlianyousudeshenheyuanruguojijiqingting，nenggoudadajianshaowujiedegailv。danshishishang
，youshiwomenqiaqiabulijieduifangyaobiaodadeyisi，huozheduifangbulijiewomen。youshihou

，womenrenweifaxianlebufuhe
，danshishishangbingû有發現。

 

　　zaijieshushenhezhiqianhuozhezaifaxianwentishi，yaodangchangyushoushenhefanggoutong
，zheyangzuokeyirangshoushenhefangyoujihuijiuzhengkenengdaozhifaxianwuxiaoderenhewujie
，yebaohulenizuoweishenheyuandeliyi。

 

　　7、規則七：不要舍本逐末

 

　　不要記¼û有用的內容。什ô是û有用的內容
？這裏說的û有用的內容是指行政性質的
，對管理體係的績效û有任何實際影響的審核發現。這樣的例子包括明顯的筆誤、在û有要求或不必要的情況下在空白處û有標記“不適用”，以及明顯可以輕易糾正的行政監督的疏©。因為這些細枝末節有時Υ反了相關要求，審核員如何避免將其寫入報告呢？簡單的回答就是
，不要舍本逐末。

 

　　關注重要的要求、問題和績效，不要專注於或者有意去尋找意義不大的小問題。

 

　　8、規則八：在報告中提供充分的背景信息

 

　　審(shen)核(he)員(yuan)必(bi)須(xu)始(shi)終(zhong)牢(lao)記(ji)他(ta)們(men)在(zai)為(wei)誰(shui)寫(xie)不(bu)符(fu)合(he)報(bao)告(gao)。既(ji)不(bu)是(shi)為(wei)審(shen)核(he)項(xiang)目(mu)經(jing)理(li)，也(ye)不(bu)是(shi)為(wei)其(qi)他(ta)審(shen)核(he)員(yuan)，而(er)是(shi)為(wei)了(le)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)的(de)管(guan)理(li)者(zhe)或(huo)被(bei)審(shen)核(he)過(guo)程(cheng)的(de)負(fu)責(ze)人(ren)
，為(wei)了(le)要(yao)采(cai)取(qu)糾(jiu)正(zheng)措(cuo)施(shi)的(de)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)的(de)管(guan)理(li)者(zhe)或(huo)過(guo)程(cheng)負(fu)責(ze)人(ren)。

 

　　管理者或過程負責人在審核員發現問題的時候可能不在場，這就意ζ著審核報告必須要清晰
，並且能夠直接追溯到Υ反的要求。對問題的描述不能留下疑點，必須指出有什ô問題以及為什ô認為是Υ反了要求。

 

　　9、規則九：具體指出優勢所在

 

　　審(shen)核(he)員(yuan)難(nan)道(dao)不(bu)應(ying)該(gai)在(zai)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)的(de)出(chu)色(se)表(biao)現(xian)方(fang)麵(mian)給(gei)予(yu)肯(ken)定(ding)嗎(ma)
？答(da)案(an)是(shi)肯(ken)定(ding)的(de)。審(shen)核(he)員(yuan)應(ying)該(gai)指(zhi)出(chu)並(bing)肯(ken)定(ding)受(shou)審(shen)核(he)方(fang)的(de)出(chu)色(se)表(biao)現(xian)，尤(you)其(qi)是(shi)當(dang)這(zhe)種(zhong)出(chu)色(se)的(de)表(biao)現(xian)代(dai)表(biao)著(zhe)真(zhen)正(zheng)的(de)最(zui)佳(jia)實(shi)踐(jian)時(shi)。但(dan)是(shi)，這(zhe)樣(yang)做(zuo)的(de)規(gui)則(ze)是(shi)一(yi)定(ding)要(yao)有(you)針(zhen)對(dui)性(xing)。在(zai)給(gei)予(yu)表(biao)揚(yang)時(shi)，關(guan)鍵(jian)在(zai)於(yu)指(zhi)出(chu)值(zhi)得(de)表(biao)揚(yang)的(de)具(ju)體(ti)做(zuo)法(fa)。

 

　　審核員很少有足夠的時間全麵深入地評估整個體係或過程
，也無法能夠肯定地說整個審核對象確實很好。

 

　　相反，要具體指出你所發現的出色方麵。這種出色的表現可能是電子文件化的控製到λ


，或向文件用戶告知文件變更時所采用的方法。總之，不要泛泛而談。

 

　　10
、規則十：審核員的就餐問題

 

　　除(chu)了(le)審(shen)核(he)員(yuan)需(xu)要(yao)解(jie)決(jue)吃(chi)飯(fan)問(wen)題(ti)外(wai)，還(hai)有(you)其(qi)他(ta)一(yi)些(xie)問(wen)題(ti)也(ye)與(yu)午(wu)餐(can)有(you)關(guan)
，需(xu)要(yao)妥(tuo)善(shan)解(jie)決(jue)
，尤(you)其(qi)是(shi)在(zai)進(jin)行(xing)場(chang)外(wai)審(shen)核(he)的(de)時(shi)候(hou)。這(zhe)些(xie)問(wen)題(ti)中(zhong)，最(zui)重(zhong)要(yao)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)外(wai)出(chu)吃(chi)午(wu)餐(can)還(hai)是(shi)叫(jiao)外(wai)賣(mai)餐(can)。

 

　　受(shou)審(shen)核(he)方(fang)往(wang)往(wang)會(hui)邀(yao)請(qing)審(shen)核(he)員(yuan)外(wai)出(chu)吃(chi)午(wu)餐(can)。審(shen)核(he)組(zu)長(chang)要(yao)權(quan)衡(heng)接(jie)受(shou)邀(yao)請(qing)與(yu)完(wan)成(cheng)審(shen)核(he)之(zhi)間(jian)的(de)輕(qing)重(zhong)。大(da)多(duo)數(shu)審(shen)核(he)員(yuan)吃(chi)工(gong)作(zuo)午(wu)餐(can)，吃(chi)飯(fan)時(shi)討(tao)論(lun)審(shen)核(he)進(jin)展(zhan)、需要深入審核的內容以及如何調整下午的進度等問題。許多審核員還利用午餐的時間寫審核記¼。如果審核組外出就餐，這些工作都無法完成。

 

　　此外
，外出就餐一個小時內難以返回。因為這些原因
，大多數審核員傾向於叫外賣餐。當然
，對於內部審核而言，這個問題就û有意義了，審核員可以自行決定。

 

　　結果：遵循這十條簡單規則或者說指南
，將有助你更有效更高效地進行審核，同時還有助於向所有參與人員樹立更積極的形象。