儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方麵的內容:

(1)設備及其軟件的識別；

(2)製造商名稱、型號、出廠編號
；

(3)對設備是否符合規範的核查
；

(4)儀器設備存放的位置；

(5)製造商的說明書
，或指明其存放地點；

(6)所有檢定/校準、核查報告和證書；

(7)設備維護計劃以及維護記錄；

(8)設備的任何損壞
、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態、持續的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購
、驗收、使用
、維護、維修等環節形成的文件材料
，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息。

二、儀器設備檔案管理中存在的問題

1、檔案管理製度不完善

部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)沒(mei)有(you)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)，創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)，明(ming)確(que)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)以(yi)及(ji)人(ren)員(yuan)職(zhi)責(ze)，缺(que)乏(fa)有(you)效(xiao)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)監(jian)管(guan)機(ji)製(zhi)。

2、檔案管理意識不強

儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)意(yi)識(shi)不(bu)強(qiang)，主(zhu)要(yao)體(ti)現(xian)在(zai)部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)
，雖(sui)然(ran)製(zhi)定(ding)了(le)相(xiang)應(ying)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)規(gui)程(cheng)，但(dan)因(yin)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)的(de)重(zhong)要(yao)性(xing)認(ren)識(shi)不(bu)足(zu)，導(dao)致(zhi)相(xiang)關(guan)製(zhi)度(du)形(xing)同(tong)虛(xu)設(she)，儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)工(gong)作(zuo)落(luo)實(shi)不(bu)到(dao)位(wei)。

3、檔案管理人員隊伍力量薄弱

muqian

，bufenshiyanshideyiqishiyongbumendoumeiyoushezhiyiqishebeidanganguanliyuan。bufenshiyanshisuiranzaiyiqishiyongbumenshezhileyiqishebeidanganguanliyuan
，danyouyuquefadanganguanlizhuanyezhishi、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作
，無法正確的、及時地收集
、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。

4、檔案利用率低

目(mu)前(qian)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)的(de)一(yi)個(ge)比(bi)較(jiao)大(da)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)收(shou)集(ji)不(bu)全(quan)，常(chang)常(chang)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)隻(zhi)收(shou)集(ji)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)招(zhao)標(biao)采(cai)購(gou)及(ji)驗(yan)收(shou)相(xiang)關(guan)材(cai)料(liao)
，隨(sui)後(hou)使(shi)用(yong)過(guo)程(cheng)中(zhong)形(xing)成(cheng)的(de)檢(jian)定(ding)/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理
，還基本停留在紙質材料的階段，檔案查詢不方便。

三、針對儀器檔案管理問題的解決對策 

針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

1、完善製度，規範儀器設備檔案管理

檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)，規(gui)範(fan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)。例(li)如(ru)，製(zhi)定(ding)嚴(yan)格(ge)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)操(cao)作(zuo)程(cheng)序(xu)
，規(gui)範(fan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)的(de)收(shou)集(ji)

、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容
、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工


、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外

，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

2、提高儀器設備檔案重要性的認識

首(shou)先(xian)，需(xu)要(yao)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)領(ling)導(dao)帶(dai)頭(tou)提(ti)高(gao)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)重(zhong)要(yao)性(xing)的(de)認(ren)識(shi)，了(le)解(jie)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)對(dui)於(yu)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理(li)的(de)重(zhong)要(yao)作(zuo)用(yong)。其(qi)次(ci)，實(shi)驗(yan)室(shi)可(ke)通(tong)過(guo)培(pei)訓(xun)、貼tie宣xuan傳chuan資zi料liao等deng方fang式shi，有you針zhen對dui性xing地di宣xuan傳chuan檔dang案an意yi義yi及ji本ben實shi驗yan室shi儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de體ti係xi文wen件jian，普pu及ji儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li知zhi識shi，提ti升sheng員yuan工gong儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li意yi識shi。

3、加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長

，期間涉及多部門
、renyuan，yincizuohaoyiqishebeidanganguanligongzuoxuyaoxiangguanbumenhelicainengwancheng。jianyanjianceshiyanshikeyizujianyizhiyouyiqishebeiguanlibumenzongguan，yiqishiyongbumenpairenxiezhudeyiqishebeidanganguanliduiwu。liyonggebumenzaiyiqishebeidanganguanlizhongfengongdebutong，youjixietiaodijinxingyiqishebeidangandejianlidaoxiaohuizhenggeguochengdeshouji

、歸檔工作，實現儀器設備的動態管理。

dingqizuzhirenyuanjinxingdanganguanlixuexijipeixun，qianghuarenyuanyiqishebeidanganguanlinengli

，jiashengegebumendeyiqishebeidanganguanliyuanduizishengangweizhizedelijie，biru
，yiqiguanlibumendedanganguanliyuan，yingjijizhudongyuyiqishiyongbumendedanganguanliyuanjinxinglianxi，jishishoujibingguidangyiqishebeizaianzhuangtiaoshijishiyongguochengzhongchanshengdeyixiliejiluziliao。

組織應製定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

4、建立動態的儀器設備台賬

儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de最zui終zhong目mu的de是shi為wei了le有you效xiao地di利li用yong檔dang案an。檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi需xu建jian立li可ke以yi實shi時shi更geng新xin的de儀yi器qi設she備bei台tai賬zhang，尤you其qi是shi電dian子zi台tai賬zhang，方fang便bian使shi用yong者zhe查zha閱yue及ji統tong計ji儀yi器qi相xiang關guan信xin息xi。台tai賬zhang信xin息xi包bao括kuo儀yi器qi設she備bei的de名ming稱cheng、型號
、生產廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產編號
、采購價格
、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態、是否已報廢
、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。

5
、嚴格檔案的借閱製度

為了保證儀器設備檔案資料的完好
，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收製度，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續後，可複印相關材料給使用部門:如果複印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記後，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。

6、推進儀器設備檔案數字化管理 

隨著計算機技術、通(tong)信(xin)技(ji)術(shu)以(yi)及(ji)互(hu)聯(lian)網(wang)技(ji)術(shu)的(de)飛(fei)速(su)發(fa)展(zhan)，傳(chuan)統(tong)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)模(mo)式(shi)也(ye)遇(yu)到(dao)了(le)嚴(yan)峻(jun)的(de)挑(tiao)戰(zhan)。在(zai)滿(man)足(zu)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)要(yao)求(qiu)的(de)前(qian)提(ti)下(xia)
，檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)要(yao)充(chong)分(fen)利(li)用(yong)現(xian)代(dai)技(ji)術(shu)改(gai)造(zao)傳(chuan)統(tong)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)方(fang)式(shi)，可(ke)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)實(shi)際(ji)情(qing)況(kuang)利(li)用(yong)電(dian)子(zi)科(ke)技(ji)技(ji)術(shu)，開(kai)發(fa)建(jian)立(li)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)數(shu)字(zi)信(xin)息(xi)數(shu)據(ju)庫(ku)，包(bao)含(han)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)台(tai)賬(zhang)、維護計劃、維護及維修記錄
、使用記錄
、溯源等儀器設備檔案信息模塊
，完善儀器設備檔案管理係統，逐步實現儀器設備檔案管理的數字化、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。