儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方麵的內容:

(1)設備及其軟件的識別；

(2)製造商名稱

、型號
、出廠編號;

(3)對設備是否符合規範的核查;

(4)儀器設備存放的位置;

(5)製造商的說明書，或指明其存放地點;

(6)所有檢定/校準、核查報告和證書;

(7)設備維護計劃以及維護記錄；

(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。

儀器設備檔案管理是一個動態、持續的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購
、驗收
、使用、維護
、維修等環節形成的文件材料
，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息。

儀器設備檔案管理中存在的問題

2.1檔案管理製度不完善

部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)沒(mei)有(you)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)

，創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)
，明(ming)確(que)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)以(yi)及(ji)人(ren)員(yuan)職(zhi)責(ze)
，缺(que)乏(fa)有(you)效(xiao)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)監(jian)管(guan)機(ji)製(zhi)。

2.2檔案管理意識不強

儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li意yi識shi不bu強qiang

，主zhu要yao體ti現xian在zai部bu分fen檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi
，雖sui然ran製zhi定ding了le相xiang應ying的de檔dang案an管guan理li規gui程cheng
，但dan因yin對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li工gong作zuo的de重zhong要yao性xing認ren識shi不bu足zu，導dao致zhi相xiang關guan製zhi度du形xing同tong虛xu設she，儀yi器qi設she備bei檔dang案an工gong作zuo落luo實shi不bu到dao位wei。

2.3檔案管理人員隊伍力量薄弱

目mu前qian，部bu分fen實shi驗yan室shi的de儀yi器qi使shi用yong部bu門men都dou沒mei有you設she置zhi儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li員yuan。部bu分fen實shi驗yan室shi雖sui然ran在zai儀yi器qi使shi用yong部bu門men設she置zhi了le儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li員yuan，但dan由you於yu缺que乏fa檔dang案an管guan理li專zhuan業ye知zhi識shi、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作

，無法正確的

、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。

2.4檔案利用率低

目mu前qian儀yi器qi設she備bei檔dang案an的de一yi個ge比bi較jiao大da的de問wen題ti是shi檔dang案an材cai料liao收shou集ji不bu全quan，常chang常chang檔dang案an材cai料liao隻zhi收shou集ji了le儀yi器qi設she備bei招zhao標biao采cai購gou及ji驗yan收shou相xiang關guan材cai料liao，隨sui後hou使shi用yong過guo程cheng中zhong形xing成cheng的de檢jian定ding/校準/核查、期間核查、維護
、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。

另外
，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段，檔案查詢不方便。

針對儀器檔案管理問題的解決對策

針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:

3.1完善製度，規範儀器設備檔案管理

檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)，規(gui)範(fan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)。例(li)如(ru)，製(zhi)定(ding)嚴(yan)格(ge)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)操(cao)作(zuo)程(cheng)序(xu)，規(gui)範(fan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)的(de)收(shou)集(ji)、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外
，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。

3.2提高儀器設備檔案重要性的認識

首shou先xian
，需xu要yao檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi的de領ling導dao帶dai頭tou提ti高gao對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an重zhong要yao性xing的de認ren識shi，了le解jie儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li對dui於yu實shi驗yan室shi管guan理li的de重zhong要yao作zuo用yong。其qi次ci
，實shi驗yan室shi可ke通tong過guo培pei訓xun、貼tie宣xuan傳chuan資zi料liao等deng方fang式shi，有you針zhen對dui性xing地di宣xuan傳chuan檔dang案an意yi義yi及ji本ben實shi驗yan室shi儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de體ti係xi文wen件jian，普pu及ji儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li知zhi識shi
，提ti升sheng員yuan工gong儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li意yi識shi。 

3.3加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設

儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門

、renyuan，yincizuohaoyiqishebeidanganguanligongzuoxuyaoxiangguanbumenhelicainengwancheng。jianyanjianceshiyanshikeyizujianyizhiyouyiqishebeiguanlibumenzongguan，yiqishiyongbumenpairenxiezhudeyiqishebeidanganguanliduiwu。liyonggebumenzaiyiqishebeidanganguanlizhongfengongdebutong
，youjixietiaodijinxingyiqishebeidangandejianlidaoxiaohuizhenggeguochengdeshouji、歸檔工作，實現儀器設備的動態管理。 

定ding期qi組zu織zhi人ren員yuan進jin行xing檔dang案an管guan理li學xue習xi及ji培pei訓xun，強qiang化hua人ren員yuan儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li能neng力li，加jia深shen各ge個ge部bu門men的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li員yuan對dui自zi身shen崗gang位wei職zhi責ze的de理li解jie
，比bi如ru


，儀yi器qi管guan理li部bu門men的de檔dang案an管guan理li員yuan，應ying積ji極ji主zhu動dong與yu儀yi器qi使shi用yong部bu門men的de檔dang案an管guan理li員yuan進jin行xing聯lian係xi，及ji時shi收shou集ji並bing歸gui檔dang儀yi器qi設she備bei在zai安an裝zhuang調tiao試shi及ji使shi用yong過guo程cheng中zhong產chan生sheng的de一yi係xi列lie記ji錄lu資zi料liao。

組織應製定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。

3.4建立動態的儀器設備台賬

儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)最(zui)終(zhong)目(mu)的(de)是(shi)為(wei)了(le)有(you)效(xiao)地(di)利(li)用(yong)檔(dang)案(an)。檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)需(xu)建(jian)立(li)可(ke)以(yi)實(shi)時(shi)更(geng)新(xin)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)台(tai)賬(zhang)，尤(you)其(qi)是(shi)電(dian)子(zi)台(tai)賬(zhang)，方(fang)便(bian)使(shi)用(yong)者(zhe)查(zha)閱(yue)及(ji)統(tong)計(ji)儀(yi)器(qi)相(xiang)關(guan)信(xin)息(xi)。台(tai)賬(zhang)信(xin)息(xi)包(bao)括(kuo)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)的(de)名(ming)稱(cheng)、型號、生產廠家、出廠編號

、使用部門、購置日期
、固定資產編號

、采購價格
、檢定/校準/核查、期間核查
、儀器運行狀態、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。

3.5嚴格檔案的借閱製度

為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收製度，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件

，在辦理歸檔手續後，可複印相關材料給使用部門:如果複印比較困難的
，可在使用部門辦理檔案借閱登記後，將相關材料長期保存在使用部門
，由使用部門派專人保管。 

3.6推進儀器設備檔案數字化管理 

隨著計算機技術、通(tong)信(xin)技(ji)術(shu)以(yi)及(ji)互(hu)聯(lian)網(wang)技(ji)術(shu)的(de)飛(fei)速(su)發(fa)展(zhan)，傳(chuan)統(tong)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)模(mo)式(shi)也(ye)遇(yu)到(dao)了(le)嚴(yan)峻(jun)的(de)挑(tiao)戰(zhan)。在(zai)滿(man)足(zu)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理(li)體(ti)係(xi)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)要(yao)求(qiu)的(de)前(qian)提(ti)下(xia)，檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)要(yao)充(chong)分(fen)利(li)用(yong)現(xian)代(dai)技(ji)術(shu)改(gai)造(zao)傳(chuan)統(tong)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)方(fang)式(shi)，可(ke)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)實(shi)際(ji)情(qing)況(kuang)利(li)用(yong)電(dian)子(zi)科(ke)技(ji)技(ji)術(shu)，開(kai)發(fa)建(jian)立(li)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)數(shu)字(zi)信(xin)息(xi)數(shu)據(ju)庫(ku)，包(bao)含(han)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)台(tai)賬(zhang)
、維護計劃
、維護及維修記錄
、使用記錄

、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理係統，逐步實現儀器設備檔案管理的數字化、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。