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設備檔案管理的問題和對策
【1.設備檔案放哪些東西】
儀器設備檔案的記錄應至少應包括以下八個方麵的內容:
(1)設備及其軟件的識別；
(2)製造商名稱、型號、出廠編號;
(3)對設備是否符合規範的核查;
(4)儀器設備存放的位置;
(5)製造商的說明書，或指明其存放地點;
(6)所有檢定/校準、核查報告和證書;
(7)設備維護計劃以及維護記錄；
(8)設備的任何損壞、故障、改裝或修理。
儀器設備檔案管理是一個動態、持續的過程。儀器設備檔案包括儀器設備的采購、驗收、使用、維護、維修等環節形成的文件材料，能夠準確地、完整的反映設備從采購到報廢整個過程的狀態信息。
【2.設備檔案管理中的問題】
⊙ 檔案管理製度不完善
部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)沒(mei)有(you)根(gen)據(ju)自(zi)身(shen)情(qing)況(kuang)，創(chuang)建(jian)有(you)效(xiao)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)製(zhi)度(du)，明(ming)確(que)相(xiang)關(guan)部(bu)門(men)以(yi)及(ji)人(ren)員(yuan)職(zhi)責(ze)，缺(que)乏(fa)有(you)效(xiao)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)監(jian)管(guan)機(ji)製(zhi)。
⊙ 檔案管理意識不強
儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)意(yi)識(shi)不(bu)強(qiang)，主(zhu)要(yao)體(ti)現(xian)在(zai)部(bu)分(fen)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)，雖(sui)然(ran)製(zhi)定(ding)了(le)相(xiang)應(ying)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)規(gui)程(cheng)，但(dan)因(yin)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)工(gong)作(zuo)的(de)重(zhong)要(yao)性(xing)認(ren)識(shi)不(bu)足(zu)，導(dao)致(zhi)相(xiang)關(guan)製(zhi)度(du)形(xing)同(tong)虛(xu)設(she)，儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)工(gong)作(zuo)落(luo)實(shi)不(bu)到(dao)位(wei)。
⊙ 檔案管理人員隊伍力量薄弱
目(mu)前(qian)，部(bu)分(fen)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)都(dou)沒(mei)有(you)設(she)置(zhi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)。部(bu)分(fen)實(shi)驗(yan)室(shi)雖(sui)然(ran)在(zai)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)設(she)置(zhi)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)，但(dan)由(you)於(yu)缺(que)乏(fa)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)專(zhuan)業(ye)知(zhi)識(shi)、不清楚究竟應該怎樣進行設備檔案管理工作，無法正確的、及時地收集、整理和歸檔儀器設備檔案資料。另外，實驗人員流動變化大，有時候會存在因交接不到位而導致檔案工作脫節的現象。
⊙ 檔案利用率低
目(mu)前(qian)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)的(de)一(yi)個(ge)比(bi)較(jiao)大(da)的(de)問(wen)題(ti)是(shi)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)收(shou)集(ji)不(bu)全(quan)，常(chang)常(chang)檔(dang)案(an)材(cai)料(liao)隻(zhi)收(shou)集(ji)了(le)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)招(zhao)標(biao)采(cai)購(gou)及(ji)驗(yan)收(shou)相(xiang)關(guan)材(cai)料(liao)，隨(sui)後(hou)使(shi)用(yong)過(guo)程(cheng)中(zhong)形(xing)成(cheng)的(de)檢(jian)定(ding)/校準/核查、期間核查、維護、維修、甚至改動材料收集不完全或未收入檔案。
另外，因大部分檢驗檢測實驗室的儀器設備檔案管理，還基本停留在紙質材料的階段，檔案查詢不方便。
【3.問題的解決對策】
針對儀器設備檔案管理存在的問題，檢驗檢測機構可采取以下對策:
⊙ 完善製度，規範儀器設備檔案管理
檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi根gen據ju自zi身shen情qing況kuang創chuang建jian有you效xiao的de儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li製zhi度du，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li。例li如ru，製zhi定ding嚴yan格ge的de檔dang案an管guan理li操cao作zuo程cheng序xu，規gui範fan儀yi器qi設she備bei檔dang案an材cai料liao的de收shou集ji、立卷歸檔、利用、銷毀等工作流程，統一設備檔案記錄格式，明確歸檔內容、歸檔時間、檔案存放場地的環境設施要求、儀器設備使用及管理部門的任務分工、儀器設備檔案管理員崗位職責等等。此外，檢驗檢測實驗室還應製定監督和考核機製，以便對儀器設備檔案管理工作進行檢查和督促。
⊙ 提高儀器設備檔案重要性的認識
首(shou)先(xian)，需(xu)要(yao)檢(jian)驗(yan)檢(jian)測(ce)實(shi)驗(yan)室(shi)的(de)領(ling)導(dao)帶(dai)頭(tou)提(ti)高(gao)對(dui)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)重(zhong)要(yao)性(xing)的(de)認(ren)識(shi)，了(le)解(jie)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)對(dui)於(yu)實(shi)驗(yan)室(shi)管(guan)理(li)的(de)重(zhong)要(yao)作(zuo)用(yong)。其(qi)次(ci)，實(shi)驗(yan)室(shi)可(ke)通(tong)過(guo)培(pei)訓(xun)、貼(tie)宣(xuan)傳(chuan)資(zi)料(liao)等(deng)方(fang)式(shi)，有(you)針(zhen)對(dui)性(xing)地(di)宣(xuan)傳(chuan)檔(dang)案(an)意(yi)義(yi)及(ji)本(ben)實(shi)驗(yan)室(shi)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)的(de)體(ti)係(xi)文(wen)件(jian)，普(pu)及(ji)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)知(zhi)識(shi)，提(ti)升(sheng)員(yuan)工(gong)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)意(yi)識(shi)。
⊙ 加強儀器設備檔案管理人員隊伍建設
儀器設備從招標采購到報廢，周期很長，期間涉及多部門、renyuan，yincizuohaoyiqishebeidanganguanligongzuoxuyaoxiangguanbumenhelicainengwancheng。jianyanjianceshiyanshikeyizujianyizhiyouyiqishebeiguanlibumenzongguan，yiqishiyongbumenpairenxiezhudeyiqishebeidanganguanliduiwu。liyonggebumenzaiyiqishebeidanganguanlizhongfengongdebutong，youjixietiaodijinxingyiqishebeidangandejianlidaoxiaohuizhenggeguochengdeshouji、歸檔工作，實現儀器設備的動態管理。
定(ding)期(qi)組(zu)織(zhi)人(ren)員(yuan)進(jin)行(xing)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)學(xue)習(xi)及(ji)培(pei)訓(xun)，強(qiang)化(hua)人(ren)員(yuan)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)能(neng)力(li)，加(jia)深(shen)各(ge)個(ge)部(bu)門(men)的(de)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)對(dui)自(zi)身(shen)崗(gang)位(wei)職(zhi)責(ze)的(de)理(li)解(jie)，比(bi)如(ru)，儀(yi)器(qi)管(guan)理(li)部(bu)門(men)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)，應(ying)積(ji)極(ji)主(zhu)動(dong)與(yu)儀(yi)器(qi)使(shi)用(yong)部(bu)門(men)的(de)檔(dang)案(an)管(guan)理(li)員(yuan)進(jin)行(xing)聯(lian)係(xi)，及(ji)時(shi)收(shou)集(ji)並(bing)歸(gui)檔(dang)儀(yi)器(qi)設(she)備(bei)在(zai)安(an)裝(zhuang)調(tiao)試(shi)及(ji)使(shi)用(yong)過(guo)程(cheng)中(zhong)產(chan)生(sheng)的(de)一(yi)係(xi)列(lie)記(ji)錄(lu)資(zi)料(liao)。
組織應製定適當崗位激勵政策，提高儀器設備檔案管理員工作的積極性。
⊙ 建立動態的儀器設備台賬
yiqishebeidanganguanlidezuizhongmudeshiweileyouxiaodiliyongdangan。jianyanjianceshiyanshixujianlikeyishishigengxindeyiqishebeitaizhang，youqishidianzitaizhang，fangbianshiyongzhezhayuejitongjiyiqixiangguanxinxi。taizhangxinxibaokuoyiqishebeidemingcheng、型號、生產廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產編號、采購價格、檢定/校準/核查、期間核查、儀器運行狀態、是否已報廢、檔案借閱情況等信息，隨時可以應對各項報表，包括經常統計的固定資產總價值、報廢的設備統計總表等。
⊙ 嚴格檔案的借閱製度
為了保證儀器設備檔案資料的完好，應建立嚴格的檔案借用、歸還、交接驗收製度，避免其丟失。經常使用的儀器設備的操作手冊等隨機技術文件，在辦理歸檔手續後，可複印相關材料給使用部門:如果複印比較困難的，可在使用部門辦理檔案借閱登記後，將相關材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管。
⊙ 推進儀器設備檔案數字化管理
在zai滿man足zu實shi驗yan室shi管guan理li體ti係xi對dui儀yi器qi設she備bei檔dang案an管guan理li的de要yao求qiu的de前qian提ti下xia，檢jian驗yan檢jian測ce實shi驗yan室shi要yao充chong分fen利li用yong現xian代dai技ji術shu改gai造zao傳chuan統tong的de檔dang案an管guan理li方fang式shi，可ke根gen據ju自zi身shen實shi際ji情qing況kuang利li用yong電dian子zi科ke技ji技ji術shu，開kai發fa建jian立li儀yi器qi設she備bei檔dang案an數shu字zi信xin息xi數shu據ju庫ku，包bao含han儀yi器qi設she備bei台tai賬zhang、維護計劃、維護及維修記錄、使用記錄、溯源等儀器設備檔案信息模塊，完善儀器設備檔案管理係統，逐步實現儀器設備檔案管理的數字化、網絡化，從而提高檔案的利用率，滿足使用者快捷地查詢各種設備儀器檔案資料的實際需要。
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